Aprovecha tu smartphone para ser más productivo

Es la década de 2020 y, para la mayoría de nosotros, nuestros smartphones controlan todos los aspectos de nuestras vidas. El dispositivo contiene todo, desde nuestras cuentas de redes sociales hasta nuestro registro de actividad física y nuestros correos electrónicos. Es la tecnología que puede mejorar la productividad y que ninguno de nosotros podría haber imaginado hace 40 años.

Sí, existen innumerables aplicaciones, widgets y maravillas que rastrean nuestro flujo de trabajo y administración del tiempo. Pero, y seamos realmente honestos, normalmente no usamos nuestro teléfono inteligente para estas tareas.

Lo más probable es que pasemos más tiempo frente a la pantalla viendo Reels o TikToks de gatos adorables y enviando mensajes en vivo a nuestros contactos de WhatsApp. Todos lo hacemos. Entonces, ¿qué pasaría si cambiáramos la forma en que usamos nuestro dispositivo? 

Una investigación de la Universidad de San Diego revela que ser más consciente del uso del smartphone nos hace aumentar la productividad y conduce a una sensación de "satisfacción con el logro". Para ponerlo en términos simples, cuando tenemos el control del uso de nuestro teléfono inteligente, no solo haremos más cosas, sino que también seremos más felices al sentirnos más productivos.

Apps para mejorar la productividad

Un uso adecuado de la tecnología nos permitirá ser más eficientes. A través de nuestro teléfono inteligente podemos sacar adelante un buen número de tareas relacionadas con el trabajo y aumentar nuestro ritmo productivo.

Existen muchas apps para mejorar la productividad con nuestro smartphone. Han sido desarrolladas para que podamos automatizar y gestionar un sinfín de tareas. Ello, a su vez, nos permitirá administrar mejor nuestro tiempo y nuestro trabajo.

Trello

Trello es una herramienta de colaboración popular, simple y fácil de usar que nos permite organizar proyectos y equipos, y todo lo relacionado con ellos a través de tableros. Con Trello, podemos encontrar y gestionar todo tipo de información: 

• ¿En qué se está trabajando?
• ¿Quién está trabajando en qué? 
• Qué progreso está teniendo el proyecto

Trello emplea tableros, tarjetas y listas para la gestión de proyectos. Las subtareas dentro de una tarjeta se pueden hacer con listas de verificación. Las tareas se pueden asignar a varios miembros, por lo que serán notificados de cualquier cambio de tarjeta. Las tareas pueden tener plazos incluidos. Un registro de actividades mantiene al equipo actualizado.

La inclusión de archivos adjuntos permite la organización eficiente de los recursos. Su automatización incorporada, Butler, reduce la cantidad de tareas tediosas al aprovechar el poder de la automatización.

Google Keep

Google Keep es la versión de Google de una aplicación para tomar notas y mejorar tu productividad. Pero ofrece más que listas de verificación básicas o la posibilidad de tomar pensamientos rápidos en un momento de inspiración.

Por un lado, dado que está hecho por Google, se sincroniza automáticamente con Google Drive. Esto nos permite acceder desde cualquier dispositivo donde usemos nuestra cuenta de Google, ya sea un ordenador, nuestro teléfono o la tablet. De esa manera, no tendremos que buscar en nuestras distintas cuentas o dispositivos para encontrar la nota correcta.

• Google Keep permite a los usuarios registrar notas de texto sin formato y organizarlas, editarlas o compartirlas con otros mediante un conjunto de herramientas de colaboración.
• También puede usar Google Keep para crear notas de voz o establecer recordatorios basados en la hora y la ubicación.
• Google Keep le permite conectarse y sincronizar sus notas con otros programas de Google Workspace, como Google Docs y Google Calendar.

