Cómo dar feedback constructivo

Los comentarios de los empleados son una oportunidad para que los gerentesmejoren su desempeño y escuchen a su equipo. A menudo, pensamos en laretroalimentación como una vía de sentido único en la que los gerentes brindanfeedback a sus subordinados directos.

Sin embargo, debemos recordar que la retroalimentación se utiliza mejor cuandoes una vía de doble sentido; es igualmente importante y valioso que losempleados brinden comentarios a los gerentes. Esto es especialmente importantedado que sólo el 29% de los empleados dice que la visión de su líder para el futuro estáalineada con la de la organización, y el 16% de los empleados dice que la visión de su líder nunca o rara vezestá alineada.

Estas estadísticas pueden resultar inquietantes para los profesionales derecursos humanos. ¿Entonces que puedes hacer? Promover una comunicaciónconsistente. Un estudio del MIT encontró que la comunicación era la clave máscrítica para el éxito. Alentar a los empleados a compartir periódicamentecomentarios con los gerentes es una excelente manera de iniciar y continuarconversaciones importantes en el lugar de trabajo.

Este artículo se centrará específicamente en ayudar a los empleados a la horade brindar retroalimentación a los gerentes y por qué el feedback ascendentees importante.

Por qué es importante la retroalimentación ascendente

Los gerentes desempeñan un papel fundamental en la experiencia de losempleados. De hecho,Gallupestima que los gerentes representan el 70% de la variación en las puntuacionesde compromiso de los empleados. Si desean mantener a su fuerza laboralcomprometida y motivada, deben comenzar a responsabilizarse de mantenerse encontacto con sus equipos.

Los gerentes deben alentar a sus subordinados directos a brindar feedbackascendentes de manera regular y celebrar reuniones de seguimiento paraconstruir juntos planes de acción colaborativos. No hacerlo puede resultar enuna falta de compromiso y, peor aún, en una alta rotación. De hecho, más de lamitad de los encuestados citaron a un mal gerente como el principalcontribuyente a una cultura laboral tóxica.

Un beneficio clave de la retroalimentación ascendente es que ayuda a arrojarluz sobre cuestiones “intermedias” que de otro modo los gerentes tal vezignorarían. Por ejemplo, ¿sabías que sólo el 26% de los empleados que dicenestar agotados se lo han contado a su jefe o a RR.HH.?

Si los subordinados directos alertan a los gerentes sobre un posibleagotamiento, pueden tomar medidas en tiempo real antes de que sea demasiadotarde. Ofrecer a los empleados un espacio seguro para ser abiertos y honestoscon su gerente sobre sus desafíos laborales, ya sea a través de reunionesindividuales o encuestas de participación anónimas, resulta fundamental.

Actualmente, hasta el 90% de los trabajadores dicen que es más probable que sequeden en una empresa que acepta comentarios y actúa en base a ellos. Sinembargo, sólo el 12% de los empleados siente que su jefe está haciendo un grantrabajo al solicitar feedback. Es hora de que los gerentes adopten laretroalimentación ascendente como una oportunidad para crecer como líder einvolucrar a su equipo. Después de todo, el 71% de los empleados considera que los comentarios críticos sonútilesy motivadores.

¿Qué tipo de retroalimentación deberías darle a un gerente?

Como todos los demás, los gerentes quieren escuchar comentarios positivossobre su desempeño, pero eso no significa que los empleados no puedancompartir críticas constructivas. Se debe alentar a los empleados a compartirsu feedback directamente con su gerente y deben contar con herramientas yprocesos para hacerlo de manera efectiva. La retroalimentación de losempleados a sus gerentes puede ser de naturaleza informal o formal y no esnecesario que sean mutuamente excluyentes:

Retroalimentación informal: ocurre espontáneamente, en el momento odurante una interacción.

Comentarios formales: planificados y programados sistemáticamente enflujos de trabajo. En general, existen cuatro tipos de comentariosconstructivos:

• Comentarios negativos: comentarios críticos o constructivos sobrecomportamientos anteriores.
• Comentarios positivos: comentarios afirmativos sobre comportamientosanteriores.
• Feed-forward negativo: comentarios críticos o constructivos sobre eldesempeño futuro.
• Feed-forward positivo: comentarios afirmativos sobre el comportamientofuturo.

