効果的なオンラインの入社時研修プログラムを構築するための5つの核となる方法

入社時研修はNumerisのタレントマネジメントプロセスと常に重要な関係にありました。 人材・文化ナショナルディレクターであるJennifer Knibbs氏が、受賞経験もある入社時研修プログラムのデザインにどのような変化があったのか、新規採用した人材が新しい役割にすぐに全力で取り組める準備を行うためにプログラムはどう役立っているのかを語ります。

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Numerisは新規採用者向けの対面での入社時研修がパンデミックによって無期限に停止になるだろうとわかり始めた時、自分たちはすでにこの課題に対応する準備ができていることに気づいていました。 幸いにも、「パンデミック」や「新型コロナウイルス」が人事領域において頻繁に使われるようになるずいぶん前から、創立約80年の視聴者測定の会社であるNumerisは、オンラインの入社時研修プログラムのための基盤を築いていました。

すでに入社時研修の資料はすべてデジタルチャンネルに完全に移行しており、新規採用者が研修を進めていくためのデジタルツールを開発し、新規採用者にNumerisの文化と価値観を深く体験してもらうための広範囲にわたるオンラインプログラムである「100日の旅」を考案していました。

「LHHと密接に連携し、特にデジタルツールに重点を置いて、従業員が当社の価値観およびその沿革と組織構造を完全に理解できる研修プログラムを目指しました」と人材・文化ナショナルディレクターのJennifer Knibbs氏は話します。 「パンデミック以前に作成し、使用していたものはすべてシームレスにオンラインへ移行させました。 私たちは柔軟性があり、簡単に適応できるプログラムに重点を置きました。 このことは危機を乗り越えるための大きな助けとなったのです」

Numerisのタレントマネジメントプロセスにおいて常に要となっているのが入社時研修です。 新規採用者が新しい役割にすぐに全力で取り組める準備が確実に整っていることは、優秀な人材を確保し、働き続けてもらうためには不可欠です。

全米人材マネジメント協会(SHRM)が報告している調査によると、効果的な入社時研修と、リテンション、エンゲージメントとの間には明確な関係があることがわかっています。  SHRMは、人事管理ソフトウェアの会社であるBambooHRが実施した調査の結果を伝えています。その結果によると、回答者の3分の1は最初の6カ月で仕事を辞めており、その理由はよそよそしい人間関係、責任に関するガイドラインの欠如、トレーニングの機会があまりに少ないことなどでした。

それとは逆に、ワシントンを拠点とするコンサルタント会社であるWynhurst Groupが実施した調査によると、体系的な入社時研修プロセスを利用できた従業員の60%程は、3年後も同じ会社に留まっている傾向にありました。 Corporate Leadership Councilは別の調査を発表しており、それによると、適切な入社時研修を受けた新規採用者はより仕事に従事し、より生産的で、自発的な努力で新しい雇用主のために仕事に取り組む傾向にあります。

疑問ばかりが残り、充分な答えを得られないような入社時研修で苦労した新規採用者が、意欲的でエンゲージメントが高い従業員になる見込みがほとんどないことにNumerisは常に留意していたとKnibbs氏は話します。

Numerisにとって、入社時研修の一部をオンラインで行うことは以前から理にかなっていました。 本社はトロントにあり、他に3つの支社がモントリオール、ブリティッシュコロンビア州のリッチモンド、ニューブランズウィック州のモンクトンにあったので、Numerisの従業員は非常に分散していました。

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、ソーシャルディスタンスを取ることやテレワークが日常的になった時、Numerisにとって、オンラインの入社時研修でどこまでできるか試す機会が生まれました。

「私たちのビジネスの性質と当社の構造から、すでに新規採用者とマネジャーとの関係性の築き方は変わっていたということです」とKnibbs氏は話します。 「現在、対面式の入社時研修プロセスが行えない中、私たちのプログラムは良い体験を生み出しており、新規採用者が歓迎されサポートされていると感じ、成功のために必要なツールがすべて揃っていると思える助けとなっていることに気づいたのです」

