Cómo comunicarse eficazmente con un equipo difícil
En el lugar de trabajo, las habilidades de comunicación sólidas pueden mejorar nuestras interacciones diarias, el desempeño general y la trayectoria hacia el éxito. La comunicación eficaz puede ser una herramienta clave para el éxito en situaciones en las que los equipos luchan por alinearse en la búsqueda de un objetivo común. En este artículo, examinamos las cualidades de la comunicación eficaz, así como la forma de utilizar la comunicación eficaz cuando se navega por una dinámica de equipo difícil.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación eficaz es la capacidad de transmitir mensajes de forma clara y atractiva. Para tener éxito en la transmisión de nuestro mensaje, podemos emplear una variedad de técnicas de comunicación verbal y no verbal.
Comunicación verbal
Cuando utilizamos la comunicación verbal de manera eficaz, empleamos un lenguaje claro y preciso para compartir información. La comunicación verbal en persona es útil para transmitir ideas a los miembros del equipo, lo que puede ayudar a mejorar el desempeño. Las habilidades verbales que podemos utilizar para comunicarnos eficazmente con nuestro equipo difícil incluyen:
- Asegurarnos de que nuestro mensaje sea claro. Si es posible, consideremos nuestro mensaje y planifiquémoslo con anticipación, enfocándonos en un tema a la vez. Primero tratemos de describir nuevas ideas simplemente, luego agreguemos más información si es necesario.
- Utilicemos un lenguaje que se adapte a nuestra audiencia. Consideremos las palabras y el tono que deseamos emplear para transmitir el mensaje que deseamos. Podemos usar palabras diferentes cuando hablamos con los colegas que cuando hablamos con el gerente del departamento.
- Usemos un tono de voz amigable. Nuestro tono de voz puede demostrar cómo nos sentimos o nuestro interés en una idea. Cuando trabajemos con un equipo difícil, usemos un tono de voz amigable para mantener una comunicación abierta.
- Proyectemos la voz. Asegurémonos de proyectar la voz en un grado apropiado. Consideremos si necesitamos comunicarnos con un grupo grande de personas o con una persona que esté cerca.
Comunicación no verbal
Cuando usamos de manera efectiva las señales de comunicación no verbal, tenemos la intención de reaccionar y usar el lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales. Como público, podemos observar estos elementos para comprender los sentimientos e intenciones del hablante. Como orador, podemos ser conscientes de nuestro lenguaje corporal y expresión para ayudar a transmitir el mensaje deseado.
- Utilicemos la escucha activa. Mantengámonos enfocado en el hablante. Si estamos escuchando activamente, no solo estamos prestando atención, sino que también le estamos comunicando al hablante que comprendemos a través de técnicas no verbales adicionales.
- Mantengamos un contacto visual apropiado. Miremos naturalmente al hablante o en su dirección.
- Asintamos para demostrar que estamos concentrados y que comprendemos. Este elemento del lenguaje corporal puede ser una forma poderosa de demostrar nuestra participación activa en un orador.
- Reflejemos la postura o la expresión de un hablante. Podemos hacer coincidir nuestra expresión o postura con la del hablante para demostrar que estamos de acuerdo con sus intenciones y que hemos conectado.
- Usemos gestos y posturas amigables. Podemos mostrarle a la gente que estamos abiertos a una conversación amistosa con ellos colocando nuestras manos hacia arriba y el cuerpo volteado hacia ellos. Cuando sea nuestro turno de hablar, podemos inclinarnos ligeramente hacia nuestra audiencia, aunque sea un equipo difícil.
Cómo mejorar la comunicación con un equipo difícil
Un equipo difícil puede encontrar que cambiar la forma en que enfoca la comunicación puede mejorar la dinámica del grupo.
Por ejemplo, si nuestro equipo opera de forma remota, podemos sugerir el empleo de tecnología que humanice la interacción. El tono puede ser difícil de entender por correo electrónico, mensajes instantáneos y mensajes de texto, así que consideremos organizar conferencias telefónicas o reuniones de video chat.