Si bien los empleados pueden brindar feedback en cualquier momento, a menudoes mejor hacerlo cuando ninguno de los individuos (el empleado o el gerente)está estresado o frustrado. Durante las reuniones individuales, las revisionestrimestrales o durante las reuniones programadas se pueden aprovechar lasoportunidades para brindar comentarios al gerente.

La retroalimentación debe ser:

• Clara:

  bien pensada y comunicada directamente con el gerente.

• Sucinta

  comentarios concisos y directos basados ​​en hechos.

• Específica

  Hay que estar preparado para proporcionar ejemplos y sugerencias demejora.

Cómo dar retroalimentación al gerente

En teoría, dar feedback es fácil, pero en la práctica es mucho másdifícil. Aunque puede resultar difícil proporcionar retroalimentación positivaen este momento, es importante no esperar demasiado. Los comentariosproporcionados mucho después del hecho permitirá que el problema continúe ysignificará menos para el gerente una vez que finalmente se haya dado. Inclusopodría provocar una reacción negativa si no se dijera nada antes.

Para ayudar a que el proceso sea más fácil para los empleados, compartimosvarias prácticas recomendadas para brindar retroalimentación a los gerentes.

• Solicitar más orientación

  Los empleados deben sentirse capacitados para decirle a sus gerentescuándo necesitan más instrucciones. Por ejemplo, si precisas másorientación sobre un proyecto, pero sabes que tu gerente (y tú mismo) odiaque le tomen de la mano. Esta es una forma de abordar esto, mientrasdemuestras que eres proactivo y deseas mejorar tu desempeño:

  Ejemplo:

  “Sé que estás ocupado, pero me ayudaría tener controles más regularescontigo. De esa manera puedo garantizar que estoy en el caminocorrecto. Comprenderé mejor lo que buscas en los proyectos finales,superaré la curva de aprendizaje y luego podré ejecutarlo por mi cuenta”.

  Esto informa a los gerentes de que necesitan brindar más orientación alempleado y que puede haber una brecha de comunicación. Este tipo deretroalimentación ascendente ayudará a los empleados a obtener apoyo ydirección gerencial, al tiempo que mejorará la forma en que se comunicancon sus gerentes en el futuro.

• Ofrecer palabras de agradecimiento

  ¿Tu jefe te reconoce con frecuencia? Si es así, considera devolverle elfavor. Los directivos quieren ser reconocidos tanto como losempleados. Hasta el 53% de los altos directivos (como vicepresidentes ydirectores) y el 42% de los altos directivos quieren más reconocimiento enel lugar de trabajo. Es importante que los empleados brinden a losgerentes comentarios positivos y ofrezcan palabras de agradecimiento. Sideseas agradecer públicamente a tu gerente por apoyarte y reconocer tusesfuerzos, puede decir lo siguiente:

  Ejemplo:

  “Gracias por hacer que sea una prioridad resaltar mi trabajo. Dediquémucho tiempo a preparar ese informe y significó mucho para mí quereconociera mis esfuerzos delante de todos durante su presentación”.

  Esto también le permite al gerente saber que el empleado sesiente inspirado por los elogios y el reconocimiento. Luego, el gerentepuede continuar reconociendo el buen trabajo que está haciendo el empleadoy tal vez incluso invitarlo a más reuniones con la alta dirección.

• Expresar sentimientos de estrés

  Otra situación en la que los empleados deben dar feedback a sus gerenteses cuando se sienten abrumados o con exceso de trabajo. Por ejemplo, si elgerente le asigna otra tarea o proyecto, pero sabe que le llenará tanto elplato que no podrá rendir al máximo, el empleado podría decir losiguiente:

  Ejemplo:

  “Después de pensarlo un poco, creo que asumir este proyecto adicionalobstaculizaría mi desempeño general. Ya estoy dedicando 20 horas porsemana al trabajo con mis clientes y otras 15 horas a la capacitación deventas, lo que deja muy poco tiempo para ayudar en las asociaciones. Mipreocupación es que no tendría suficiente tiempo para dedicarme porcompleto a esta nueva área. ¿Podemos hablar sobre cómo ajustar mi carga detrabajo?”

  Es posible que los gerentes que reciben esta retroalimentación no se dencuenta de cuánto ha asumido su empleado. Es probable que el gerente tengaformas de modificar las expectativas o cambiar de proyecto para garantizarque el empleado pueda rendir al máximo.

