Die Zukunft des Büros: Wie geht es weiter?

Alle arbeiten stetig daran, ein zukunftsfähiges Büro zu schaffen. Vom Vermieter über Personalverantwortlichen bis hin zu Designern von Bürolayouts und Möbeln. Ranjit de Sousa, Präsident, LHH

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Lassen Sie uns reden

Eine Woche, drei Gespräche, alle zum gleichen Thema.

Die Zukunft des Büros.

Mein erstes Gespräch brachte mich mit einem leitenden Angestellten aus dem Finanzdienstleistungssektor zusammen. Er machte deutlich, dass er zwar nicht ganz sicher ist, was zu tun sei, wenn die Pandemiebedingungen eine Rückkehr zur Normalität zuließen, dass ihm aber die Idee des „hybriden Büros“ nicht gefalle, bei dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit zum Teil zu Hause und zum Teil im Büro verbringen würden.

Dann sprach ich mit einem Akademiker an einer der renommiertesten Wirtschaftshochschulen der Welt. Er erzählte mir von Untersuchungen, an denen er beteiligt war und die zu zeigen schienen, dass die Arbeit von zu Hause ein sehr hohes Maß an Stress für Manager der mittleren und unteren Ebene verursachte, die nicht wirklich wussten, wie sie ihre Arbeit mit Remote-Teams erledigen sollten.

Schließlich sprach ich mit einem leitenden Angestellten eines Dienstleistungsunternehmens. Ihm war fast schon schwindlig bei der Aussicht, alle Firmenbüros zu schließen, damit seine gesamte Firma dauerhaft von zu Hause arbeiten könnte. Das würde nicht nur Geld sparen, argumentierte er, sondern es gäbe auch neue Produktivitäts-Tools, mit denen sein Unternehmen jeden Tastenanschlag seiner Mitarbeiter in jeder Minute eines jeden Arbeitstages überwachen könnte.

Nach den Gesprächen mit allen dreien konnte ich nur zu dem Schluss kommen, dass das „Büro“, wie wir es vor der COVID-19-Pandemie kannten, in einer existenziellen Krise steckt.

Wenn es um Work From Home geht, sei vorsichtig, was du dir wünschst.

Die meisten Unternehmen hatten gar keine Wahl, als die Pandemie ausbrach. Das neuartige Coronavirus war so ansteckend und so potenziell gefährlich, dass viele Regierungen einfach alle, die von zu Hause arbeiten konnten, anwiesen, ihre Büros zu verlassen.

Auf den ersten Blick machten sich nur wenige Menschen Gedanken über das Verlassen des Firmenbüros. So viele Menschen auf der ganzen Welt verlangten nach der Möglichkeit, von zu Hause arbeiten zu können. Warum sollte man ihnen nicht geben, was sie wollen?

Obwohl wir in dieser Angelegenheit keine Wahl hatten, wusste keiner von uns wirklich, welche Auswirkungen dies auf die Unternehmen und die Mitarbeiter haben würde. Einige der ersten brauchbaren Daten zeigen, dass sich die Arbeit von zu Hause auf viele unvorhergesehene – und sogar alarmierende – Arten auswirkt.

Auswirkungen auf die Produktivität

Das erste, was wir bewiesen haben, ist, dass wir trotz aller Ablenkungen, die ein Heimarbeitsplatz mit sich bringt, genauso produktiv, wenn nicht sogar produktiver, sein können. Das liegt aber nicht nur daran, dass wir mehr Arbeit aus jeder Stunde herausquetschen, sondern auch daran, dass viele von uns einfach länger arbeiten.

Eine in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie analysierte die Zeitnutzungstagebücher von 1.300 Fachkräften in den Sommern 2019 und 2020. Die Studie ergab, dass die Probanden etwa 41 Minuten pro Tag einsparten, weil sie nicht pendeln mussten.

Während jedoch Nicht-Manager diese Zeit für nicht-berufliche Aktivitäten umwidmen konnten, verlängerte sich der Arbeitstag für Manager einfach um 56 Minuten. Wenn die Manager in größeren Firmen arbeiteten, verbrachten sie 22 Minuten mehr in Meetings und 16 Minuten mehr mit dem Beantworten von E-Mails.

Ah ja, die Videokonferenz.

Ein NYU-Professor sorgte im letzten Herbst weltweit für Schlagzeilen, als er eine Klasse unterrichtete, indem er sich von seinem Telefon aus in Zoom einwählte, während er in einem defekten Fahrstuhl feststeckte. Es sollte sich als eine ziemlich ironische Geschichte herausstellen.

Der Begriff „Zoom-Müdigkeit“ ist nun dauerhaft im Lexikon der Pandemie verankert. Die relative Einfachheit und die niedrigen Kosten von Videokonferenzlösungen führten zu einem weltweiten Ansturm auf Zoom- und Teams-Meetings. Mehrere Forschungsstudien haben bestätigt, dass wir heute an mehr Meetings teilnehmen als je zuvor, obwohl sie etwas kürzer sind als die früheren, persönlichen Meetings.

Ein Forschungsteam an der Stanford University definierte die Ursachen für Zoom-Müdigkeit so: übermäßige Mengen an Blicken aus der Nähe, kognitive Überlastung, erhöhte Selbsteinschätzung, weil man ein Video von sich selbst ansehen muss, und die schiere physische Einschränkung, stundenlang am Schreibtisch sitzen zu müssen, während die Leute versuchen, die Stummschalttaste an ihren Computern zu finden.

Am Ende schlugen die Stanford-Forscher vor, dass zu viele Zoom-Anrufe aus psychologischer Sicht wahrscheinlich schlimmer sind, als in einem Aufzug gefangen zu sein.