Flynow

Nos encontramos ante una app ideal para quienes están buscando mejorar la productividad. En este sentido, Flynow nos permite gestionar tareas, hábitos y objetivos. Esta app se vale de la gamificación para estimular a los usuarios a la hora de afrontar sus actividades. Flynow destaca entre las apps para mejorar la productividad porque:

• Permite usar estadísticas para que el usuario pueda obtener feedbacks sobre su trabajo.
• Usa el método Triad of Time para la gestión del tiempo y las tareas.
• La gestión de objetivos y metas se basa en plantillas SMART.
• Crea hábitos usando Habit Loop.
• Gráfico de evolución semanal.
• Informes Semanales, Mensuales y Anuales.

Google Tasks

Google Tasks es una de las listas de tareas pendientes más populares gracias en parte a su simplicidad. No siempre se necesita un sistema completo de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de nuestro trabajo. 

A veces, cuanto más simple es preferible para mejorar la productividad. Probablemente ayude, por supuesto, que Google Tasks esté integrado en Gmail y Google Calendar. Se puede:

• Agregar tareas.
• Agregar correos electrónicos de Gmail a nuestra lista de tareas pendientes.
• Organizar las tareas de Google con listas y crear subtareas mediante arrastre y suelte.
• Google Tasks puede notificarnos cuándo vencen las tareas, aún sin abrir Gmail.
• Mover tareas entre aplicaciones.
• Crear tareas desde otras aplicaciones.
• Automatizar las tareas de correo electrónico.

Cómo usar nuestro smartphone para ser más productivos

Las apps para mejorar la productividad están muy bien y nos son de gran ayuda. Sin embargo, para ser más productivos también es importante que sepamos gestionar el modo en que usamos nuestro teléfono inteligente. Si bien no cambiaremos nuestros hábitos de la noche a la mañana, vale la pena probar algunas tácticas comunes. Echemos un vistazo a algunos de los enfoques más simples que podemos usar para reducir el uso de nuestro smartphone.

Toma conciencia de cuándo y por qué usas el móvil 

Una vez que estemos al tanto de lo que nos impulsa a usar nuestro teléfono inteligente, podemos reemplazarlo con otro hábito. Por ejemplo, si tendemos a utilizar nuestro smartphone cuando estamos aburridos con el trabajo, reemplacemos ese gesto con un paseo rápido hasta la máquina del café y tomemos una bebida caliente. Tratemos de hacer esto siempre que sea posible. 

Usa aplicaciones para monitorear el uso de tu teléfono inteligente

¿Sabemos con qué frecuencia usamos el smartphone? ¿Hemos probado a contar esos segundos, minutos y horas desperdiciados? Si nos hemos convertido en un usuario crónico, hay apps que nos pueden ayudar a descubrir cómo usamos el móvil. Estas aplicaciones nos brindan un informe detallado de cuánto tiempo pasamos en nuestro teléfono y también qué aplicaciones usamos con más frecuencia. Nos daremos cuenta del tiempo que perdemos para mejorar la productividad. 

Elige momentos para pasar períodos "sin teléfonos inteligentes"

Te despiertas y revisas tu teléfono inteligente. Desayunas y revisas los correos electrónicos. Estás trabajando y tomas tu dispositivo para revisar Instagram. Si los breaks del móvil marcan cada una de tus horas de vigilia, debes cambiar de rumbo. ¿Por qué no programar un tiempo libre de smartphone al día? Elige horas que sean realistas para esa rutina. 

Por ejemplo, puedes elegir no revisar tu dispositivo entre las 10 a. m. y la 1 p. m. mientras estás trabajando. Puedes ver cualquier correo electrónico en tu pc, por lo que no debería obstaculizar tu trabajo. En cambio, esto se traduciría en que pasarías la mañana centrado en el flujo de trabajo y en mejorar la productividad. 

Los teléfonos inteligentes pueden ser herramientas maravillosas, pero también pueden obstaculizar nuestra productividad. No importa cuánto usemos nuestro dispositivo, siempre podemos comenzar a buscar formas simples de reducir el consumo. Esa elección podría ayudarnos a mejorar la productividad.