• Proporcionar comentarios constructivos

  Si vas a decirle algo constructivo a tu jefe, pregúntale primero si puedesbrindarle tu opinión. Esta es una cortesía común y prepara a tu gerentepara la posibilidad de recibir comentarios negativos. Una vez que aceptenrecibir feedback, comienza un comentario difícil con dosreconocimientos. Presentar primero palabras de agradecimiento ayuda a losgerentes a sentir que tú también estás reconociendo sus esfuerzos.

  Luego, sumérgete en el tema que nos ocupa. No describas lo que harías sifueras el jefe, ni supongas que sabes todo sobre la situación; esto puedehacer que el gerente se ponga a la defensiva. En cambio, algunos coachesde liderazgo, sugieren que formules la retroalimentación en forma depercepciones. Por ejemplo, tu gerente pareció un poco abrasivo y provocóreacciones negativas entre los empleados. Es una línea muy fina que seguirpara tener una conversación de este tipo con tu gerente sin ofenderlo,pero podrías decir algo como:

  Ejemplo:

  "¿Puedo ofrecer algunos comentarios?" [El gerente está de acuerdo.]“Tuviste muy buenas ideas e hiciste un gran trabajo al explicar unanálisis tan extenso. Pero noté que algunas personas en la reunión deventas parecieron desconectadas de inmediato. Desde mi perspectiva, mepregunto si podría ayudar comenzar tu presentación ofreciendo el contextodetrás de por qué están celebrando estas reuniones y reconociendo primerolos logros recientes del equipo, antes de sumergirse en las críticas. Estetipo de enfoque podría resonar mejor en el equipo y recordarles que estásahí para ser una fuente de ayuda”.

  Expresar los comentarios de esta manera ayuda a centrarse en el hecho deque estáis trabajando juntos como un equipo con un enfoque de mentalidadde crecimiento. Recuerda que los gerentes quieren elogios por el trabajoduro tanto como los empleados. Piensa en tus propias experiencias: tesientes menos criticado al recibir críticas equilibradas con elogios. Lomismo ocurre con tu gerente.

• Formular la retroalimentación como una pregunta

  Si está buscando un enfoque diferente al método de reconocimiento primero,intenta formular los comentarios como una pregunta. Empieza por ponerte enel lugar de tu jefe y mostrar empatía. Haz tus comentarios sobre accionesespecíficas. Los gerentes deberían poder abordar el feedback que lebrindas.

  También podría ser útil proponer posibles soluciones. De esta manera,puedes aportar ideas y parecer más proactivo. Por ejemplo, digamos queestás teniendo dificultades para acercarte a tu gerente con respecto a lasreuniones con los clientes. Observas que los clientes no están satisfechoscon el trabajo de tu gerente y deseas brindarles comentarios sobre formasde mejorar. A continuación, se muestra un ejemplo de lo que podrías decir:

  Ejemplo:

  “Sé que es difícil ser objetivo cuando estás entre la maleza. ¿Meresultaría útil realizar un seguimiento y compartir mis observacionesexternas sobre la receptividad del cliente a lo largo delproyecto? Podrías tomar notas que podemos revisar cada semana y hacer unalluvia de ideas sobre cómo seguir perfeccionando el proyecto para que seacada vez mejor”.

  A veces puedes expresar directamente tus comentarios como una preguntapara simplemente abrir la conversación y poner la pelota en el tejado detu mánager. Por ejemplo, si deseas tener una conversación sincera sobre lanecesidad de más apoyo, simplemente puedes preguntar: "¿Crees que tenemossuficientes recursos para alcanzar nuestras metas este año?". Tu gerentete podría brindar su opinión y los dos podéis continuar una conversaciónorgánica. Con el tiempo, podrás ampliar tus comentarios una vez que lehayas dado a tu gerente la oportunidad de compartirlos primero.

Construir una cultura de retroalimentación para tus empleados

El primer paso para construir una cultura de retroalimentación es encontrarformas nuevas e innovadoras de escuchar las preguntas e inquietudes de tusempleados. Deben sentirse cómodos expresando nuevas ideas y perspectivas sintemor a repercusiones o represalias.

Enseña a tus gerentes a utilizar encuestas anónimas, facilitar el diálogoabierto entre sus equipos y actuar en función del feedback de maneraoportuna. Dependiendo de los comentarios de los empleados, esto podríasignificar cualquier cosa, desde implementar procesos más optimizados, agregarmás actividades de formación de equipos o resolver conflictos dentro de undepartamento.