Numerisのオンライン入社時研修の重要な要素は、従業員とリーダーのための「100日の旅」です。 Knibbs氏によると、この研修ではNumerisの価値観、文化、沿革、組織構造について紹介する、さまざまなプログラムとコンテンツを取り上げています。 オンライン・コンテンツは「リーダーストリーム」によって拡張され、そこでは新規採用者が多くのリーダーとオンライン上で会うことができ、組織の文化と期待することについて直接話すことができます。

新しい会社に馴染むために必要な情報はすべて得られたかと従業員に尋ねることで旅は終わります。

先を見越してオンラインの入社時研修を導入した企業は、いくつかの基本方針を元に基盤を築き上げています。

1.    入社時研修は旅。時間をかける。 多くの企業は、従業員が会社への順応を進めている間に生じる「未稼働時間」を制限するために、入社時研修を短縮しようとします。 しかし、急いで行われた不完全な入社時研修プロセスは、その後無数の問題を生み出すでしょう。例えば、そのような入社時研修を受けた従業員は6カ月以内に退職する可能性が高まります。

2.    ベストプラクティスとして入社時研修を取り入れる TalentLMSが実施した入社時研修の調査によると、27%の企業は完全にオンラインで研修を行い、33%はオフラインとオンラインのアプローチを併用し、40%はまだ研修プログラムを全くオンラインに移行していませんでした。 しかし、オンラインの入社時研修を導入し、その技術を充分に活用している企業は、優秀な人材をより長く保持でき、全体的により高い従業員エンゲージメントを有しています。 新規採用者が最初の30日、60日、100日で知る必要があることをすべて綿密に組み立てて、それを正式に提供しましょう。

3.    新規採用者の立場で考える。 新規採用者に何を望んでいるかと尋ねたら、最重要事項としての2点は会社のネットワークにログインすることと、主要なリーダーと同僚に会うことだと答えるでしょう。 残念ながら、オンラインの入社時研修の多くは、最初の延々と続く書類作業で行き詰ってしまいます。 必要な書類やリソースを特定し、簡略化、デジタル化し、新規採用者が初日から圧倒されることなくすべてをオンラインで仕上げられるようにしましょう。

4.    マネジャーとメンターに接触する。 マネジャーとメンターとのビデオ会議を充分に利用して、かつて対面で行っていた入社時研修をオンライン環境で再現しましょう。 新規採用者はマネジャーに協力してもらい、自主学習、メンタリング、コーチング、部門の枠を超えた知識の共有のために時間を作る必要があります。 新規採用者が目標志向のマインドセットを養えるような道のりを設定しましょう。

5.    早めにスタートする。 新規採用者の入社前から研修プロセスを始めることで得られる大きなメリットがあります。 できるだけ早く新規採用者をオンラインの入社時研修に招待し、人事の書類作業を済ませておけば、新しい会社の文化と価値観の吸収に集中することができます。

これらの中心的要素に重点を置いたことで、Numerisはパンデミックに対応しオンラインの入社時研修プロセスを作り出すことができたのです。 「私たちのオンラインの入社時研修プログラムがBrandon Hallの賞を受賞したと聞いて感動しました。 従業員が自力で簡単に物事を理解できるとは思っていません。 だから私たちは効率性と一貫性をもって、広く活用できる入社時研修を作りました。 ロックダウンが実施された時には、用意ができていたのです」

「多くの企業は入社時研修を一週間で行えるものだと思っています」とKnibbs氏は語ります。 「新規採用者が業務に取り組めるよう準備を整えるためには、さらに時間が必要です。 調査によれば、新しい関係を築くプロセスの上で最初の100日が非常に重要な期間となります。 パンデミックによって入社時研修プロセスが滞る事態にはしたくありませんでしたし、私たちは一瞬たりとも立ち止まらなかったと思います」

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