転職時の退職の流れ｜円満退職するための退職交渉のコツを解説

退職することを会社に伝えてから、次の職場へ入社するまでにはだいたい1～2ヵ月程度の日数が必要です。そして、その間には退職交渉や引き継ぎ、また取引先への挨拶などやるべきことがたくさんあります。

ここでは、退職までの準備をスムーズに進めるために押さえておきたいポイントを紹介していきます。

退職するまでの大まかな流れ

退職届はどのように書く？

では次に、退職届の書き方を簡単に説明します。

1. 書面の冒頭に「退職届」と記載する
2. 書き出しの最初に、「私事」「私議」の文言を書面の一番下に書く
3. 次の行には「一身上の都合により」と簡単に退職理由を述べる
4. その下には退職年月日を正確に記載する
5. 退職届の提出日を届出日として記載する
6. 署名の前に部署名を正確に記し、署名の後ろに捺印する
7. 最後の宛名は会社の代表者とし、会社名から最後の敬称まで正確に書く

会社と退職交渉をするときの注意点

会社に退職意思を示すとき、ただ単に意思表示をするだけではなく正確な退職日を交渉する必要もあるでしょう。こちらでは、意思表示から交渉までに注意したいポイントについて挙げていきます。

意思表示のタイミングは就業規則にのっとる

民法によると、退職の意思表示は退職日の14日前とされていますが、会社の就業規則では「1ヵ月前まで」などと記載されている場合があります。退職意思を伝えるときは、この就業規則の内容を遵守して、退職希望日から逆算して日にちを設定しましょう。

事前に同僚などに相談するのは避ける

退職を考えているとき、つい身近な同僚などに相談したくなりますが、それは避けましょう。なぜなら、相談した同僚から情報が洩れて職場が混乱するだけではなく、自分が上司に意思表示をする前に上司の耳に入ってしまい、心象を悪くしてしまうことにもなりかねないためです。退職の意思を伝えるのは、必ず直属の上司からとするのが鉄則です。

直属の上司に都合の良い時間を聞く

退職交渉はじっくりと時間をかけて行いましょう。そのため、早く退職の意思を直属の上司に伝えたいからといって、自分の手が空いた時間にいきなり話を持ちかけてはいけません。できれば朝一番に上司の都合のいい時間を聞き、長めの時間をとってもらえるようにしましょう。

退職意思ははっきりと伝える

最近では、上司から引き留められるケースも増えてきました。
退職意思を伝えるときは、自分の意思を固めてから「相談」ではなく「報告」する心積もりで臨んでください。退職の希望時期も含めて、はっきりと伝えるようにするのがいいでしょう。ここで退職を決めた旨をしっかり伝えておかなければ、直属の上司から上層部への伝達が遅れ、転職先への入社予定日を逃してしまうことにもなりかねません。

業務引き継ぎはしっかりと計画を立てる

問題なくスムーズに退職日を迎えるためには、自分が担当している業務の引き継ぎをきちんと終わらせておくことも大切です。自分が抜けることで業務に支障が出たり、また退職後にも問い合わせの連絡が来たりなどの事態を避けるために、引き継ぎのポイントをつかんで漏れのないように行いましょう。

では、引き継ぎの際に気を付けておきたいポイントについて見ていきましょう。

1. どこまで引き継ぎを行うのかを決めておく

   業務の引き継ぎは、退職日までに終了しておくに越したことはありません。しかし、引き継ぎ量が膨大であるなど、すべて引き継ぎできないこともあるでしょう。そのようなときは、引き継ぎ事項の優先順位を決めた上で一定のところで引き継ぎの区切りをつけて、そこまでの引き継ぎをしっかり行うのが良いでしょう。

2. 引き継ぎスケジュールを立てる

   引き継ぎ事項の優先順位を決めたら、退職日までにどのような形で引き継ぐかのスケジュールを立てます。特に自分の通常業務とも並行しなければなりませんから、その業務量との兼ね合いを見て計画的に引き継ぎを進められるようにしましょう。そして引き継ぎ終了予定日を退職日の2～3日前くらいにしておけば、多少スケジュールが前後しても大きな弊害は起きにくくなります。

3. 引き継ぎ書を作る

   引き継ぎ業務に関しては、業務の要点や流れをまとめた引き継ぎ書を作り、それを見ながら実際に業務を進めていくのがいいでしょう。また、自分の業務を引き継ぐのは、必ずしも後任者1人ではなく複数の人が分担する場合もあります。そのようなときには、担当者全員で引き継ぎ書の内容を共有しながら業務を進めていくことができるのです。そして引き継ぎ書には、以下のような内容を網羅しておくと良いでしょう。

   ・業務の目的
   ・取引先情報（独自ルール含む）、連絡先
   ・業務の大まかな流れ
   ・トラブル対処法
   ・段階ごとの細かな手順
   ・各種書類の保管場所
   ・顧客情報、連絡先
   ・社内担当者

   など

取引先への挨拶も抜かりなく

退職日の2週間前くらいには、基本的には後任者と一緒にこれまでお世話になった取引先各所に挨拶回りをします。自己都合で担当を外れてしまうわけですから、誠意を持った対応をした上で、後任者や会社との関係を取り持つような挨拶の言葉を選びましょう。

たとえば、挨拶の際にはこのようなことに気を付けてください。

1. 退職理由は会社への印象を考えて

   取引先から退職理由を尋ねられたときに言葉を濁してしまうと、社内事情によって退職を余儀なくされたのかと勘繰られてしまう場合があり、会社への心象に影響を与えてしまいます。また、このときに会社での条件を引き合いに出すのも、会社をおとしめることにつながるため避けた方がいいでしょう。退職の理由が転職であれば、自分が次のステージに進みたいと思っている旨の前向きな理由を伝えるようにします。

2. 今後の縁も想定させるような言葉を選ぶ

   たとえば転職先が同業である場合には、転職してからも取引先と縁がある可能性は出てきます。挨拶をするときには、転職先でもご縁があるかもしれないといった言葉を選んで、今後につなげるような余韻を残すと、今後の縁を想定することができて取引先の心証もよくなるでしょう。

3. メールで挨拶状を送る

   遠方で直接挨拶に出向けないような取引先には、差し支えがなければメールで挨拶状を送ってもいいでしょう。挨拶状を作成するときは、時候の挨拶から始まって退職日・勤続年数を記載したうえで、これまでのお礼に加えて退職後の前向きな展望、後任者の氏名・会社へのさらなる支援のお願いなどを記載します。こちらも、今後につながるような一文を入れるようにしましょう。

コンサルタント 大塚陽介

アデコ入社後、新卒者や第二新卒者向けの就職支援サービスを担当。2010年から2014年まで大阪や福岡において転職を希望される方を対象にキャリアコンサルティングを経験。2014年よりプロフェッショナルエンジニア本部の大阪支部に配属。現在は主に関西地区でのエンジニアの転職支援を担当している。