Réussir à nouer des relations d’affaires dans un monde virtuel

De quelle façon pouvons-nous recréer ces moments de proximité dans ce monde des affaires virtuel qui s’est imposé à nous?

Je travaille dans un secteur de proximité où les rencontres en tête à tête font souvent la différence entre gagner un nouveau client ou rater une occasion en or. Dans le monde des affaires, la capacité à interagir directement avec les gens est propice à instaurer la confiance. Je savais que je devais trouver des moyens de reproduire ces moments de proximité dans un contexte de distance sociale. Ce ne fut certes pas facile, mais il y a eu des progrès.

C’est notamment le cas de nos soupers avec les dirigeants principaux des ressources humaines. 

Avant la pandémie, j’ai organisé une série de soupers très fructueux lors desquels je réunissais des dirigeants principaux des ressources humaines et des leaders éclairés pour discuter des problèmes urgents de capital humain de l’époque. Il ne s’agissait pas d’événements pour conclure des affaires. Les personnes présentes, sur leur temps personnel, discutaient officieusement. C’était ma façon de redonner quelque chose à ces contacts professionnels importants, une occasion de déguster un vin, de savourer un excellent repas et d’avoir des discussions franches.

Ces soupers étaient beaucoup plus que d’excellents événements de réseautage. Je pense que tous les convives se sentaient revigorés, voire rassurés, de savoir qu’ils n’étaient pas les seuls à surmonter certaines difficultés.

Avant la pandémie, j’ai organisé 18 soupers à New York et 5 autres ailleurs aux États-Unis et au Royaume-Uni. En tout, nous avons reçu 200 participants différents représentant plus de 140 entreprises. Chaque souper comprenait un discours principal prononcé par un leader éclairé de premier plan, comme le gourou du coaching pour les cadres Marshall Goldsmith, le leader éclairé de renommée mondiale Keith Ferrazzi, et Sally Helgesen, une auteure bien connue et coach en leadership pour les femmes.

Puis, la COVID-19 s’est répandue et les occasions de se réunir autour d’un succulent repas et d’un bon vin pour discuter se sont envolées. Même s’il n’était plus possible de réunir des gens physiquement, je voulais continuer sur cette lancée, mais dans un cadre virtuel.

La première étape a été de convaincre mon ami de longue date, Keith Ferrazzi, qui a toujours attiré des participants, à être la tête d’affiche d’un souper virtuel lors duquel il parlerait de son nouveau projet, Go Forward to Work. Nous allions également offrir des avantages complémentaires individuels aux participants. Toutes les personnes inscrites pourraient choisir un vin parmi les six choix de vins élégants proposés.  Une fois les invitations lancées, j’ai attendu les réactions.

La réponse a été exceptionnelle. Toutes les places disponibles pour le souper virtuel avec les dirigeants principaux des ressources humaines ont été réservées en peu de temps. Le plus satisfaisant fut d’atteindre un taux de participation de près de 100 % le soir de l’événement.

Je devais m’assurer que le souper avec M. Ferrazzi comme invité n’était pas qu’un coup du sort. J’ai donc demandé à Marshall Goldsmith de revenir à un autre événement. En plus d’une excellente bouteille de vin, nous avons également envoyé un exemplaire de l’un de ses plus récents livres à chacun des participants inscrits. Encore une fois, la réponse fut enthousiaste.

Depuis le premier événement, j’ai organisé six autres séances virtuelles avec les dirigeants principaux des ressources humaines en suivant la même approche : une réunion virtuelle et des avantages individuels. Les réactions m’ont appris qu’en dépit des nombreux défis que pose maintenant le monde, nous devons nous concentrer moins sur tout ce que nous avons perdu et commencer à chercher des façons de nous adapter et de nous épanouir dans cette nouvelle réalité.

Le besoin de mettre au point des stratégies de proximité n’est pas seulement important pour nos relations avec les clients. Au sein d’une organisation, les dirigeants doivent trouver des moyens de créer des moments de proximité avec les gens qu’ils dirigent et qui ne sont toujours pas au siège social parce qu’ils sont en télétravail.

Les dirigeants ne seront pas tous à l’aise d’envoyer gratuitement une bouteille de vin et des livres aux membres de leurs équipes uniquement pour créer un moment de proximité. Si certaines personnes sont sensibles à un tel geste, les personnes que vous dirigez souhaitent d’abord des choses élémentaires : des communications claires et une véritable empathie.
  
Un bon dirigeant doit être capable de communiquer clairement et efficacement avec ses subalternes, mais cela est plus difficile lorsqu’il ne peut pas regarder les gens directement dans les yeux pour voir comment ils réagissent à son message. Dans un monde virtuel, nous devons être plus explicites et réfléchir davantage à nos messages. 

Aussi, vous devez être capable de montrer que vous comprenez véritablement ce que vivent les gens et que leur état affectif vous préoccupe.

J’ai récemment obtenu une promotion et, dans l’annonce, ma supérieure immédiate, Kristen Leverone, a souligné avec force mes réalisations au sein de l’entreprise. Elle a raconté à d’autres personnes de la division de l’entreprise pour laquelle je travaille comment elle avait fait ma connaissance, comment nous avions appris à nous connaître, ainsi que les différents succès que nous avons connus en travaillant ensemble. 

Ce fut un message véritablement émouvant et inspirant de la part de ma supérieure. Elle avait pris le temps de me connaître et ne craignait pas de le raconter à d’autres personnes. C’est un excellent exemple de la façon dont les dirigeants doivent aller un peu plus loin et partager un peu d’émotion et de vulnérabilité dans leurs communications.

Si nous voulons que tous avancent dans cet environnement difficile, nous devons nous concentrer sur les compétences générales en matière de leadership : la compassion, l’empathie et la conscience de soi. Comme vous ne pourrez pas montrer ces compétences en personne, vous devez améliorer vos communications écrites et votre gestion des interactions en ligne en direct.

Comme nous continuons à travailler dans un monde des affaires essentiellement virtuel, les occasions de proximité seront plutôt rares. Les dirigeants devront faire preuve de créativité pour trouver des façons d’établir des liens. Et, une fois les liens créés, ils devront être prêts à exprimer leurs sentiments.