Da wir gerade von psychologischer Sicherheit sprechen.

Das Arbeiten von zu Hause, kombiniert mit dem Stress der Pandemie, war schlecht für unsere allgemeine psychologische und physische Sicherheit. Eine Umfrage, die im letzten Herbst von mehreren Forschern der USC durchgeführt wurde, ergab, dass zwei Drittel der Befragten über ein oder mehrere körperliche Beschwerden im Zusammenhang mit der Arbeit von zu Hause aus berichteten, und drei Viertel berichteten über ein neues psychisches Gesundheitsproblem.

Und wenn Sie dachten, dass soziale Distanzierung ein Gegenmittel für toxische Arbeitsumgebungen ist, denken Sie noch einmal nach. Psychologen, die Arbeitsplatzumgebungen untersuchen, berichten, dass Toxizität durch Videokonferenzen kultiviert werden kann und wird.

Fazit: Die Zukunft beinhaltet ein Büro und ein Home Office.

Mit der Akzeptanz der Vollzeit-Fernarbeit, wurde auch klar, dass die Zukunft wahrscheinlich von hybriden Arbeitsvereinbarungen geprägt sein wird.

Umfragen unter den von der Pandemie betroffenen Arbeitnehmern zeigen deutlich, dass trotz der Zoom-Müdigkeit und anderer psychologischer Folgen eine starke Mehrheit zumindest zeitweise von zu Hause arbeiten möchte. Das bedeutet, dass wir grundlegend überdenken müssen, warum wir ein Büro brauchen und welche Art von Büro wir brauchen.

Ich gliedere die Dinge gerne in die drei Ks der zukünftigen Arbeitsplatzplanung: Kultur, Kooperation und Kommunikation. Dies sind die Schlüsselelemente, die berücksichtigt werden müssen, wenn wir entscheiden, wer ins Büro zurückkommt, wie der Ansatz aussieht und in welche Art von Büro die Mitarbeiter zurückkommen.

 

1. Kultur

Eine meiner Hauptaufgaben ist es, eine positive, produktive und fürsorgliche Kultur aufzubauen. Ich sage nicht, dass das unmöglich über einen Videoanruf zu erreichen ist. Aber ich weiß, dass es besser möglich ist, wenn ich meinen Leuten in die Augen schauen kann und erfahre, was in ihrem Leben vor sich geht. Das ist besonders wichtig, wenn es darum geht, eine Coaching-Kultur unter Führungskräften aufzubauen. Das ist eine Kultur, in der Menschen zusammenarbeiten, um Lösungen zu finden, und in der die Meinung und der Input jedes Einzelnen zählt. Obwohl es nicht unmöglich ist, eine solche Kultur durch Videokonferenzen aufzubauen, ist es sehr schwierig, eine Coaching-Kultur zu schaffen, wenn man keine Möglichkeiten für persönliche Interaktion und die damit verbundene Anhäufung von sozialem Kapital hat. Die Kultur, die ich aufzubauen versuche, ist maßgeblich durch diese Interaktionen geprägt.

2. Kooperation

Wir sind ein Unternehmen und eine Branche, deren Überleben von der Fähigkeit abhängt, zusammenzuarbeiten, um neue Ideen zu entwickeln und neue Lösungen zu schaffen. Auch das kann man über Zoom machen, aber es ist viel einfacher und produktiver, dies in einer Büroumgebung zu tun. Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie viele großartige Ideen ich aus einem Gespräch mit jemandem habe entstehen sehen, der einfach nur seinen Kopf in das Büro eines anderen „gesteckt“ hat. Das Gemeinschaftsgefühl, das wir in unserem Büro haben, regt die Zusammenarbeit an, die das Lebenselixier der Kreativität ist. Und das gilt umso mehr in einer Welt, in der die Zusammenarbeit nicht nur mit unseren Kollegen, sondern auch mit unseren Kunden und Partnern erforderlich ist – Co-Kreation und bahnbrechende Innovationen werden durch die Nähe, die Zusammenarbeit in einem Büro, besonders gefördert.

3. Kommunikation

Viele von uns in der Geschäftswelt kennen die 7-38-55-Regel des Psychologen Albert Mehrabian: Nur sieben Prozent dessen, was wir durch Kommunikation aufnehmen, stammt aus den gesprochenen Worten, 38 Prozent kommen durch den Tonfall und 55 Prozent durch die Körpersprache. Und obwohl Mehrabians Theorie wahrscheinlich nicht die Auswirkungen berücksichtigt hat, die die Zoom-Revolution mit sich bringt, besteht kein Zweifel daran, dass die Kommunikation beeinträchtigt wird, wenn wir nur noch über unsere Computerbildschirme miteinander sprechen können. Wenn wir uns vorstellen, dass die Zukunft zumindest einige Return-to-the-Office-Szenarien beinhaltet, werden Führungskräfte ihre Kommunikationsfähigkeiten auffrischen und verfeinern müssen. Sie können sicher sein, dass im letzten Jahr viel von dem, was Sie sagen wollten, in der Zoom-Übersetzung verloren gegangen ist.

Ich denke, dass die Bürolandschaft zurückkehren wird; aber ich bin mir nicht sicher, ob irgendjemand von uns genau weiß, wie sie aussehen wird. Alle, von Vermietern über Personalverantwortlichen bis hin zu Designern von Bürolayouts und Möbeln, arbeiten ständig daran, ein zukunftsfähiges Büro zu schaffen.

Was ich weiß, ist, dass die Zukunft für mich heller sein wird, wenn ich zumindest einen Teil meines Teams persönlich sehen kann.

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