Procesamiento inteligente de documentos
Los documentos son una parte esencial de nuestra vida diaria, tanto en el trabajo como en nuestra vida personal. Confiamos en ellos para comunicarnos, almacenar información y tomar decisiones. Sin embargo, el procesamiento manual de documentos puede llevar mucho tiempo, ser propenso a errores y costoso. Afortunadamente, la tecnología ha venido al rescate con el Procesamiento inteligente de documentos (IDP, de sus siglas en inglés).
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
IDP es un conjunto de tecnologías que automatizan el procesamiento de documentos, aprovechando el poder de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la visión artificial para extraer, interpretar, clasificar y transformar información en datos procesables.
Es una forma de…
- Extraer información
- Categorizar la información
- Liberar esos datos recién clasificados nuevamente en sus procesos comerciales
Una de las ventajas clave del IDP es su capacidad para manejar una amplia variedad de formatos de documentos no estructurados, como imágenes escaneadas, PDF, correos electrónicos y presentaciones.
Esto significa que las organizaciones pueden automatizar el procesamiento de documentos en papel y documentos digitales por igual, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para procesarlos manualmente.
Otra ventaja importante de procesamiento inteligente de documentos es su capacidad para aprender y mejorar con el tiempo. Los algoritmos de IDP se vuelven más precisos y eficientes a medida que el sistema procesa más documentos. El proceso de aprendizaje mejora continuamente la velocidad y precisión general.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
IDP se puede utilizar para automatizar muchos tipos de procesos de gestión de documentos, como los siguientes:
- Incorporación de empleados: el procesamiento inteligente de documentos se encargará de verificar, interpretar y extraer los datos de los documentos que se cargan como parte de un proceso de incorporación de empleados, por lo que nunca tendremos que preocuparnos por verificar manualmente los documentos adjuntos.
- Apertura de cuenta: IDP clasificará los documentos para que los agentes no tengan que perder un tiempo valioso verificando manualmente si se cargaron los documentos correctos como parte de un proceso de apertura de cuenta.
- Gestión de contratos: IDP puede escanear automáticamente los depósitos de contratos para comprender las fechas de finalización, evaluar el riesgo en función del lenguaje utilizado en el contrato, determinar si la empresa cumple con las primas de seguro comprometidas y mucho más.
Así es como funciona: imaginemos una empresa que tiene un proceso que recibe estados financieros de cientos de empresas cada mes y luego necesita actualizar los cálculos de riesgo de cada empresa. Quizás esta empresa ofrece esto como un servicio a los inversores (sus clientes). Lamentablemente, las empresas con las que trabajan no están dispuestas a realizar el trabajo adicional para enviar sus estados financieros en un único formato estándar. En cambio, reciben correos electrónicos de algunos, hojas de Excel de otros y archivos PDF del resto. La empresa necesita encontrar elementos de línea muy específicos en la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general para ejecutar sus cálculos.
IDP puede salvar este problema. A medida que los documentos se envían al IDP, el IDP aprenderá inteligentemente a interpretar los diferentes formatos. No importa si el elemento de línea que se necesita está en una ubicación diferente en cada documento. Este es el problema con las soluciones de OCR de generaciones anteriores. Se basaban en coordenadas exactas para encontrar datos y, por lo tanto, eran muy frágiles. IDP se basa en la inteligencia artificial para aprender e interpretar documentos.
Gracias a IDP, esta empresa ahora puede extraer los datos correctos de múltiples formatos diferentes y luego formatear estos datos como datos estructurados en un nuevo formato que es más valioso para la empresa. Todo esto se puede hacer en solo unos minutos en lugar de las semanas de trabajo manual utilizadas anteriormente.
Los principales beneficios del procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos está ayudando a las industrias, desde la banca hasta la educación superior, a mejorar el control de sus datos. Los analistas de la industria predicen que el mercado de desplazados internos se disparará de $ 1.1 mil millones este año a $ 5.2 mil millones para 2025. ¿Qué beneficios disfrutan más los adoptantes de desplazados internos?
1. Mayor precisión y consistencia de datos: IDP elimina el riesgo de error humano al interpretar documentos manualmente y luego transcribir datos a otros formatos. Reduce la posibilidad de error humano y mejora en gran medida la precisión y consistencia de los datos, lo cual es crucial para la toma de decisiones y la gestión de riesgos efectivas.
En el nivel más básico, es más fácil asegurarse de que todos los documentos estén en orden cuando se almacenan electrónicamente que cuando se almacenan en papel.
2. Productividad mejorada: el procesamiento inteligente de documentos automatiza el proceso manual de revisión de datos no estructurados para extraer información significativa. Esto permite a los empleados participar en un trabajo más valioso que conduce a una mayor productividad y eficiencia. ¿Un beneficio adicional? Mayor satisfacción laboral para los empleados ansiosos por responsabilidades más significativas: un consejo profesional para cultivar una fuerza laboral más comprometida.
3. Satisfacción del cliente mejorada: IDP reduce los tiempos de respuesta en los procesos comerciales de atención al cliente en los que es necesario revisar los documentos del cliente. Esta revisión ahora se puede hacer de forma mucho más rápida y precisa. Esto puede liberar a los empleados para que se concentren en el servicio de guante blanco frente a la entrada de datos. Esto mejora la satisfacción del cliente, así como también aumenta la lealtad y la repetición de negocios.
4. Datos más seguros: configuremos para cumplir con los requisitos de seguridad específicos, asegurando que la información confidencial esté protegida contra el acceso no autorizado. Además de poder interpretar y extraer datos, IDP también puede enmascarar información confidencial como parte de una revisión para que los empleados adicionales no tengan acceso a ciertos campos. Esto es especialmente importante para las organizaciones que manejan información personal confidencial, como la banca o la atención médica.
5. Mayor velocidad y escalabilidad: dado que IDP puede procesar grandes volúmenes de documentos utilizando recursos limitados, es infinitamente escalable. Adapta el crecimiento a nuevos mercados y amplía la cantidad de cuentas que podemos aceptar sin aumentar la plantilla.
6. Ahorro de costes: al automatizar el lento proceso de procesamiento de documentos, el procesamiento inteligente de documentos puede reducir los costes asociados con la entrada manual de datos, como mano de obra, capacitación y equipo. Aún más importante, con la escasez de mano de obra en todo el mundo que afecta a muchas industrias, este proceso puede ser realizado por IA en lugar de un trabajador.
7. Cumplimiento al 100 %: IDP puede mejorar el cumplimiento normativo mediante la creación de procesos comerciales más eficientes y predecibles. Esto proporciona un mejor cumplimiento general de los requisitos reglamentarios.
Los expertos predicen que la cantidad de datos que inundan nuestra organización se duplicará cada 90 días. Las empresas están utilizando el procesamiento inteligente de documentos para adelantarse a la inundación de big data y asegurarse de que estos datos se utilicen de manera inteligente.
IDP abre nuevas formas de buscar los documentos, al hacer un mejor trabajo al clasificar esos documentos al comprender de manera inteligente su contenido.
IDP está revolucionando la forma en que trabajamos con documentos. Al automatizar las pérdidas de tiempo detrás del procesamiento de documentos, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia y precisión, amplificando nuestras decisiones con una nueva fuente de información. Si aún no usas el procesamiento inteligente de documentos, es hora de comenzar a explorar sus muchos beneficios y ver cómo puedes ayudar a tu organización a optimizar los procesos relacionados con documentos.