Beneficios de la comunicación entre equipos

La buena colaboración y comunicación entre equipos son los objetivos finales de toda empresa. Con el florecimiento del trabajo remoto, hacemos frente a más desafíos, ya que no compartimos las oficinas con nuestros compañeros de equipo. La interacción efectiva entre los empleados y los diferentes departamentos es más crítica que nunca. Establecer la colaboración multifuncional es crucial para fomentar enfoques innovadores y beneficiarse del conjunto diverso de habilidades de los trabajadores.

Qué es la comunicación entre equipos

La comunicación entre equipos significa que diferentes equipos colaboran en proyectos conjuntos o tienen el mismo objetivo. Cuando se organiza de forma correcta, este tipo de colaboración conduce a soluciones innovadoras, ya que personas de diversos dominios de especialización reúnen sus conocimientos y experiencia.

La comunicación entre equipos se da, principalmente, entre equipos multifuncionales. Un equipo interfuncional está compuesto por personas con diferentes conocimientos que trabajan hacia un objetivo común. Puede incluir individuos de distintos departamentos, pero los miembros también pueden provenir de fuera de la organización: clientes clave, proveedores, etc.

Por qué se necesita la comunicación entre equipos

Como enfatizó una vez Steve Jobs: “Una persona nunca hace grandes cosas en el mundo empresarial. Los hace un equipo de personas” . Con esto mente, son muchos los trabajadores involucrados en el desarrollo de un producto o servicio.

Por ejemplo, si nuestra empresa está desarrollando una aplicación, entonces los departamentos de marketing, ventas, diseño e IT deberían trabajar juntos, porque cada departamento influye significativamente en el éxito de la aplicación en el mercado. Su colaboración es la clave para un lanzamiento de éxito, ya que cada departamento tiene un papel vital para hacer las cosas de la manera correcta.

Por el contrario, imagina que los desarrolladores crean una aplicación sin consultar a los diseñadores de UI/UX o al equipo de marketing y realizar una investigación exhaustiva del mercado y de la competencia. Es probable que las aplicaciones centradas únicamente en la funcionalidad sin considerar la importancia de la experiencia del usuario fracasen, sin importar lo buenas que sean.

Después de todo, hoy en día, no ser fácil de usar es inaceptable. Además, sin investigación de mercado y de la competencia, la empresa correría el riesgo de lanzar un producto que nadie quiere.

Ventajas de practicar la comunicación entre equipos

Un equipo interdisciplinario que se comunica con frecuencia tiene ventajas concretas: mayor productividad del equipo, entrega rápida de soluciones, mayor compromiso de los empleados y espíritu de equipo, mejores habilidades de comunicación y de gestión y facilidad para la resolución de problemas. 

1. Aumento de la productividad del equipo

Una de las mayores fortalezas de la comunicación entre equipos multifuncionales es que las personas implicadas comparten sus mejores prácticas, ideas y conocimientos. Las diferentes perspectivas a menudo conducen a grandes ideas, innovaciones y una mayor productividad. 

2. Entrega rápida

Los equipos multifuncionales tienen diferentes conjuntos de habilidades, lo que les permite ofrecer soluciones rápidamente. Tener equipos más productivos que puedan proporcionar cosas rápidamente sin disminuir la calidad de la solución final es muy beneficioso para todo tipo de negocios. Y hacer que estos equipos se comuniquen regularmente solo puede acelerar los procesos sin poner en peligro su calidad.

3. Mayor compromiso de los empleados y espíritu de equipo

Según un informe de Gallup, el compromiso de los empleados es bastante bajo de por sí. Solo el 20% de los empleados están comprometidos en el trabajo. Esta desconexión crea un lastre para la productividad, la innovación y el cambio organizacional. 

Los empleados que solían realizar trabajos multifuncionales se elevan por encima de sus intereses personales y cooperan con sus colegas para lograr los objetivos de la organización. Están más comprometidos que aquellos que trabajan solo con personas de su departamento.

4. Habilidades de comunicación interna mejoradas

La comunicación clara, frecuente y concisa es vital al interactuar con personas de diferentes nichos. Los miembros de equipos multifuncionales pueden repasar sus habilidades de comunicación, discutir problemas con otros expertos y aprender de ellos.

Las habilidades de comunicación son una de las habilidades blandas más demandadas, y ser parte de un equipo multifuncional es una experiencia valiosa que podría ayudarte a mejorar estas habilidades.

