Cómo mejorar la seguridad y la gestión de activos

El futuro de la gestión de activos requiere que las organizaciones inviertan en digitalización, que tiene el beneficio adicional de mejorar la seguridad.

Te sorprenderás de la cantidad de organizaciones que todavía utilizan tecnologías arcaicas para realizar un seguimiento de sus cargas de trabajo y piezas vitales de información.

Afortunadamente, algunas empresas han comenzado a impulsar soluciones más basadas en la nube para administrar sus datos. La reciente pandemia de COVID-19 ha aumentado esta necesidad a medida que un mayor número de personas ha pasado a trabajar de forma remota.

Sin embargo, el software y el hardware impulsados apresuradamente pueden tener consecuencias no deseadas y los gerentes de IT no pueden realizar un cambio tan masivo en un período corto de tiempo. Ya sea que la empresa se especialice en activos tangibles o intangibles, siempre es una buena idea comenzar a simplificar la administración de los procesos comerciales.

Hay varios pasos que cualquier empresa puede tomar, pero la principal conclusión para la futura gestión de activos es que las organizaciones inviertan en digitalización. Sin ella, es mucho más difícil comparar la supervisión del rendimiento, los datos financieros y la gestión de activos.

Y eso ni siquiera incluye todas las prácticas de seguridad que ofrece esta nueva forma de gestión de activos. Con solo unos pocos pasos clave, toda organización podrá seguir adelante con mayor tranquilidad a pesar de los tiempos de incertidumbre que vivimos.

Contar con un equipo persona confiable para vigilar los activos de la empresa

Como propietario de una empresa o responsable de la misma, estás a cargo de numerosos aspectos, pero nadie espera que seas capaz de supervisarlo todo.

De la misma manera que puedes contratar a alguien para proteger tu sitio de problemas de seguridad, también necesitas contratar a alguien que pueda digitalizar los activos del negocio y se asegurare de que se mantengan protegidos. Esto es particularmente importante si la gestión de activos nunca ha sido realmente tu fuerte.

Los activos digitales están expuestos a una gran cantidad de amenazas de seguridad importantes en el mundo actual, incluidos ransomware, ataques DDoS, filtraciones de datos y amenazas internas.

Para complicar aún más la gestión de activos, se encuentra la cantidad de datos y activos digitales almacenados en los dispositivos de Internet de las cosas (IoT), que se han generalizado con más de 12 mil millones de estos dispositivos en uso solo para empresas en todo el mundo. Esta adopción generalizada del IoT solo ha aumentado los desafíos de seguridad de los activos digitales, ya que los dispositivos de IoT son altamente vulnerables a ataques de alto riesgo.

Medidas de seguridad

Debes tomar las medidas de seguridad adecuadas para proteger los activos digitales en este momento. Esto incluye el uso de un administrador de contraseñas que rotará contraseñas seguras a diario, redes privadas virtuales para cifrar información a través del Internet de la empresa que preferiblemente vienen con cifrado L2TP, almacenar todos los datos en servicios de almacenamiento en la nube que vienen con HTTPS e invertir en ciberseguridad.

Si bien este tipo de medidas ciertamente serán necesarias para la seguridad de los activos, también es importante encontrar a alguien que realmente se asegure de que los activos permanezcan seguros. Dicho esto, simplemente no puedes dejar el trabajo de administrar y proteger tus activos a nadie. Debes encontrar una persona en la que puedas confiar para que tenga acceso a información valiosa, por lo que debes asegurarte de que la persona no solo esté cualificada, sino que esté dedicada al éxito de la empresa y que no brinde información útil a otras organizaciones.

Es posible que las pequeñas empresas solo necesiten una o dos personas para estar a cargo de este proyecto, mientras que las corporaciones más grandes necesitarán un gran equipo para manejarlo.

Determinar los ciclos de vida de los activos mientras se realiza un seguimiento de los activos con regularidad

El equipo puede estar a cargo de los detalles esenciales. Pero como propietario o responsable de la empresa, también debes comprender qué ocurrirá y cómo se verá afectada la organización.

Si aún no conoces el ciclo de vida de los activos, tanto tangibles como intangibles, entonces es hora de que aprendas. Debes saber todo acerca de los activos clave desde el momento en que se compran hasta que se eliminan. Esto te proporcionará datos importantes sobre cuándo realizar mejor el mantenimiento de activos.

También sabrás cómo comprar activos de manera más eficiente. Por ejemplo, puedes saber con qué frecuencia se averían los ordenadores de la oficina y necesitan reparaciones. Puede ser más prudente comprar un ordenador más caro, pero más confiable para poder ahorrar dinero a largo plazo.

El seguimiento de los activos también te permite actualizarlos antes de que se descompongan, lo cual es una parte importante de la seguridad de los activos digitales. Después de todo, no querrás verte en una situación en la que tengas que cerrar temporalmente para poder arreglar algo esencial en el negocio.

Esta es exactamente la razón por la que el IoT ha sido tan popular entre las empresas, ya que permite controlar y monitorear los activos de forma remota.

En medio de la pandemia de COVID-19, muchas empresas quieren reabrir de forma segura. Lenovo lanzó recientemente una serie de productos de IoT que ayudan a controlar el comportamiento dentro de un espacio, así como a controlar a quién se le permite en una ubicación determinada. Con esto, las empresas pueden monitorear cuántas personas hay en un espacio determinado y corregir el problema cuando se reúnen demasiados individuos, lo que representa una amenaza de propagación del virus.

Instalar una solución de gestión de activos automatizada

No puedes hacer todo por tu cuenta. A través de este proceso de digitalización, obtendrás más información sobre la depreciación de los activos. También verás que los empleados pueden utilizar activos que ralentizan su trabajo. Puede que no esté roto, pero ralentiza el negocio e impide que las personas trabajen con la máxima eficiencia.

Un análisis exhaustivo de este, además de otros procesos, te permitirá ver dónde puedes mejorar. Puedes hacer que las personas se encarguen de la acumulación de datos, pero siempre existe el riesgo de errores.

En cambio, muchas empresas han optado por soluciones automatizadas de gestión de datos y activos. Los principales servicios de almacenamiento en línea como Dropbox u Opendrive ofrecen almacenamiento de datos ilimitado para activos y ya automatizan varios procesos, incluido el mantenimiento de activos, la gestión de tareas y la sincronización inteligente.

Con estos procesos automatizados, te ahorrarás mucho tiempo y molestias. También mejorarás la productividad y la eficacia del negocio para responder a la incertidumbre actual y las necesidades cambiantes.

Una de esas necesidades cambiantes será una mayor prevalencia de lugares de trabajo remotos, que se están convirtiendo en la nueva norma para mantener las empresas operativas. Posteriormente, los empleadores deberán adaptarse para tener un sistema en el lugar donde poder monitorear los activos digitalmente.

Conclusión sobre la gestión de activos

La cara de los negocios a nivel mundial está a punto de cambiar a lo grande. Desde mejoras a la gestión de activos digitales hasta campañas de marketing digital, más empresas se adaptarán a un mundo en el que la mayoría de los trabajadores operarán desde sus casas. La pandemia finalmente terminará. Pero una vez que las empresas han comprobado lo que es posible a través de las innovaciones en sus departamentos de IT, es posible que no quieran volver a ser como eran las cosas, incluso cuando realmente llegue la nueva normalidad.