5 pratiques de base pour créer un programme d’intégration virtuelle efficace

Lorsque Numeris s’est rendu compte que la pandémie freinerait indéfiniment l’intégration en personne des nouveaux employés, elle savait qu’elle était prête à relever le défi. Heureusement, bien avant que « pandémie » et « COVID-19 » ne fassent partie de notre lexique des ressources humaines, Numeris, spécialisée dans la mesure d’audience depuis près de 80 ans, avait jeté les bases de son programme d’intégration virtuelle.

Toute la documentation d’intégration avait été migrée vers des canaux entièrement numériques, une boîte à outils numérique a été conçue pour aider les nouveaux employés à réaliser leur intégration et un « parcours de 100 jours » complet en ligne a été formulé pour présenter et immerger un nouvel employé dans la culture et les valeurs de la société.

« Nous avons travaillé en étroite collaboration avec LHH, en particulier sur la boîte à outils numérique, pour nous assurer que notre programme d’intégration donne à nos employés une idée complète des valeurs de notre organisation, de notre histoire et de notre structure », a déclaré Jennifer Knibbs, directrice nationale, Personnel et culture, chez Numeris. « Tout ce que nous avons créé et utilisé avant la pandémie est passé au virtuel de manière transparente. Nous nous sommes concentrés sur un programme flexible et facilement adaptable. Cela nous a vraiment aidés à traverser la crise ».

L’intégration a toujours été un maillon essentiel du processus de gestion des talents chez Numeris. Il est essentiel de s’assurer que les nouveaux employés soient préparés et équipés pour se lancer dans leurs nouveaux rôles afin de conserver les meilleurs talents et de les maintenir engagés.

La recherche rapportée par la Society for Human Rights Management (SHRM) a clairement établi la relation entre l’intégration efficace et la rétention ainsi que l’engagement. La SHRM a rapporté les résultats d’une enquête menée par BambooHR, une société de logiciels de gestion de la main-d’œuvre, qui a montré que jusqu’à un tiers des répondants avaient quitté un emploi au cours des six premiers mois en raison de ce qu’ils percevaient comme un environnement hostile, un manque de directives sur les responsabilités et trop peu de possibilités de formation.

À l’inverse, une recherche de Wynhurst Group, un cabinet de conseil basé à Washington DC, a montré que les employés bénéficiant d’un processus d’intégration structuré étaient presque 60 % plus susceptibles de travailler pour la même entreprise après trois ans. Le Corporate Direction Council a aussi présenté une autre étude qui a montré que les employés intégrés correctement étaient plus engagés, plus productifs et plus susceptibles de déployer des efforts discrétionnaires pour leurs nouveaux employeurs.

Mme Knibbs a déclaré que Numeris avait toujours essayé de garder à l’esprit que les nouveaux employés qui ont du mal à s’intégrer, ce qui peut faire en sorte que les nouveaux employés aient trop de questions et pas assez de réponses, sont peu susceptibles de devenir des employés très motivés et très engagés. 

Un certain degré d’intégration virtuelle a toujours eu du sens pour Numeris, a noté Mme Knibbs. Ayant son siège social à Toronto et trois bureaux supplémentaires à Montréal, à Richmond (C.-B.) et à Moncton, au Nouveau-Brunswick, la main-d’œuvre de Numeris a toujours été très dispersée.

Lorsque la distanciation sociale et le travail à domicile sont devenus des normes dans la réponse à la COVID-19, cela a donné à Numeris l’occasion de tester les limites de son expérience en intégration virtuelle.

« La nature de nos activités et la structure de l’entreprise signifiaient que nous étions déjà en train de changer la façon dont les liens s’établissaient entre les nouveaux employés et nos gestionnaires », a déclaré Mme Knibbs. « Maintenant que nous ne pouvons plus faire le processus d’intégration en personne, nous avons constaté que notre programme est très efficace pour créer une bonne expérience, que nos nouveaux employés se sentent accueillis et soutenus, et qu’ils disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour réussir ».

