Cinco Principais Práticas para se Construir um Programa Efetivo de Integração Virtual

Integração sempre foi um elo crítico no processo de gestão de talentos na Numeris. Jennifer Knibbs, diretora nacional de pessoas e cultura, fala sobre o que entrou no design do premiado programa de integração virtual e como ele garante que novas contratações estejam preparadas para começar suas funções com mais eficiência.

Cara Danielson, Vice-Presidente Sênior, Programas de desenvolvimento de lideranças da LHH
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Quando a Numeris percebeu que a pandemia colocaria um freio indefinido nas integrações presenciais de novos colaboradores, ela sabia que estava pronta para o desafio. Felizmente, muito antes de “pandemia” e da “covid-19” se tornarem parte do nosso vocabulário de recursos humanos, a Numeris – uma medidora de audiência com quase 80 anos de história – havia construído a base para o seu programa de integração virtual.

Toda a documentação de integração já era completamente feita por canais virtuais, um kit virtual de ferramentas havia sido construído para ajudar novos contratados a navegar pela integração e um manual on-line abrangente e claro havia sido formulado, “Jornada dos cem dias”, para introduzir e imergir novos colaboradores nos valores e na cultura da organização.

“Nós trabalhamos em proximidade com a LHH, principalmente no kit virtual de ferramentas, a fim de assegurar que nosso programa de integração transmita para os nossos colaboradores a noção completa dos valores da organização, nossa história e estrutura”, diz Jennifer Knibbs, diretora nacional de pessoas e cultura na Numeris. “Tudo que criamos e estávamos habituados antes da pandemia foi alterado para o virtual de forma contínua. Nós focamos em um programa flexível e de fácil adaptação. Isso nos ajudou muito durante a crise.”

Integração sempre foi um elo crítico no processo de gestão de talentos na Numeris. Garantir que novas contratações estejam preparadas para começar suas funções com mais eficiência é essencial para reter os melhores talentos e mantê-los engajados.

O relatório de pesquisa feito pela Society for Human Rights Management (SHRM) já estabeleceu a relação direta entre integrações efetivas e retenção e engajamento. A SHRM relatou os resultados produzidos pela BambooHR, uma empresa de software de gestão da força de trabalho, mostrando que um terço dos respondentes havia se demitido nos primeiros seis meses devido a percepção de um ambiente não amigável, falta de orientação sobre responsabilidades e poucas oportunidades de treinamento.

Por outro lado, uma pesquisa da The Wynhurst Group, empresa de consultoria situada em Washington, mostrou que colaboradores que tiveram o benefício de um processo de integração estruturado tinham quase 60% a mais de chance de permanecerem na mesma empresa depois de três anos. O conselho de líderes corporativos ainda se pronunciou sobre outro estudo que mostrou que colaboradores integrados adequadamente são mais engajados, mais produtivos e mais propensos a fazer esforços arbitrários para seus novos empregadores.

Knibbs conta que a Numeris sempre tentou ter em mente que os novos contratados que passam por dificuldades na integração – o que pode deixar os profissionais com muito mais perguntas do que respostas – são menos propensos a se tornarem colaboradores altamente motivados e engajados.

Algum nível de integração virtual sempre fez sentido para a Numeris, observa Knibbs. Com a sede em Toronto e três outros escritórios em Montreal, Richmond (B. C.) e Moncton, New Brunswick, a força de trabalho da Numeris sempre foi muito distribuída.

Quando o distanciamento social e o home office se tornaram a resposta padrão à covid-19, criou-se uma oportunidade para a Numeris testar os limites de sua experiência de integração virtual.

“A natureza dos nossos negócios e a estrutura da empresa já indicavam que estávamos no caminho da mudança na forma como as conexões entre novos contratados e nossos gestores são feitas”, diz Knibbs. “Agora que não podemos fazer nenhum processo de integração pessoalmente, descobrimos que nosso programa cria uma boa experiência e faz com que nossos novos colaboradores se sintam bem-vindos e apoiados, além de possuírem todas as ferramentas de que precisam para serem bem-sucedidos.”

