L’avenir du bureau : où devons-nous aller maintenant ?

Une semaine, trois conversations portant sur le même sujet.

L’avenir du bureau.

Ma première conversation était avec un haut dirigeant des services financiers qui m’a dit très clairement que même s’il ne savait pas ce qu’il faudrait faire lorsque la situation pandémique nous permettrait de revenir à la normale, il n’aimait pas l’idée du « bureau hybride » qui permettrait aux employés de répartir leur temps de travail entre la maison et le bureau.

Ensuite, j’ai discuté avec un académicien de l’une des facultés de commerce les plus prestigieuses du monde qui m’a parlé d’une recherche à laquelle il avait participé qui semblait montrer que le travail à domicile créait un niveau de stress très élevé pour les cadres intermédiaires de première ligne, qui ne savaient vraiment pas comment faire leur travail avec des équipes à distance.

Enfin, j’ai parlé à un cadre d’une entreprise de services professionnels qui était presque enthousiasmé à l’idée de fermer tous les bureaux de son entreprise afin que tous ses employés puissent travailler de la maison de façon permanente. Non seulement cela lui permettrait d’économiser de l’argent, m’a-t-il dit, mais il existe également de nouveaux outils de productivité qui aideraient son entreprise à surveiller tout ce que les employés tapaient sur leur clavier, chaque minute de chaque jour de travail.

Après ces trois conversations, la seule conclusion qu’il m’était possible de tirer était que le « bureau », comme nous l’avions connu avant l’arrivée de la COVID-19, faisait face à une crise existentielle.

Lorsqu’il s’agit de travailler de la maison, méfiez-vous de ce que vous souhaitez

La plupart des entreprises n’ont pas eu le choix lorsque la pandémie a frappé. Le nouveau coronavirus était si contagieux et potentiellement dangereux que de nombreux gouvernements ont simplement ordonné à tous ceux qui pouvaient travailler de la maison à abandonner leurs bureaux.

Au début, peu de gens se sont inquiétés de devoir abandonner le bureau. Depuis des années, un très grand nombre de personnes à travers le monde réclamaient la possibilité de travailler à distance. Pourquoi ne pas leur accorder ce qu’elles voulaient ?

Bien que nous n’ayons pas eu le choix, aucun de nous ne connaissait vraiment l’impact qu’aurait la pandémie sur les entreprises et les personnes à leur emploi. Certaines des premières données fiables montrent que le travail à distance nous a touchés de manière imprévue, et même alarmante.

Impact sur la productivité

La première chose que nous avons prouvée est que même avec toutes les sources de distraction associées au travail à domicile, nous pouvons être tout aussi productifs, voire plus. Mais ce n’est pas seulement parce que nous accomplissons plus de travail chaque heure ; c’est aussi parce que beaucoup d’entre nous travaillent plus longtemps.

Une recherche publiée dans le Harvard Business Review s’est servie des agendas de 1 300 travailleurs du savoir pour analyser leur emploi du temps pendant les étés 2019 et 2020. L’étude a révélé que les travailleurs concernés économisaient environ 41 minutes de temps de déplacement par jour.

Cependant, alors que les non-gestionnaires pouvaient consacrer ce temps à des activités non professionnelles, la journée de travail des gestionnaires a simplement augmenté de 56 minutes. Si les gestionnaires travaillaient dans de plus grandes entreprises, ils passaient 22 minutes de plus en réunion et 16 minutes de plus à répondre aux courriels.

Sans oublier les vidéoconférences

Un professeur de l’Université de New York a fait les manchettes à travers le monde, l’automne dernier, lorsqu’il a donné un cours en se reliant à Zoom avec son cellulaire alors qu’il était coincé dans un ascenseur en panne. Cette histoire a d’ailleurs pris un tournant ironique.

Le terme « fatigue Zoom » est désormais définitivement ancré dans le lexique de la pandémie. La relative facilité et le faible coût des solutions de vidéoconférence ont déclenché une boulimie mondiale de réunions Zoom et Teams. Plusieurs études ont confirmé que nous assistons maintenant à plus de réunions que jamais auparavant, bien que chacune soit un peu plus courte que les anciennes réunions en présentiel.

Une équipe de chercheurs de l’Université Stanford explique les causes de la « fatigue Zoom » ainsi : Le nombre excessif de gros plans d’yeux, une surcharge cognitive, une autoévaluation accrue du fait de se regarder dans une vidéo, et la véritable contrainte physique d’être obligé de rester assis pendant des heures tandis que des participants tentent de trouver la façon de couper le son sur leur ordinateur.

