Office Allrounder (m/w/d) 100%

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen im Immobilienbereich, suchen wir ab sofort einen motivierten Office-Allrounder (m/w/d) 100% im Grossraum Olten. Wenn Sie Organisationstalent, Serviceorientierung und Freude an vielfältigen Aufgaben mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Human Resources

• Unterstützung des HR-Teams bei administrativen Prozessen (Stammdatenpflege, Vertragserstellung, Onboarding/Offboarding)
• Verwaltung von Personalakten, Deadlines, Compliance und Datenschutz
• Organisation von Schulungen, Terminkoordination und Erfahrungsberichten
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Management
• Mitarbeit bei Recruiting-Angelegenheiten (Stellenausschreibungen, Terminkoordinierung, Bewerberkommunikation)

Finanzen

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Kontierung und Freigabeprozesse
• Verbuchung von Belegen, Klärung von Unstimmigkeiten, Reklamationen
• Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kontenpflege, Zahlungsverkehr (Termine, Zahlungsavisen)
• Monats- und Jahresabschlüsse unterstützen, Audit-Vorbereitung
• Pflege der Kreditorenstammdaten und Optimierung von Prozessen

Office-Management

• Allgemeine Büroorganisation, Empfang, Postverwaltung, Beschaffung und Inventar
• Terminkoordination, Kalenderpflege, Organisation von Meetings (Konferenzen, Videokonferenzen)
• Reisemanagement (Buchungen, Spesenabrechnung)
• Unterstützung bei Projekten, Erstellung von Reports und Präsentationen
• Ansprechpartner/in für interne und externe Stakeholder

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung; Erfahrung in HR, Kreditoren und Office-Management von Vorteil
• Erfahrung im Schweizer Arbeitsumfeld und mit lokalen Regularien (DSS/Datenschutz, Arbeitsrecht)
• Gute Buchhaltungskenntnisse, idealerweise Erfahrung mit ERP-/Buchhaltungssystemen
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint) und gängiger Collaboration-Tools
• Analytische, strukturierte Arbeitsweise, hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke, Dienstleistungsorientierung, diskretes Verhalten
• Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil
• Organisationsgeschick, Flexibilität und Teamgeist