O elemento-chave da integração virtual da Numeris é a “Jornada dos cem dias” para colaboradores e líderes. Knibbs conta que o programa apresenta uma ampla gama de programas e conteúdos que abarcam os valores da empresa, sua cultura, história e estrutura. O material on-line é ainda incrementado com um “Leader Stream”, em que novos colaboradores podem conhecer virtualmente muitos dos líderes da empresa e conversar diretamente sobre cultura e expectativas.

“A jornada acaba com um formulário em que colaboradores respondem se tiveram todas as informações necessárias para se integrar à nova organização”, ela acrescenta.

Organizações que agiram ativamente para adotar a integração virtual construíram uma base sólida sobre cinco princípios fundamentais:

1. A integração é uma jornada; respeite seu tempo. Muitas organizações tentam comprimir a integração para limitar o tempo de “baixa produção” que um colaborador gasta se ambientando. No entanto, um processo de integração incompleto ou apressado cria, no futuro, uma série de problema que pode, inclusive, levar o novo colaborador a deixar o cargo dentro dos seis primeiros meses.

2. Adote a integração como uma boa prática. Segundo a pesquisa de integração da TalentLMS, 27% das empresas têm um processo de integração completamente virtual, 33% usam uma abordagem que combina processos on-line e off-line, enquanto 40% ainda têm de colocar alguma parte de seu programa no ambiente virtual. Porém, organizações que adotam a integração on-line e fazem uso total das tecnologias virtuais retêm os melhores talentos por mais tempo e apresentam melhores níveis de engajamento dos colaboradores, no geral. Mapeie tudo o que um novo contratado precisa saber nos primeiros 30, 60 e 100 dias e faça uma oferta formal.

3. Pense como um novo contratado. Se você perguntar a um recém-contratado o que ele realmente quer, ele diria que fazer parte da rede de contatos da empresa e conhecer os principais líderes e colegas são duas das principais prioridades. Infelizmente, muitos programas de integração ficam atolados em burocracias intermináveis logo no começo. Identifique, simplifique e digitalize todos os formulários e recursos para que novos contratados possam fazer tudo on-line, sem se sentir sobrecarregados em seu primeiro dia de trabalho.

4. Aproxime-se e entre em contato com gerentes e mentores. Tome providências para recriar os aspectos da antiga integração presencial no ambiente digital, fazendo uso de videoconferências com gerentes e mentores. Recém-contratados precisam alinhar com seus gerentes um cronograma com tempo dedicado ao desenvolvimento de aprendizado autodirigido, mentoria, coaching e compartilhamento de conhecimentos interfuncionais. Construa um plano que permita aos novos contratados desenvolver uma mentalidade voltada para metas.

5. Comece cedo. Há grandes benefícios em se iniciar o processo de integração antes do primeiro dia de um novo colaborador. Apresentá-los à jornada on-line de integração e resolver a documentação do RH quanto antes permitem que os recém-contratados se concentrem em absorver a cultura e os valores de sua nova organização.

Ao concentrar-se nesses elementos fundamentais, a Numeris foi capaz de criar um processo de integração virtual concebido propositadamente para a pandemia. “Ficamos extasiados ao sermos reconhecidos com o prêmio Brandon Hall Award pelo nosso programa de integração totalmente virtual. Não esperamos que os colaboradores simplesmente descubram tudo sozinhos. Criamos uma jornada de integração escalável que vem gerando eficiência e consistência. Quando o lockdown chegou, estávamos prontos para ele.”

“Muitas organizações acham que a integração é algo que pode ser feito em uma semana”, comenta Knibbs. “É necessário muito mais tempo para se preparar um novo colaborador. E a pesquisa revela que os primeiros 100 dias são críticos no processo de se construir essa nova relação. Não queríamos que a pandemia afetasse nosso processo de integração e, ao que tudo indica, não perdemos o ritmo.”
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