Cómo mejorar la comunicación interna en la empresa

La comunicación no siempre es fácil. Hacer llegar el mensaje adecuado a las personas adecuadas, en el lugar adecuado, en el momento adecuado y en el tono adecuado, es demasiado. Muchas organizaciones grandes gastan mucho en su imagen pública y sus mensajes. Pero a menudo la comunicación interna no recibe el mismo nivel de atención, aunque sea igualmente vital.

Esta publicación está dirigida a líderes y profesionales de comunicaciones de cualquier organización que podrían beneficiarse de algunas mejoras en las estrategias de comunicación. Les brindamos algunas formas sencillas y herramientas para mejorar la comunicación interna en el lugar de trabajo.

Estas son las mejores prácticas sencillas de comunicación interna que se pueden implementar fácilmente para obtener resultados rápidos. Pero antes de pasar a esas estrategias de comunicación, hablemos de por qué la comunicación interna es tan importante en primer lugar.

¿Por qué es importante mejorar la comunicación interna?

Mejorar las comunicaciones internas es importante porque la calidad de la comunicación en el lugar de trabajo es una medida de la salud de una organización. Pero la comunicación de calidad también tiene un efecto en el resultado final. Un estudio encontró que las malas comunicaciones cuestan un promedio de $12,506 por empleado, cada año.

A pesar de estos datos, las empresas todavía ven la comunicaciones interna como un gasto más que como un potencial generador de ingresos. En última instancia, este enfoque conducirá a problemas relacionados con los empleados, como un bajo compromiso y retención y una adquisición de empleados más desafiante.

Afortunadamente, existen muchos enfoques para mejorar las estrategias de comunicación interna. A continuación, veremos algunos métodos diferentes y herramientas para mejorar la comunicación, cada uno de los cuales sigue las mejores prácticas de comunicación interna que pueden ayudar a implementar y desarrollar el plan de comunicaciones internas de una empresa.

Formas de mejorar la comunicación interna en el lugar de trabajo

Dado que las comunicaciones internas son de vital importancia para el éxito organizacional, los líderes empresariales deben saber cómo implementar las estrategias de comunicación, de manera efectiva, en sus lugares de trabajo.

La siguiente lista proporcionará consejos interesantes, herramientas para mejorar la comunicación e inspiración para tener una buena comunicación interna, lo que dará como resultado una mejor cultura, productividad, moral y eficacia general de la empresa.

Comenzar con el equipo de liderazgo

Todo el mundo quiere compañeros abiertos y comunicativos, pero ¿cómo calificaríamos nuestras habilidades comunicativas?

La función como líder es establecer una cultura de comunicación interna abierta en el lugar de trabajo y establecer un estándar de mejores prácticas de comunicación interna dentro de la empresa. Por eso, examinar la forma en que nos comunicamos es un excelente punto de partida.

Así que tengamos en cuenta que mejorar las comunicaciones internas comienza con nosotros y que evaluar nuestras propias habilidades de comunicación ayudarán a nuestros colegas a seguir nuestro ejemplo.

Consultar con nuestros empleados

Estar en contacto periódicamente con los empleados es esencial para mejorar la comunicación entre ellos. Una excelente manera de comenzar es planificar reuniones en persona u online cada pocas semanas para discutir proyectos, problemas personales o de la organización.

Animemos a nuestros empleados a compartir sus pensamientos y opiniones. ¿Tienen algunas recomendaciones o quejas? ¿Qué opinan de la empresa y del trabajo que se les encomienda?

Si los miembros de nuestro personal saben que respetamos y valoramos sus opiniones, mejorará la comunicación interna y veremos mejoras masivas en la cultura de nuestra empresa.

Obtener más información sobre los empleados

No hay dos personas iguales y una conversación importante puede significar cosas diferentes para distintas personas.

Nada hará que un equipo se sienta más valorado y apreciado que el líder personalmente sea capaz de determinar sus necesidades. Actuar en función de esas necesidades es siempre una ventaja para el compromiso y la moral de los empleados.

Hagámonos la pregunta: ¿cómo nos gusta comunicarnos con nuestro personal? ¿Prefieren chatear en sus teléfonos inteligentes, recibir encuestas y boletines informativos o tener comunicación cara a cara?

Conocer todos los matices de cómo se comunica la empresa mejorará significativamente la comunicación interna y mantendrá a los empleados comprometidos e informados.

