Cómo desarrollar equipos multifuncionales

Los equipos multifuncionales reúnen a empleados con diferentes áreas de experiencia para trabajar hacia un objetivo común. El desarrollo exitoso de un equipo multifuncional garantiza que el grupo adopte un enfoque organizado y cohesivo de los proyectos. 

Con el enfoque correcto, se puede desarrollar un equipo multifuncional que brinde un mejor servicio al cliente, una marca más cohesiva y una mejor resolución de problemas. En este artículo, discutimos cómo desarrollar equipos multifuncionales para nuestro lugar de trabajo.

¿Qué es un equipo multifuncional?

Los equipos multifuncionales reúnen a empleados con diferentes especialidades profesionales para crear un grupo que pueda manejar tareas en múltiples departamentos. Una empresa puede desarrollar un equipo multifuncional para abordar proyectos particulares, o puede optar por operar completamente en una filosofía multifuncional. Independientemente de la forma en que se utilice este equipo, es importante navegar adecuadamente por las primeras etapas de desarrollo para promover el éxito del equipo.

Desarrollar equipos multifuncionales

Hay muchas consideraciones importantes para los líderes interesados en desarrollar equipos multifuncionales. Se puede crear un grupo fuerte y completo siguiendo estos pasos.

1. Identificar las habilidades y la experiencia necesarias

El primer paso para construir un equipo multifuncional es determinar el propósito del grupo que se está desarrollando. Se debe decidir si el equipo debe centrarse en un proyecto específico o en una serie de proyectos para la organización. Una vez que se haya aclarado el propósito y la frecuencia del equipo, se pueden identificar los conjuntos de habilidades que son necesarias dentro de él, como ventas, finanzas, desarrollo y TI.

Si se está en una pequeña empresa, el enfoque multifuncional puede ayudar a contratar empleados con habilidades y experiencia optimizadas para completar las tareas necesarias. Dado que este enfoque también puede funcionar en grandes organizaciones, se puede probar la capacidad de la empresa para trabajar con éxito en equipos multifuncionales y considerar escalar el flujo de trabajo al sistema multifuncional en el futuro.

2. Elegir las personalidades adecuadas

La dinámica distintiva de los equipos multifuncionales se basa en gran medida en el trabajo en equipo. Como gerente, se tiene la tarea de encontrar personas que trabajen bien en el entorno multifuncional. Busque candidatos que:

• Colaboran bien con los demás.  Los equipos multifuncionales dependen en gran medida de un enfoque colaborativo de los proyectos, por lo que los miembros del equipo deben poder trabajar en estrecha colaboración.
• Son buenos comunicadores.  La comunicación eficaz ayuda a los miembros del equipo a proporcionar comentarios, discutir proyectos y tareas, navegar por los cambios, resolver conflictos y resolver problemas. Esta cualidad es especialmente importante en un equipo multifuncional que puede utilizar enfoques innovadores que no se han probado antes.
• Tener un conjunto de habilidades diverso.  Los empleados que comprenden el funcionamiento de varios departamentos se adaptan bien a un equipo multifuncional, que se encarga de las tareas que normalmente se envían a varios departamentos.

3. Seleccionar liderazgo de calidad

Los equipos multifuncionales necesitan un líder capacitado que comprenda cómo cada especialidad profesional contribuye a la finalización y el éxito del proyecto. Este líder se encargará de las necesidades organizativas del día a día del equipo e informará a la dirección según sea necesario. 

Se debe elegir una persona que esté preparada para los distintos desafíos comunes a los equipos multifuncionales, como superar las posibles barreras de comunicación y mantener un flujo de trabajo organizado. 

Estos líderes también tienen la tarea de definir el curso de acción para cada proyecto y asegurarse de que cada miembro individual del equipo complete sus tareas asignadas, por lo que esta persona también debe tener excelentes habilidades de organización.

4. Aclarar el propósito de cada miembro del equipo

Los equipos multifuncionales complejos necesitan roles claramente definidos para mantener a todos en la tarea y asegurarse de que no se duplique ninguna parte del proyecto. Como inicialmente está desarrollando el equipo, hay que definir la función principal de cada miembro del equipo y los objetivos generales que deben alcanzar. 

Los roles pueden evolucionar en este tipo de grupo, así que hay que asegurarse de que el líder del equipo esté preparado para adaptarse a estos posibles cambios importantes.

5. Desarrollar un estatuto de equipo

Un estatuto del equipo describe especificaciones importantes sobre cómo opera el equipo. Estas pautas pueden permitir que el equipo comience y continúe su trabajo sin confusión. Esta carta incluye:

• Propósito
• Objetivos
• Roles
• Responsabilidades esenciales

Si bien la administración puede redactar esta carta de forma independiente, puede ser útil cooperar con el líder del equipo al describir sus responsabilidades de liderazgo y administración. 

También se puede optar por redactar la carta con los otros miembros del equipo para asegurarse de que cada persona comprenda las pautas. 

6. Establecer un presupuesto claro

El presupuesto total de los equipos multifuncionales debe dividirse entre varias áreas necesarias. El equipo debe saber qué tipo de presupuesto tiene y cómo se distribuye ese presupuesto entre los miembros. 

En las primeras etapas del desarrollo del equipo, consideremos reunirnos con el equipo para discutir la asignación presupuestaria. Si se realizan cambios en el presupuesto durante el proyecto, también podemos abordarlos con el equipo para mantener a todos informados. Los miembros del equipo que trabajan en estrecha colaboración con un sistema de presupuesto transparente pueden lograr mayores rendimientos con menores gastos.

7. Crear cronogramas de proyectos

Los cronogramas del proyecto proporcionan fechas límite para la finalización de la tarea y garantizan el progreso durante cada paso. También ayudan al equipo a reducir el tiempo de ciclo entre pasos y aumentar la eficiencia. 

Consideremos usar el punto de vista de establecimiento de metas SMART, que se enfoca en objetivos que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Estos objetivos son fáciles de evaluar a medida que avanza en el proyecto. Si no se están cumpliendo los objetivos medibles en el tiempo establecido, sabremos que es hora de reevaluar y perfeccionar el enfoque.

8. Establecer líneas de comunicación

Desde el principio, el equipo debe tener líneas de comunicación bien establecidas que definan cómo los miembros del equipo colaboran y trabajan entre sí. La estrategia de comunicación del equipo puede incluir la creación de documentos compartidos en línea, la asignación de un medio de conducta preferido, como el correo electrónico o la mensajería instantánea, y la programación de reuniones periódicas, ya sea en persona o virtualmente, según la naturaleza de su equipo.

En esta etapa de desarrollo, esbozar un protocolo de comunicación eficaz dentro del equipo también debe incluir estrategias bien definidas para el manejo de conflictos. 

Los equipos multifuncionales pueden ser un activo poderoso para cualquier empresa cuando se comprende cómo estos equipos utilizan diferentes talentos para canalizar el flujo de trabajo de varios departamentos a través de un grupo. Con el enfoque correcto, se puede optimizar la organización y aumentar la comunicación efectiva en estos equipos. Consideremos la posibilidad de implementar equipos multifuncionales para optimizar las operaciones de la organización, solidificar la marca y fomentar la innovación en el lugar de trabajo.