Si nuestro equipo se reúne en persona, podemos encontrar que emplear la escucha activa y el lenguaje corporal abierto puede ofrecer una mayor facilidad en la comunicación. Las estrategias adicionales que pueden ayudar a mejorar la comunicación, independientemente del medio de reunión, incluyen:
1. Invitar a debates y comentarios
Cuando están abiertos a recibir comentarios, los equipos pueden trabajar juntos para realizar mejoras. Consideremos la posibilidad de celebrar reuniones periódicas, ya sea en persona o virtualmente, para consultar con los miembros del equipo. En estas reuniones, animemos a las personas a proporcionar comentarios constructivos y posibles soluciones. Cuando se proporciona con frecuencia, la retroalimentación se siente menos personal y puede ser más fácil de integrar.
2. Simplificar el mensaje
Si creemos que comunicarse con un equipo difícil es un desafío, puede ayudar simplificar el mensaje. Retiremos todo lo que no sea necesario para los puntos principales. Asegurémonos de aclarar nuestro objetivo final, el razonamiento y nuestro plan.
3. Utilizar elementos visuales para ayudar a explicar mensajes complejos
Las personas procesan la información de diversas formas. Incluso si hemos simplificado nuestro mensaje, es posible que un equipo difícil comprenda mejor la información visualmente. Algunas situaciones que pueden beneficiarse de las imágenes incluyen nuevas ilustraciones de procedimientos, gráficos para mostrar los objetivos de productividad, tableros de inspiración o cuadros detallados del modelo de negocio.
4. Planificar el tiempo
Planifiquemos entregar mensajes importantes durante los momentos óptimos. Por ejemplo, podemos proporcionar nueva información para un proyecto al comienzo de una jornada laboral. Es posible que deseemos enviar comentarios durante un momento en que la persona o el equipo al que nos dirigimos pueda concentrarse, como después del almuerzo.
5. Aumentar el tiempo de comunicación cara a cara
Algunos lugares de trabajo dependen principalmente de la mensajería y el correo electrónico para la comunicación en la oficina. Si bien este método virtual es beneficioso al enviar un mensaje rápido, podemos mejorar la comunicación manejando conversaciones más largas cara a cara. Cuando las personas tienen la oportunidad de interactuar in situ, pueden establecer relaciones y entenderse más claramente.
6. Ser intencional con el lenguaje corporal
El lenguaje corporal es una poderosa herramienta de comunicación no verbal que contribuye al mensaje general que transmitimos. Hacer contacto visual y mantener una buena postura puede demostrar que estamos escuchando con atención. Si presentamos información, podemos mostrar confianza si nos ponemos de pie, mantenemos una postura ligeramente amplia y utilizamos una cantidad moderada de gestos expresivos. Si estamos colaborando en un entorno grupal, sonreír, usar gestos amistosos y reflejarnos puede ayudar a comunicar las intenciones y participación en el grupo.
7. Usar técnicas calmantes
En los casos de grupos de alta energía o donde las personas tienen fuertes lazos emocionales con un proyecto, considere emplear técnicas calmantes para mantener una comunicación abierta. Puede ser prudente sugerir que su equipo se aparte de la conversación, se concentre en una resolución y se ciña al tema relevante. Puede tener en mente los objetivos y la meta final y reconocer que los desacuerdos pueden llevar a nuevas formas de pensar.
8. Buscar formas de relacionarse
Tomemos el tiempo para relacionarnos con otros compañeros de trabajo a través de experiencias compartidas. Buscar cosas que tengamos en común con las personas con las que trabajamos puede ayudar a establecer nuestra relación con ellos. La comunicación social amigable también puede mejorar la satisfacción y el desempeño laboral y acabar con las reticencias de un grupo difícil.
Consideremos abordar las habilidades de comunicación efectivas dentro de nuestros equipos para establecer las mejores prácticas para la comunicación abierta. Podemos mantener una atmósfera amigable y colaborativa para compartir ideas y mejorar las oportunidades de éxito transformando a un equipo difícil.