Solicitar comentarios sobre nuestra estrategia de comunicación interna

A continuación, recopilemos comentarios de nuestros colegas sobre cómo nosotros y la organización podrían mejorar la comunicación en el lugar de trabajo. Recopilar esta información no requiere una encuesta formal, pero es una buena idea documentarla en algún lugar.

Se puede utilizar esta retroalimentación para desarrollar formas no convencionales de facilitar la comunicación a través de la mejora continua. Una de las estrategias de comunicación interna eficaz debe revisar constantemente esos canales en función del compromiso de los empleados para mejorar esa comunicación. Creemos un plan de comunicaciones internas coherente con nuestro equipo

Crear un plan de comunicaciones internas coherente con el equipo

Una debilidad que encuentran algunas organizaciones es un enfoque inconsistente en la comunicación interna. Cada líder o profesional de las comunicaciones hace las cosas de forma un poco diferente, y es fácil que las cosas empiecen a pasar desapercibidas.

Para empezar, debemos preguntarnos cuántos canales utiliza nuestra organización. Los métodos de comunicación como el correo electrónico, los chats en equipo, las plataformas de videoconferencia e incluso el teléfono afectan la comunicación de los empleados en el lugar de trabajo.

Sin embargo, es probable que algunos de estos canales de comunicación sean más eficientes que otros. Por ejemplo, el correo electrónico no es el mejor para la comunicación bidireccional. Es por eso por lo que algunas empresas prefieren las intranets sociales y las herramientas de colaboración.

Creemos una lista de nuestras herramientas para mejorar la comunicación interna actuales y evaluemos honestamente cuáles creemos que están funcionando y cuáles deben actualizarse o eliminarse.

Al elaborar nuestro plan de comunicaciones internas, busquemos herramientas para mejorar la comunicación que nos permitan ser diverso en nuestros métodos de comunicación y faciliten la experimentación con diferentes formatos. También debemos crear un plan que brinde coherencia en la marca del empleador, los objetivos de la empresa, la cultura de la empresarial y las herramientas para mejorar la comunicación.

Crear una política de 'puertas abiertas'

La comunicación interna con los empleados los anima a sentirse cómodos planteando problemas a nuestra atención cuando sea necesario. Es una excelente manera de involucrar a los empleados y mejorar la comunicación en el lugar de trabajo mientras nos haces parecer más accesible.

Sin embargo, nuestra puerta podría estar abierta de par en par y aun así nadie podría entrar. Así que no dudemos en invitar a la gente a entrar o dar el ejemplo levantándonos de nuestro escritorio y haciendo nuestras propias rondas.

Por supuesto, si trabajamos de forma remota o en una oficina híbrida, es posible que nuestra política de puertas abiertas deba verse un poco diferente.

Otra forma de hacer esto (que funciona bien para equipos remotos y lugares de trabajo híbridos) es implementar comunicaciones programadas periódicamente. Esto ayuda a empoderar a los empleados, crear vínculos de confianza y crear una cultura de comunicación libre y abierta en la organización.

Tomemos el tiempo para reunirnos con nuestro personal con la frecuencia que consideremos necesaria. Debemos invitarlos a discusiones grupales sobre proyectos, tareas y la situación de la empresa en su conjunto.

Si tiene el privilegio de que todo su equipo esté en una zona horaria, intente programar sus reuniones a la misma hora todos los días, idealmente al principio o al final del horario laboral. Pero si su personal está en todo el mundo, intente encontrar un horario que funcione para todos los trabajadores remotos.

Fomentar la creación de contenidos en los canales de comunicación

Dotar a los empleados de herramientas para la comunicación interna de intranet les permitirá crear y compartir contenido dentro de su organización. Esto les ayudará a desarrollar una voz en la empresa y a disparar su compromiso.

La creación de contenido puede mejorar enormemente la comunicación interna y puede adoptar muchas formas, entre ellas:

• Blogs
• Piezas de pensamiento
• Pódcasts
• Blogs de vídeo
• Centro
• Publicaciones

Además, los empleados pueden interactuar con las publicaciones de sus colegas, lo que es otro método eficaz para crear debates productivos. Sin mencionar que fortalecerá el intercambio de conocimientos para cada grupo de la organización.

Finalmente, todo esto que hemos desarrollado es muy útil porque es una forma de hacer preguntas directas y obtener toda la información que necesitamos. Además, nuestro equipo se sentirá más valorado y apreciado, lo que aumentará la moral de los trabajadores. Podemos utilizar estos consejos para ejecutar análisis y llegar a conclusiones basadas en datos sobre nuestra política de comunicación interna.