Les chercheurs de Stanford ont conclu que trop de vidéoconférences étaient probablement pires, d’un point de vue psychologique, que d’être piégé dans un ascenseur.

Puisqu’il est question de bien-être psychologique,

le travail à domicile, combiné au stress de la pandémie, a nui à notre bien-être psychologique et physique global. Un sondage mené l’automne dernier par plusieurs chercheurs de l’Université de Californie du Sud a révélé que les deux tiers des répondants disaient avoir un ou plusieurs problèmes physiques liés au travail à domicile, alors que les trois quarts avaient un nouveau problème de santé mentale.

Et si vous pensiez que la distanciation physique était un antidote au milieu de travail toxique, détrompez-vous. Les psychologues qui étudient les environnements de travail ont indiqué que cette toxicité peut être, et est, cultivée par les vidéoconférences.

En bref, l’avenir comprend un espace de travail au bureau et un autre à la maison

Lorsque nous avons commencé à accepter la réalité du travail à distance à temps plein, nous avons également commencé à réaliser que l’avenir sera probablement caractérisé par un mode de travail hybride.

Des sondages menés auprès des travailleurs touchés par la pandémie montrent clairement que, malgré la « fatigue Zoom » et d’autres conséquences psychologiques, une forte majorité souhaite travailler à domicile au moins une partie du temps. Cela signifie que nous devrons sérieusement repenser les raisons pour lesquelles nous avons besoin d’un bureau et le genre de bureau dont nous avons besoin.

J’aime bien référer aux trois « C » pour simplifier la planification du futur milieu de travail, soit la culture, la collaboration et la communication. Ce sont les éléments clés dont nous devons tenir compte pour décider qui revient au bureau, de quelle façon et dans quel type de bureau.

• Culture. L’une de mes principales responsabilités est de créer une culture positive, productive et bienveillante. Je ne dis pas que c’est impossible à faire lors d’une vidéoconférence, mais je sais que c’est possible quand je peux regarder mes employés dans les yeux et comprendre ce qui se passe dans leur vie. C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit de créer une culture de coaching avec des leaders. C’est une culture où les gens collaborent pour trouver des solutions, et où l’opinion et la contribution de chacun comptent. Bien qu’il ne soit pas impossible de créer une culture de coaching avec la vidéoconférence, c’est très difficile lorsqu’il n’y a pas d’interactions en personne et de possibilités d’accumuler le capital social qui en découle. Ces interactions sont essentielles à la culture que j’essaie de créer.

   

• Collaboration. Notre entreprise, et notre industrie, prospère ou périt selon notre capacité à travailler ensemble pour générer de nouvelles idées et créer de nouvelles solutions. Encore une fois, il est possible d’y parvenir par Zoom, mais il est beaucoup plus facile et productif de le faire dans un environnement de bureau. Je ne peux pas vous dire combien d’idées géniales j’ai vues naître au cours d’une discussion de corridor ou lorsque quelqu’un s’arrête au bureau d’un collègue. Le sentiment d’appartenance dans notre bureau suscite la collaboration, qui est le fondement de la créativité. Qui plus est, dans un monde où la collaboration est nécessaire non seulement avec nos collègues, mais aussi avec nos clients et nos partenaires, la cocréation et les innovations sont hyperstimulées par la proximité, par le fait de travailler ensemble dans un bureau.

   

• Communication. Nous sommes nombreux dans le monde des affaires à connaitre la règle des 7-38-55 du psychologue Albert Mehrabian : seulement 7 % de ce que nous absorbons par la communication provient des mots prononcés, 38 % du ton et 55 % du langage corporel. Bien que la théorie de Mehrabian ne considérait probablement pas les ramifications provoquées par la révolution Zoom, il ne fait aucun doute que la communication est affectée par le fait de ne se parler qu’à travers des écrans d’ordinateur. Si l’on peut imaginer que l’avenir implique au moins quelques scénarios de retour au bureau, les dirigeants devront renouveler et affiner leurs compétences en matière de communication. Au cours de la dernière année, il y a fort à parier qu’une grande partie de ce que vous avez tenté de communiquer s’est perdue avec Zoom.

Je pense que l’environnement de bureau reviendra ; mais je ne suis pas convaincu que quelqu’un sait exactement à quoi il ressemblera. Tout le monde, des propriétaires immobiliers, aux professionnels des ressources humaines en passant par les designers d’aménagement de bureaux et de mobilier, travaille sans relâche pour créer un bureau adapté à l’avenir.

Ce que je sais, c’est que l’avenir sera plus radieux pour moi lorsque je verrai au moins une partie de mon équipe en personne.