Cómo optimizar el flujo de trabajo con software de gestión de compras
La adquisición y la compra son procesos cruciales para todas las empresas. Además de adquirir productos y servicios que son críticos para los departamentos centrales y de soporte, estos procesos involucran varias actividades, tales como:
- Gestión de solicitudes. Recibir y procesar solicitudes de compra de colegas y empleados puede ser difícil cuando provienen de diferentes canales y no contienen la información completa que el equipo necesita para iniciar el proceso de adquisición.
- Administración de suministros. Pedir presupuestos, investigar productos y servicios de la más alta calidad y realizar un seguimiento de los precios se encuentran entre las responsabilidades del equipo financiero. Esta gestión es vital para mantener una buena relación con los proveedores, fundamental para el éxito de la empresa.
- Gestión de gastos. La planificación y el seguimiento del gasto también caen bajo el paraguas del equipo financiero. La empresa debe seguir el presupuesto planificado y evitar el desperdicio, por lo que hacer cumplir sus políticas también es parte de las responsabilidades del departamento de compras.
- Flujos de trabajo de cuentas por pagar. Los flujos de trabajo de AP son una parte esencial de las operaciones de adquisición. Estos flujos de trabajo implican la conciliación de facturas, la realización de pagos, la gestión del sistema de contabilidad y la garantía de que la empresa cumpla con las responsabilidades financieras a tiempo.
Hay muchos flujos de trabajo que administrar y los errores pueden costar cantidades importantes de dinero o causar cuellos de botella en otros departamentos. Por eso la tecnología y la automatización son aliadas para financiar equipos que necesitan agilizar y optimizar esos procesos.
En este artículo queremos informar sobre qué es un software de gestión de compras, qué buscar en uno y por qué se debería considerar la digitalización y automatización de los procesos de adquisición.
Qué es el software de gestión de compras
Un software de gestión de compras es una herramienta que ayuda a los equipos de finanzas a organizar, ejecutar y supervisar sus flujos de trabajo para lograr procesos de compra y adquisición optimizados, automatizados y sin problemas. Por lo general, un software de este tipo tiene características como automatización, formularios personalizables, integraciones con otras herramientas y mucho más. Con frecuencia, son soluciones basadas en la nube, por lo que no hay por qué preocuparse por la seguridad y los servidores locales.
La implementación de un software de contratación electrónica y una plataforma de compras puede cambiar las reglas del juego para la empresa. Si el equipo tiene problemas con cuellos de botella, errores y fechas límite incumplidas, es hora de considerar una solución como esta.
Beneficios de implementar un software de gestión de compras
Al digitalizar y automatizar los flujos de trabajo a través de un software de gestión compras y adquisiciones, la empresa aumentará la productividad, eliminará el trabajo repetitivo y minimizará los errores humanos. Es más fácil para los solicitantes enviar órdenes de compra, para el equipo de finanzas ejecutarlas y para los gerentes realizar un seguimiento del presupuesto e informar de los resultados.
Dentro de los beneficios que aporta el software de gestión de compras destacan los siguientes:
1. Automatización del flujo de trabajo
Un software de gestión de compras es una herramienta perfecta para automatizar los flujos de trabajo del departamento financiero. La automatización es una funcionalidad que funciona en una lógica si / entonces. Si ocurre una acción, otra ocurre automáticamente.
Por lo tanto, se pueden crear reglas para optimizar los flujos de aprobación de compras, enviar mensajes automáticos a los proveedores, notificar a los miembros del equipo cuando hay una tarea específica que deben realizar, ordenar la carga de trabajo y mucho más. Todo lo que se necesita es configurar la regla de automatización una vez, y ya no es necesario pensar en estos detalles y actividades.
La automatización elimina el trabajo repetitivo, disminuye la probabilidad de errores humanos y libera al equipo para trabajar en tareas estratégicas y más significativas.
