不採用メールの例文と書き方｜人事が押さえるべきマナーと注意点

そのまま使える不採用通知メールの基本テンプレート

採用結果を知らせるメールでは、応募者への敬意と企業としての誠実な姿勢を示すことが大切です。以下は、幅広い場面で活用できる不採用通知メールの基本テンプレートです。

＜不採用通知メールの基本テンプレート＞
件名：【選考結果のご連絡】〇〇職採用について（株式会社〇〇）

〇〇　〇〇様
この度は弊社の採用選考へご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添いかねる結果となりました。

今回お預かりした履歴書等の個人情報につきましては、弊社規定に基づき、責任を持って適切に破棄・消去させていただきます。

ご多忙の中、ご応募いただきましたことに深く感謝申し上げるとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△
メール：xxx@xxx.co.jp
電話：03-xxxx-xxxx
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押さえるべき6つの構成要素（件名〜署名）

不採用メールを作成する際は、応募者が不安を抱かないよう、簡潔で誠実な文章構成を心がけましょう。以下の6つの構成要素を押さえることが大切です。

1.件名
採用結果を伝えるメールであることがすぐにわかる明確な件名を設定します。「採用選考結果のご連絡」「面接結果について」などが適切です。

2.挨拶
ビジネスメールでは時候の挨拶は不要です。応募への感謝を簡潔に伝えます。

3.選考結果
不採用の旨を丁寧に伝え、応募者に配慮した一文を添えましょう。

4.応募書類の扱い
個人情報保護の観点から、破棄・返送の方針を明記してください。

5.結び（御礼）
応募者の今後の活躍を願う一言で締めくくります。

6.署名
会社名・部署名・担当者名・連絡先を記載し、問い合わせ先を明示します。

選考段階別の不採用通知メール例文

ここでは、選考段階ごとの不採用通知メール例文を紹介します。いずれも件名・署名を除いた本文部分を掲載しています。

書類選考後の例文（書類返却あり／なし）

書類選考後の不採用通知は簡潔にまとめても問題ありません。書類返却の有無に応じて、下記の例文を使い分けてください。

＜書類返却なしの場合（本文）＞
〇〇　〇〇様

この度は弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に書類選考を進めた結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

お預かりした応募書類は、弊社の個人情報保護方針に則り責任をもって破棄いたします。

略儀ながらメールにてご連絡申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

＜書類返却ありの場合（本文）＞
〇〇　〇〇様

この度は弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に添えず恐縮ではございますが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

お預かりした応募書類は、履歴書に記載のご住所へ郵送にて返却いたします。

メールでのご連絡となり恐縮ですが、ご応募いただきましたことにあらためて御礼申し上げます。
〇〇様の今後のご健勝とご発展を心よりお祈り申し上げます。

面接後の例文

面接後の結果連絡は応募者にとって気掛かりなものです。来社やオンライン面接に時間を割いてくれたことへの感謝を、まず丁寧に伝えましょう。

＜面接後の例文＞
〇〇　〇〇様

先日はご多忙の中、面接にご参加いただき誠にありがとうございました。

社内で慎重に選考を進めた結果、誠に残念ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり心苦しく存じます。

ご提出いただいた応募書類は、弊社にて責任をもって破棄いたします。

今後のご健闘とさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

アルバイト・パート応募への例文

アルバイト・パート採用では簡潔かつ丁寧な文面で問題ありませんが、礼儀を欠いた表現は避けるべきです。以下の例文は書類選考・面接いずれの結果通知にも応用できます。面接を実施した場合は、冒頭に面接参加への感謝を追加するとよいでしょう。

＜アルバイト・パート応募への例文＞
〇〇　〇〇様

この度は弊社求人へご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

なお、応募書類は弊社にて責任をもって破棄いたします。

ご応募いただきましたことに深く感謝申し上げるとともに、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

送る前にチェックしたい3つの注意点

メールは一度送信すると取り消すことが難しく、わずかな不注意が信頼の低下や思わぬトラブルにつながりかねません。ここでは、送信前に必ず確認しておきたい3つのポイントを解説します。

送信タイミングと不採用理由を聞かれたときの対応

不採用通知は、選考が終わり次第できるだけ速やかに送ることが基本です。なぜなら、応募者の多くは複数社の選考を同時に進めているため、連絡が遅れると就職活動全体の判断に支障をきたし、企業への印象にも影響するからです。

ただし、結果を即日や翌日など極端に早く伝えると、十分に検討していない印象を与える可能性もあるため、数日程度の検討期間を設けたうえで通知するのが望ましいでしょう。

なお、不採用理由を尋ねられた場合でも、詳細な説明は一般的に行いません。評価基準の誤解やトラブルを避けるため、「総合的に判断した結果です」と簡潔に伝える程度にとどめるのが無難です。不採用理由について回答する際は、公平性やリスク管理の観点からも慎重に対応しましょう。

誤送信・個人情報トラブルを防ぐ確認フロー

採用業務では、氏名の誤記やCC・BCCの設定ミス、添付ファイルの誤送付は、情報漏洩をはじめとする個人情報トラブルに直結します。不採用通知は応募者の心情に配慮が必要なため、送信前に必ずダブルチェックしてください。

具体的には、以下の項目をチェックリスト化しておくと効果的です。

【送信前に確認すべき基本項目】

• 応募者の氏名が正確に記載されているか
• 宛先のメールアドレスが間違っていないか
• 文面に記載した選考結果が実際の合否判定と一致しているか
• 不要なファイルが添付されていないか、添付する場合は正しいデータか　など

避けたいNG表現と言い換え例

不採用通知を作成する際は、応募者の受け止め方に十分配慮し、誤解や不快感につながる表現を避けることが重要です。「能力不足」や「他の候補者の方が優れていた」といった断定的・比較的な言い回しは、人格や能力を否定する印象を与えかねません。「総合的に判断した結果」など、理由を特定しない客観的な表現へ置き換えることで、応募者への敬意を損なわずに結果を伝えられます。

なお、不採用通知の目的は選考結果を明確に知らせることであり、時候の挨拶は不要です。応募への感謝を簡潔に述べたうえで、丁寧に結果を伝える構成を心がけましょう。客観的かつ丁寧なトーンを徹底し、選考結果と書類の取り扱いなど必要な情報を過不足なく伝えることが大切です。

不採用通知を"次の採用"につなげるフォローアップ

不採用通知は単なる結果連絡ではなく、応募者体験（候補者体験）に大きく影響する重要な接点です。丁寧な対応は企業への信頼を高め、口コミやSNSでの評価にも影響します。さらに、不採用であっても応募者との接点が完全に失われるわけではなく、将来の再応募や知人への紹介につながる可能性もあります。

反対に、対応が雑であれば悪い評判が広がり、企業の採用ブランディングの低下を招きます。不採用通知も採用ブランディングの一環と捉え、誠実な対応姿勢を提示し、候補者体験（CX）を向上させることが、将来的な再応募やリファラル（知人紹介）の獲得といった結果に繋がります。

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まとめ

不採用通知メールは、応募者への敬意や企業の誠実さを示す重要なプロセスです。件名から署名まで基本構成を押さえ、簡潔で丁寧な文面を用いれば、応募者に不安を与えず結果を伝えられます。

あわせて、誤送信の防止や個人情報の適切な管理など、送信前の確認も忘れずに行いましょう。誤送信防止や個人情報管理といった細やかな対応は企業イメージの向上につながり、今後の採用活動にもポジティブな影響をもたらします。

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