5. Mejores habilidades de gestión

Ser un miembro diverso del equipo juega un papel muy importante en el desarrollo de las habilidades de gestión. Varios profesionales trabajando juntos aprenden sobre flexibilidad y comunicación efectiva, lo que les ayuda a mejorar la forma en que se enfrentan a posibles desafíos. 

6. Mejor resolución de problemas

Los expertos de diferentes orígenes pueden brindar una nueva perspectiva y mejorar la resolución de problemas. Tal vez ni siquiera podamos ver un problema potencial, pero nuestros compañeros de equipo sí pueden. Los equipos de IT y diseño, por ejemplo, a menudo tienen diferentes perspectivas, pero juntos pueden generar grandes ideas y mejorar la funcionalidad de la aplicación.

Desafíos de la comunicación entre equipos

De acuerdo con la investigación de Harvard Business Review, los equipos multifuncionales a menudo fallan porque sus organizaciones carecen de un enfoque sistemático para el trabajo. Especifican que estos equipos a menudo se ven perjudicados por una dirección poco clara, falta de rendición de cuentas, objetivos que carecen de especificidad y fallos de las organizaciones para priorizar proyectos multifuncionales.

Destaquemos otros factores que podrían conducir a un fallo en la comunicación entre funciones:

1. Mala comunicación en general

Dado que los equipos multifuncionales requieren una comunicación de calidad entre departamentos, pueden surgir problemas de comunicación. Por ejemplo, los expertos a menudo usan jerga profesional cuando se comunican. Eso podría ser problemático y puede dar lugar a malentendidos.

La comunicación entre varios departamentos también podría ser deficiente debido a la falta de herramientas de comunicación adecuadas. La comunicación debe ser centralizada, clara y oportuna. Es recomendable tener reuniones multifuncionales frecuentes para verificar los objetivos e hitos del proyecto.

2. Prioridades desalineadas entre departamentos

Los expertos de diferentes áreas deben trabajar juntos en un objetivo común, no poner los objetivos de su departamento por encima del trabajo multifuncional. Si trabajas en múltiples proyectos, debes dedicar tu tiempo y esfuerzo a cada uno de ellos. Cuando dos o más equipos colaboran en una iniciativa, los líderes de los equipos deben reunirse y discutir su visión y estrategia para lograr los objetivos del equipo multifuncional.

3. Sin conexión entre los miembros del equipo

La comunicación con varios equipos puede ser muy diferente de la que se da entre colegas, con quienes probablemente se comparte todo el horario de la jornada laboral. Si los miembros del equipo no se conocen y provienen del mismo equipo multifuncional, se sienten desconectados. Eso podría afectar significativamente su colaboración.

Sin embargo, un equipo multifuncional puede mejorar la conexión entre sus miembros realizando reuniones frecuentes. También es una excelente idea organizar una actividad después del trabajo para que el equipo se vincule. 

Cómo mejorar la comunicación entre equipos

Una buena comunicación entre los miembros del equipo multifuncional es vital para completar con éxito cualquier proyecto. Hay muchas formas de impulsar la cooperación interfuncional:

1. Formar el equipo con atención

Es crucial elegir a los miembros del equipo en función de las habilidades necesarias para el proyecto y su capacidad para trabajar como parte del grupo. El equipo multidisciplinario de éxito está formado por hacedores y organizadores.

También hay que elegir cuidadosamente un líder de equipo. Se debe seleccionar a alguien que se sienta cómodo asignando tareas a personas con más experiencia, ya que los equipos multifuncionales suelen tener funciones de gestión dentro de sus departamentos.

2. Incorporar tecnología

Los equipos pueden comunicarse de manera más efectiva sin perder el tiempo con correos electrónicos o llamadas. Por lo tanto, muchas empresas utilizan aplicaciones de mensajería empresarial para comunicarse de manera productiva y mitigar el riesgo de no darse cuenta de los correos electrónicos urgentes.

Probablemente la aplicación más conocida sea Slack, pero hay muchas alternativas disponibles. Pumble es la mejor alternativa a Slack, ya que reemplaza el correo electrónico y permite colaborar con los compañeros de manera más eficiente, ofreciendo usuarios ilimitados, historial de mensajes y un plan gratuito ilimitado. 

3. Convocar reuniones regulares de verificación

Es necesario organizar reuniones regulares con agendas claras y consistentes para mantener un proyecto en marcha y mejorar la comunicación entre equipos. La agenda debe incluir actualizaciones del proyecto, inquietudes de los miembros del equipo, evaluación de lo que ya se ha hecho y planes para los próximos pasos.