Cómo comprobar las horas de trabajo de los empleados

Hacer un seguimiento de las horas de trabajo no se trata de contar horas por contar cuando se está aburrido. Se trata de responsabilidad, de ahorrar dinero y de recopilar datos medibles para futuras decisiones comerciales y de programación.

Cada horario de empleados bien planificado comienza sobre la base de datos históricos precisos. Eso proviene del seguimiento del tiempo. La facturación precisa del cliente y las estimaciones del proyecto provienen del seguimiento y gestión del tiempo. Incluso la moral de los empleados se ve afectada por el hecho de llevar un registro de las horas trabajadas; nada crea más división que las personas que reciben el mismo salario por trabajar menos.

Luego está el tema del robo de tiempo. Fichar temprano o salir tarde cuesta dinero a la empresa y afecta las ganancias.

La mejor opción para rastrear las horas de trabajo de toda la plantilla consiste en encontrar un sistema automatizado, algo basado en la nube, para que siempre tengas todo lo que necesitas, en un solo lugar. Los sistemas de papel, como las hojas de cálculo y los relojes de perforación anticuados, tienen sus riesgos. Existe la posibilidad de que los archivos se arruinen, se extravíen o se dañen. Los sistemas de papel también te dejan expuesto a errores humanos y problemas de precisión de datos que pueden costarte tiempo valioso y dinero, lo que ejerce presión sobre los resultados finales.

Cómo gestionar las horas de trabajo

Hay muchos factores que influyen en la elección del sistema de asistencia y horario adecuado para un negocio. A continuación, indicamos algunas cosas a considerar antes de dar el paso:

1. Elije un sistema de tiempo y asistencia que guste a los empleados y lo usen

Ningún sistema de gestión de horas de trabajo te servirá de nada si los empleados no lo adoptan. Incorpora la programación en el software de control de tiempo y asistencia para asegurarse de que los trabajadores lo utilicen e interactúen con él. Los empleados siempre tendrán su horario con ellos, por lo que puedes estar seguro de que saben cuándo se supone que deben trabajar, lo que reduce el riesgo de no presentarse. Además, un sistema de programación automatizado también puede ahorrarte tiempo a largo plazo. Y todos esos datos en el sistema te ayudarán a tomar decisiones inteligentes y ahorrar dinero en costes laborales.

2. Control de robo de tiempo

Usar un programa en papel y un sistema de seguimiento del tiempo es la forma más fácil para que los empleados roben tiempo. De hecho, un estudio reciente muestra que el empleado promedio roba aproximadamente 4.5 horas a la semana. Dejar que los trabajadores llenen hojas de horas en papel te deja expuesto a errores humanos a gran escala. Si el horario de un trabajador es de 8:00 am a 4:00 pm, es probable que eso sea lo que escriba en su hoja de tiempo, incluso si llegó a las 8:07 a, y se fue a las 3:52 pm. Son solo 15 minutos al día, pero suman 75 minutos a la semana, 300 minutos al mes y 60 horas al año.

El uso de un sistema automatizado de asistencia y horario basado en la nube que marca la entrada y la salida del trabajador electrónicamente puede ahorrarte este gasto innecesario. El tiempo real trabajado se registra, hasta el minuto, para que puedas estar tranquilo sabiendo que no estás perdiendo dinero por un robo de tiempo no intencionado.

Además, puedes elegir un sistema que lleve tus medidas de prevención del robo de tiempo al siguiente nivel. Encuentra una solución que sea segura o usa imágenes para ayudarte a reducir los golpes de los compañeros, donde los colegas de trabajo se marcan y entran según sea necesario. También puedes encontrar opciones que tengan geofencing, por lo que, aunque un empleado pueda usar su dispositivo móvil como reloj de tiempo, en realidad no puede fichar hasta estar en el trabajo.

3. Utiliza un sistema que te ayude con las tareas administrativas e informes

Registrar las solicitudes de tiempo libre, los horarios de los estudiantes y calcular los informes de previsión laboral puede llevar una cantidad significativa de tiempo cada semana. Un sistema automatizado no solo te ayuda a ahorrar tiempo, sino que también permite encontrar formas de hacer que el equipo sea más productivo. La ejecución de informes con un clic del mouse es una forma mucho más rápida de identificar dónde puedes ahorrar en mano de obra y dónde algunos empleados más pueden marcar una gran diferencia en las ventas.

4. Asegúrate de que la gestión de horas de trabajo pueda integrarse con tu proveedor de nóminas

El tiempo, la asistencia y la nómina van de la mano. Encuentra un sistema que se integre con tu proveedor de nómina preferido. Cuando los empleados pueden realizar un seguimiento de su tiempo y asistencia de forma rápida y sencilla, y esos datos van directamente al proveedor de nóminas, podrás garantizar la precisión. Además, al no tener que registrar las horas manualmente todas las semanas, también te ahorrarás a ti y a tu equipo un tiempo muy valioso.

5. Respeta las normativas

Todo país cuenta con reglas bien definidas sobre los registros que debe conservar una empresa y por cuanto tiempo. Con el cálculo de horas trabajadas y consecuentes nóminas ocurre lo mismo. No solo deben conservarse, sino que también debes poder acceder a ellos en cualquier momento si así lo requiere el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Un sistema de tiempo y asistencia de software basado en la nube es una excelente manera de asegurarse de tener todo al alcance de la mano.

6. Considerar los planes a largo plazo

¿Estás pensando en contratar pronto a más empleados? ¿Tienes planes de agregar más ubicaciones? ¿Estás pensando en ampliar el número de marcas de tu cartera? Sea cual sea el sistema que elijas, asegúrate de que sea escalable. Si funciona ahora, eso no es garantía de que funcione en el futuro a medida que el negocio crezca. Encuentra la solución de gestión de horas trabajadas y asistencia que pueda crecer fácilmente con tus necesidades y las de tu equipo, dentro de los plazos que consideres oportunos.