2. Estructurar una operación sin papel de un extremo a otro
El software de gestión de compras permite digitalizar toda la operación financiera. Órdenes de compra, gestión de contratos y presupuestos; cuando están todos en un solo lugar, es más fácil guardar y buscar sus datos. Además de crear una documentación de seguimiento de auditoría, permite controlar fácilmente el presupuesto y compartir los resultados del equipo.
Se puede crear un formulario de orden de compra digital con toda la información necesaria para realizar la compra y compartirla con los miembros del equipo, empleados y otras partes interesadas. Por lo tanto, el programa ofrece todo lo necesario para iniciar el proceso de adquisición y compra sin intercambiar varios mensajes para obtener más detalles.
Además, las fases estructuradas y la automatización ayudarán al equipo de finanzas a ejecutar todos los detalles del proceso de una manera simplificada y sin complicaciones. Una vez que digitalizada la operación financiera, no es necesario preocuparse por la pérdida de información y libera el tiempo del equipo para trabajar en tareas estratégicas en lugar de rellenar el papeleo.
3. Facilita el proceso de aprobación
El proceso de la orden de compra a menudo se retrasa debido a un proceso de aprobación complicado y a la falta de comunicación entre los involucrados. Estos retrasos crean cuellos de botella que pueden dañar todo el funcionamiento de la empresa.
Al incorporar este tipo de software al proceso, se puede crear un flujo de trabajo claro desde la orden de compra hasta la aprobación y la facturación. Es posible ajustar las reglas para que un pedido se apruebe automáticamente, establecer un precio mínimo cuando sea necesario analizarlo y, en última instancia, notificar al responsable de cada análisis.
El software de gestión de compras también permite enviar notificaciones automáticas al aprobador, para que el equipo no se pierda nada, incluso con una agenda ocupada.
4. Gestionar solicitudes de diferentes partes interesadas
Como hemos mencionado anteriormente, recibir y procesar solicitudes de compra puede ser complicado, especialmente cuando se tiene una cantidad significativa de ellas, y provienen de diferentes canales, sin información completa. El software de gestión de compras que tiene buenas capacidades de solicitud puede ayudar con la gestión de solicitudes.
La capacidad de crear fácilmente un formulario en línea para recopilar toda la información necesaria para iniciar el proceso, la entrada de datos automatizada en casos específicos y una buena visibilidad de todas las solicitudes son ejemplos de características que ayudan a administrar una gran cantidad de pedidos.
5. Mejora la comunicación y refuerza las políticas
El software también ayudará al equipo de finanzas a comunicarse mejor, tanto internamente como con otros departamentos. Si el software elegido permite la comunicación dentro de él, se pueden asignar responsables de tareas específicas e intercambiar mensajes relacionados con esas tareas de forma sencilla.
También puede mejorar la relación con los proveedores al aprovechar las notificaciones automáticas, la base de datos del software y un flujo de trabajo eficiente que permite al equipo pagar las facturas a tiempo.
Debido a las reglas de automatización y los portales de autoservicio, es mucho más fácil comunicarse e implementar reglas y procedimientos en la gestión de compras.
6. Permite la visibilidad del gasto en tiempo real
Cuando se registran todas las órdenes de compra en un solo lugar, se puede realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real. Un software de gestión de compras asegura que las órdenes estén dentro del programa, facilitando la redistribución de recursos en caso de ser necesario.
El hecho de no cerrar las cuentas a final de mes puede convertirse en una auténtica pesadilla. Con un software de gestión de compras será más fácil analizar e informar rápidamente los resultados aprovechando la información registrada y extraída en el programa informático.
7. Detectar cuellos de botella más rápido en la gestión de compras
La digitalización de los procesos de adquisiciones y compras también ayudará a rastrearlos mejor e identificar qué los hace menos efectivos y qué puede estar frenando el proceso.
Al estructurar los flujos de trabajo en una herramienta de gestión de compras se podrá controlar cada paso del proceso, extraer datos fácilmente, analizar hacia dónde van los recursos y cuánto tiempo toma cada actividad en cada fase.