L’élément clé de l’intégration virtuelle de Numeris est le « parcours de 100 jours » pour les employés et les leaders. Mme Knibbs a déclaré que le programme propose un large éventail de programmes et de contenus abordant les valeurs, la culture, l’histoire et la structure de la société. Le matériel en ligne est complété par un « moyen direct de communication avec les leaders » (Leader Stream), où les nouveaux employés peuvent rencontrer virtuellement plusieurs dirigeants de l’entreprise et discuter directement de la culture et des attentes. 

Le parcours se termine par une enquête qui demande aux employés s’ils ont obtenu toutes les informations dont ils ont besoin pour s’intégrer à leur nouvelle organisation, a-t-elle ajouté.

Les organisations qui ont agi de manière proactive pour adopter l’intégration virtuelle se basent sur une poignée de principes fondamentaux :

1. L’intégration est un parcours; prenez votre temps. Plusieurs organisations essaient de compresser l’intégration pour limiter le « temps d’arrêt » qu’un employé passe à s’acclimater. Mais un processus d’intégration précipité ou incomplet créera une multitude de problèmes plus tard, y compris une probabilité accrue que l’employé en question parte dans les six premiers mois.

2. Adoptez l’intégration comme une bonne pratique. Selon  sur l’intégration réalisée par TalentLMS, , 27 % des sociétés disposent d’un processus d’intégration entièrement en ligne, 33 % utilisent une approche mixte hors ligne et en ligne, tandis que 40 % n’ont encore mis en ligne aucune partie de leur programme d’intégration. Mais les organisations qui adoptent l’intégration en ligne et utilisent pleinement les technologies virtuelles conservent les meilleurs talents plus longtemps et ont un meilleur engagement général des employés. Déterminez tout ce qu’un nouvel employé doit savoir au cours des 30 premiers jours, 60 jours et 100 jours et faites-en une offre officielle.

3. Pensez comme un nouvel employé. Si vous demandez aux nouveaux employés ce qu’ils veulent vraiment, ils vous diront que se connecter au réseau de l’entreprise et rencontrer les principaux dirigeants et pairs sont deux de leurs principales priorités. Malheureusement, plusieurs programmes d’intégration s’enlisent au début avec une paperasse sans fin. Identifiez, simplifiez et numérisez tous les formulaires et toutes les ressources afin que les nouveaux employés puissent tout remplir en ligne sans se sentir dépassés le premier jour.

4. Établissez un contact avec les gestionnaires et les mentors. Prenez des mesures pour recréer dans un environnement numérique les étapes de l’intégration qui se déroulaient auparavant en personne, en utilisant au maximum les appels de vidéoconférence avec les gestionnaires et les mentors. Les nouveaux employés doivent travailler avec leurs gestionnaires pour prendre du temps pour l’apprentissage autonome, le mentorat, le coaching et le partage des connaissances interfonctionnelles. Créez des jalons qui permettent aux nouveaux employés de développer un état d’esprit axé sur les objectifs.

5. Commencez tôt. Le lancement du processus d’intégration avant le premier jour d’un nouvel employé présente d’énormes avantages. Initier les nouveaux employés au parcours d’intégration en ligne et régler la paperasse de RH le plus tôt possible leur permettra de se concentrer sur l’assimilation de la culture et des valeurs de leur nouvelle organisation. 

En se concentrant sur ces éléments de base, Numeris a pu créer un processus d’intégration virtuelle spécialement conçu pour la pandémie. « Nous avons été ravis d’être récompensés par un prix Brandon Hall Award pour notre programme d’intégration virtuelle. Nous ne nous attendons pas à ce que les employés découvrent simplement les choses par eux-mêmes. Nous avons créé un parcours d’intégration évolutif qui favorise l’efficacité et la cohérence. Lorsque le confinement a frappé, nous étions prêts ».

« Plusieurs organisations pensent que l’intégration est quelque chose que vous pouvez faire en une semaine », a déclaré Mme Knibbs. « Il faut beaucoup plus de temps pour préparer un nouvel employé. Et les études montrent que les 100 premiers jours sont une période critique dans le processus d’établissement de cette nouvelle relation. Nous ne voulions pas que la pandémie ait un impact sur notre processus d’intégration et il semble que rien ne nous ait échappé ».