Claves para gestionar eficazmente tu tiempo. ¿Conoces tus prioridades?

Hoy en día es habitual tener la percepción de que nos falta tiempo, lo que genera en muchas ocasiones un gran malestar emocional. Un factor que contribuye a incrementar esta sensación lo proporciona el hecho de recibir diariamente muchos estímulos dentro de un mundo en el que cada vez se nos plantean más retos que afrontar. En consecuencia y muy a menudo, sentimos que no somos capaces de poder abarcar todo lo que nos gustaría llevar a cabo.

Aparentemente la solución parece estar clara: si aprendemos a gestionar mejor nuestro tiempo lograremos más metas, y esto nos hará sentir un mayor bienestar. Pero, en muchas ocasiones, lo que se acaba produciendo es una sensación de frustración. Para evitarlo, te recomiendo realizar un proceso de reflexión, y para ello, te sugiero algunas preguntas que puedes comenzar a plantearte y aplicar tanto a tu ámbito personal como profesional: 

¿Qué es importante para mí? ¿Cuáles son mis prioridades? 
¿Qué aspectos están quitando tiempo y energía a mis objetivos principales?
¿Necesito poner límites en algún área o a alguna persona?
¿Qué puedo delegar o en qué área necesito pedir ayuda?
¿He detectado alguna excusa con la que estoy justificando no poner en marcha alguna acción?
¿Tengo miedo a fracasar en algún proyecto?

Realizando una revisión de tu situación actual será mucho más sencillo establecer un plan de acción en el que puedas mantener el foco en lo que es verdaderamente importante.

Una vez definida la dirección, como siguiente paso te animo a que implementes las siguientes propuestas para que puedas observar si con estas sugerencias observas cambios positivos en tu manera de gestionar el tiempo:  

1. Identifica qué tareas priorizar: Para la gestión de tareas de mayor complejidad, hacer uso de la matriz de Eisenhower es un gran acierto, ya que puedes distinguir las situaciones que deben resolverse lo antes posible y las que pueden posponerse, delegarse o, incluso, eliminarse de la lista de tareas pendientes. Esta herramienta, sin duda, facilita jerarquizar las cargas de trabajo para manejarlas mejor.
   
   
2. Evita postergar tareas de corta duración: David Allen, experto en productividad y eficacia personal, recomienda no postergar aquellas acciones que puedan llevarte 2 minutos o menos. Sobrecargar tu mente de tareas pendientes puede generarte más estrés que si decidides atenderlas en el momento.
   
   
3. Cuida el lugar de trabajo: Manteniendo el espacio ordenado y en las condiciones adecuadas podemos contribuir a nuestro rendimiento sin dispersar nuestro foco.
   
   
4. Reduce las distracciones: Evita perder la atención. Es mucho más saludable para la mente realizar descansos de calidad en vez de atender estímulos de forma intermitente.
   
   
5. Planifica y programa: Determina las acciones que deseas llevar a cabo asignando bloques de tiempo en función de la duración estimada de cada tarea. Según la Ley de Parkinson, muchas veces dedicamos un exceso de tiempo a la consecución de un objetivo que podría realizarse en un tiempo menor. Si no delimitas el tiempo que deseas invertir es posible que no estés optimizando adecuadamente tus recursos.
   
   
6. Segmenta en acciones concretas: Desglosa tareas completas en acciones pequeñas y sencillas que puedas abordar con una menor sensación de esfuerzo. También puedes elaborar listas que te aporten claridad y vacíen tu mente de tareas pendientes. Además, poder plasmar esta información y visualizarla de forma global también puede aportarte nuevas ideas que optimicen tu plan de acción.
   
   
7. Focaliza tu atención: Céntrate en una sola tarea para que puedas lograr una concentración y rendimiento óptimo ya que, en ocasiones, llevar a cabo muchas acciones a la vez puede ser contraproducente.
   
   
8. Incluye metas intermedias: En ocasiones se llevan a cabo proyectos que tienen una fecha de entrega alejada en el tiempo y para evitar una mala organización puedes medir tu progreso estableciendo “checkpoints” o metas intermedias. De esta forma, podrás evaluar si estás alcanzando los objetivos propuestos y así detectar si puedes finalizar la tarea en el tiempo marcado inicialmente o necesitas realizar alguna modificación para poder cumplir el plazo.
   
   
9. Establece periodos de descanso: Está demostrado que aumentan nuestra productividad, ya que podemos retomar las acciones que estábamos realizando con una mayor claridad y capacidad de atención. La Técnica Pomodoro consiste en trabajar en bloques de 25 minutos con breves descansos (3-5 minutos). Después de cuatro bloques toma un descanso más largo (20-30 minutos) y observa de qué forma retomas el trabajo que estabas realizando.
   
   
10. Observa los resultados obtenidos: ¿Has alcanzado tu objetivo en el tiempo planificado? Si no es así, puedes contestar de nuevo las preguntas mencionadas al principio y así valorar qué cambios sería necesario realizar.

Como conclusión, podemos afirmar que resulta eficaz y rentable dedicar el tiempo necesario para establecer tus prioridades, y después experimentar con las técnicas más acordes a esas prioridades hasta alcanzar los resultados deseados.  Por otro lado, no olvides que a todas las personas no les sirven las mismas estrategias; por eso es vital encontrar las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades. 

Albert Einstein decía: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. Si pones en práctica esta sugerencia, comprobarás lo aconsejable que resulta no transitar por los caminos habituales para obtener beneficios sorprendentes e inesperados.