Cómo crear un programa de formación en el trabajo eficaz

Comencemos con un hecho aterrador para los empleadores: el 40% de los empleados que reciben una formación en el trabajo deficiente (o nula) se despide durante el primer año de empleo. Y cuando los empleados se van, le cuesta dinero a la empresa.

Se debe contar con un programa de formación en el trabajo en toda empresa. La capacitación en el trabajo es una inversión de tiempo y dinero, pero también lo es en el activo más importante: los empleados.

Qué es la formación en el trabajo

La capacitación en el trabajo es un programa diseñado para ayudar a los empleados a adquirir conocimientos prácticos en el lugar de trabajo.

Este tipo de formación implica que los empleados utilicen los recursos disponibles para ellos en su lugar de trabajo y les permite aprender mientras se integran en su entorno laboral diario.

Por lo general, los gerentes, los miembros del equipo de recursos humanos y los compañeros de trabajo experimentados brindan la capacitación interna.

Beneficios de la formación en el trabajo

La formación en el trabajo parece beneficiar principalmente a los empleadores. Después de todo, los empleados bien capacitados y cualificados significan una mayor productividad y crecimiento. Pero hay mucho más.

1. Está planificado para adaptarse a cada negocio

Cada negocio es único y tiene requisitos específicos: capacitar a los empleados en el trabajo puede ayudar a satisfacer las necesidades comerciales de forma más rápida.

2. Empleados más felices y leales

Cuando la capacitación en el trabajo se actualiza continuamente y es relevante, es probable que los empleados estén más comprometidos con el crecimiento de sus carreras en la empresa. También es probable que estén más felices y entusiasmados con su trabajo.

3. Crea un grupo de empleados "promocionables"

Al brindar capacitación en el trabajo a los empleados, se crea una fuerza laboral altamente cualificada en el negocio, generando también, una mentalidad de "siempre aprender".

Esto vale la pena a la hora de ascender al personal a los puestos de gerencia en el futuro. Se dispone de un grupo de empleados leales y capacitados donde elegir que ya conocen el negocio.

4. Atrae empleados durante la contratación

Si la empresa existe en un mercado laboral ajustado o en una industria donde es difícil atraer (y retener) buenos empleados, la formación en el trabajo puede ayudar. Es un beneficio atractivo para los empleados que desean superarse e indica la posibilidad de promoción.

5. Genera flexibilidad en la fuerza laboral

Atrás quedó la actitud de "ese no es mi trabajo" cuando se dispone de una fuerza laboral bien capacitada.

Si bien no es necesario formar a toda la plantilla para que hagan de todo, la capacitación puede extender las habilidades de los empleados más allá de un enfoque limitado de solo hacer lo mínimo.

Pasos para crear un programa de formación en el trabajo eficaz

Crear un programa de formación no es difícil siempre que esté dividido en pasos lógicos. El método ADDIE es particularmente útil cuando se inicia un programa de entrenamiento desde cero:

• Análisis: evaluación de lo que necesitan saber los empleados para realizar su trabajo con éxito.
• Diseño: determinación de cómo será el programa de formación en el trabajo.
• Desarrollo: establecimiento de métodos, recursos y materiales que estarán en el programa de capacitación.
• Implementación: decisión sobre quién / cuándo / cómo se implementará el programa de capacitación.
• Evaluación: obtención de comentarios para saber si la formación ha satisfecho las necesidades del empresario y las de los trabajadores.

El método ADDIE es flexible, básicamente pide considerar qué se necesita y desea para un negocio específico, para después diseñar y medir el programa de formación en el trabajo.

1. Evaluación de los empleados y las habilidades necesarias para el trabajo

El análisis es una parte particularmente importante para crear con éxito un programa de capacitación. Hay que dar respuesta a preguntas del tipo:

• ¿Qué necesitan saber los empleados?
• ¿Qué saben ya los trabajadores?
• ¿Cómo aprenden mejor los empleados?
• ¿Qué necesito de los trabajadores?
• ¿Qué esperan los empleados?
• ¿Qué tipo de formación satisface todas estas necesidades?
• ¿Dispone la empresa de personas cualificadas para hacer la capacitación?

Identifica qué se quiere a largo plazo

Primero, ¿cuáles son los objetivos amplios y estratégicos? ¿Es productividad? ¿Beneficios? ¿Empleados leales? ¿Reputación en la comunidad? ¿Crecimiento continuo, tanto financiero como en equipo?

Escribe las metas a largo plazo que deseas obtener y tenlas en cuenta según avanzas en la creación del programa de formación en el trabajo.

Saber qué requiere cada trabajo específico

La evaluación incluye determinar las necesidades específicas de empleados y trabajos específicos. Empieza por enumerar las cualificaciones, los conocimientos y las habilidades técnicas y sociales que requiere un trabajo específico. Estás tratando de crear una definición de lo que puede hacer un empleado ideal en ese trabajo específico.

A continuación, enumera las habilidades que tiene la mayoría de los empleados al incorporarse al negocio. Por último, considera las ocasiones en las que tuviste que repetirte o pedir a los empleados que rehagan el trabajo. Recuerda los problemas de comunicación o trabajo en equipo que ralentizan las cosas.

