Cómo crear un plan de gestión de proyectos
Un plan de gestión de proyectos bien ejecutado proporciona a los miembros del equipo los pasos correctos para completar un proyecto exitoso. Son fundamentales en la organización, el mantenimiento y la resolución de problemas de todos los objetivos de la empresa. En este artículo, definiremos qué es un plan de gestión de proyectos, mostraremos ejemplos y te ayudaremos a crear el tuyo propio.
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es una propuesta que detalla cómo se debe ejecutar un proyecto. Los planes de gestión de proyectos son creados por los directores de proyectos. Detallan el objetivo del proyecto y los pasos que se deben tomar para completar el proyecto con éxito. Los planes de gestión de proyectos también se utilizan para gestionar el control, los costes, la calidad y otros riesgos del proyecto. Al limitar el potencial de riesgos, un plan de gestión de proyectos asegura que un proyecto se complete con éxito.
Cómo desarrollar un plan de gestión de proyectos
Cuanto más completo y detallado sea un plan de gestión de proyectos, más eficaz será para fomentar el éxito de un proyecto. Aquí hay ocho pasos clave para desarrollar un plan de gestión de proyectos exitoso:
1. Establecer la meta u objetivo del proyecto.
Determinar el alcance y el objetivo general del proyecto es el primer paso para crear un plan de gestión de proyecto eficaz. Al establecer el objetivo del proyecto, consideremos la razón por la que se está creando el proyecto, sus objetivos y el efecto que tendrá en el equipo y las partes interesadas. También es importante evaluar las prioridades. Consideremos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿Qué esperas que logre el proyecto?
- ¿Qué necesitas para llegar allí?
- ¿Cómo defines el éxito?
- ¿Qué debe tener prioridad?
- ¿Cómo llegarás a la fecha límite?
- ¿Quién está en el equipo?
- ¿Qué roles jugará cada miembro del equipo?
- ¿Quiénes son las partes interesadas?
2. Investigación de conducta
Realizar una investigación sobre la historia de la empresa y la participación actual con asuntos similares a los de referencia y también para establecer metas y pasos cuantificables. Consideremos hacerse estas preguntas:
- ¿Cómo están funcionando las cosas actualmente?
- ¿Cómo no lo son?
- ¿Qué se necesita para completar el proyecto?
- ¿Cuáles son las necesidades y expectativas del cliente?
- ¿Cuál es el presupuesto?
- ¿Cuáles son nuestros entregables?
3. Crear un esquema para el plan
Una vez que se tenga una idea de la dirección del proyecto, comenzar a describir los pasos. En esencia, se está creando un plan de juego para que el equipo lo siga durante la duración del proyecto. Asegurarse de incluir lo siguiente en el esquema del plan de gestión de proyectos:
- El objetivo del proyecto
- Las partes interesadas
- El presupuesto
- Los entregables
- Alcance del proyecto
- El plazo asociado con las tareas y los entregables
4. Discute el plan con el equipo
Antes de enviar el plan a las partes interesadas para su aprobación, asegurarse de discutirlo con el equipo. Tener buenas habilidades de comunicación ayudará a los miembros del equipo a ser más receptivos al plan e ideas.
Los aportes del equipo pueden ser cruciales para el éxito del proyecto. Discutir el plan con el equipo también ayudará a determinar si es factible completar el plan antes de la fecha límite estimada.
Junto con el conocimiento del director, los miembros del equipo también podrán ayudar a anticipar cualquier problema y riesgo que pueda surgir. Al revisar el plan y discutirlo con el equipo, es más probable que se obtenga un plan eficaz que logre un proyecto exitoso.
5. Finalizar el plan
Una vez que se haya reunido toda la información necesaria y se haya discutido el plan del proyecto con el equipo, se puede comenzar el proceso de finalización. Este es el plan de gestión de proyectos que se presentará a las partes interesadas. Utilicemos una herramienta de planificación de proyectos en línea para finalizar el plan.
Una buena herramienta de planificación de proyectos asegurará que el plan sea profesional y que los pensamientos e ideas sean claros y concisos. El uso de un diagrama de Gantt ayudará a todas las partes interesadas a visualizar la línea de tiempo del proyecto.
6. Compartir el plan finalizado con el equipo
Una vez que se haya finalizado el plan, distribuirlo a las partes necesarias. Hay que estar preparado para responder cualquier pregunta sobre el plan a medida que surjan.
7. Ejecutar el plan
Una vez que todos conozcan los detalles del proyecto, es hora de ejecutarlo. Su preparación y la información que se obtuvo de los demás jugarán un papel importante en esta etapa del proceso de gestión del proyecto.
8. Reflexionar sobre el proyecto
Darse cuenta de lo que funcionó y lo que no funcionó durante el proyecto actual puede ser información útil para la próxima gestión de proyectos. Consideremos las siguientes preguntas:
- ¿Se cumplió el plazo?
- Si no es así, ¿por qué?
- ¿Cómo se puede prevenir esto en el futuro?
- ¿Dónde surgieron problemas?
- Si es así, ¿cómo se manejaron?
- ¿Cómo se podría mejorar el manejo de estos problemas en el futuro?
- ¿Se cumplió el objetivo del proyecto?
Comprender el éxito o las dificultades del proyecto ayudará a guiar su ejecución para el siguiente. Este también es un buen momento para agradecer a los miembros del equipo su participación, conocimiento y arduo trabajo. Hacerlo aumentará la moral del equipo a medida que ingrese en el próximo plan de gestión de proyectos.