Es una buena práctica hacer esto para cada puesto o equipo de la empresa. Con ello dispondrás de una mejor imagen que compara lo que necesita un empleado y lo que tiene en general. Esa brecha es lo que necesita paliar el programa de capacitación.

Identifica las herramientas y los sistemas necesarios

Observa la lista anterior en la que identificaste brechas en el desempeño de los empleados. ¿Se debió únicamente a la falta de habilidades y educación del trabajador, o se puede culpar a las herramientas y sistemas con los que tenían que trabajar?

Antes de poder crear un programa de capacitación, debes asegurarte de que esas herramientas y sistemas estén actualizados y operativos. Toda la formación del mundo no mejorará la productividad y el rendimiento de los empleados si no funciona con lo que tienen que trabajar.

2. Diseño del programa de formación en el trabajo

Decide qué formatos y materiales se adaptarán mejor a los objetivos y el lugar de trabajo: la formación en el aula, la tutoría y los programas estructurados son todas opciones entre las que elegir.

Los programas estructurados de formación en el trabajo son los más básicos, están orientados a tareas y son útiles para los empleados que realizan tareas repetitivas, como un trabajo industrial.

Utilizando una lista de verificación estandarizada por la empresa de las tareas necesarias, el capacitador (generalmente un compañero de trabajo que realiza estas mismas tareas con regularidad) trabaja con el nuevo empleado. Una vez que el nuevo empleado ha demostrado la habilidad necesaria, se le permite trabajar por su cuenta.

Sin embargo, si el trabajo en cuestión es más fluido que repetitivo, necesitarás un formador que sea un maestro capacitado. No todo el mundo aprende de la misma manera, y un buen formador tiene que determinar cómo aprende un empleado para aplicar la formación de forma eficaz.

3. Desarrollo de la formación con los materiales adecuados

Una vez que sepas cómo será el programa de formación, debes buscar los materiales para desarrollar el esquema de los objetivos de capacitación. Los puedes encontrar en:

• El manual de la empresa
• Base de conocimientos actual de los empleados
• Recursos de la industria y en línea
• Administración de Pequeños Negocios
• Universidades con programas relacionados
• Ministerio de Trabajo
• Programas de extensión o alcance del gobierno

Decide con qué frecuencia se llevará a cabo la capacitación

La formación en el trabajo rara vez es un evento único, y la capacitación periódica a lo largo de la carrera de un empleado es bastante común.

Claramente, la capacitación debería ser un asunto continuo, ya que la mayoría de los empleados, dependiendo de su trabajo, necesitarán mantenerse informados a medida que cambia el negocio.

Emplea esquemas

Diseña el programa de formación en el trabajo como lo harías con un esquema, con cada sección principal como el objetivo que deseas que el empleado logre antes de pasar a la siguiente sección.

Al final de cada sección, determina cómo medirás el éxito de los empleados. ¿Necesitan demostrarte una habilidad? ¿Pasar una prueba? ¿Escenarios de juego de roles que tratan con un cliente iracundo? Cada objetivo debe tener un éxito definido que debe cumplirse antes de que el empleado pase al siguiente paso.

4. Contar con los instructores adecuados

Implementar un programa de capacitación no es fácil. Antes de sumergirte en ello, asegúrate de conocer a las mejores personas para realizar la formación, ya sea un gerente, un compañero de trabajo / mentor o un coordinador de capacitación designado.

También puedes optar por subcontratar la formación y utilizar un coordinador interno para trabajar con la empresa que se encarga de la formación. Esto puede ser útil si no dispones de los recursos o el conocimiento para realizar una capacitación exitosa, o en casos de sistemas o equipos altamente especializados.

5. Evaluación mediante los comentarios de los empleados

Determina el éxito del programa de formación en el trabajo con un enfoque simple: pregunta.

Mediante encuestas

Utiliza una encuesta cuidadosamente planificada que permita el anonimato y considera realizarla durante, inmediatamente después y varios meses después de la capacitación.

Busca mejoras en el trabajo de los empleados

La mejora del desempeño de los empleados casi siempre tendrá un impacto positivo en las ganancias y el crecimiento de la empresa.

Puedes medir la mejora de los empleados comparando los marcadores de productividad antes de la capacitación y después (por ejemplo, mayores comisiones por ventas, más artículos ensamblados, etc.).

Supervisa la retención de empleados

Toma nota: ¿los empleados capacitados permanecen más tiempo del que experimentaría la empresa antes de la capacitación?

Algunas cosas son más difíciles de medir, como es el caso de la atención al cliente y las actitudes. La observación y las conversaciones con los gerentes te ayudarán a estar más al tanto de lo que sucede en todos los departamentos.

En general, debes confiar en tu instinto. Si notas una mejora en la cultura del lugar de trabajo que coincide con alcanzar los objetivos de desempeño de la empresa, eso es lo que estás buscando.

La formación en el trabajo te ayuda a construir el futuro del negocio con los empleados como base. Con suerte, esta guía te ayudará a empezar a hacer de la formación continua una realidad en la empresa.