Cómo ser más inteligente trabajando con un equipo virtual

Nadie cree que sea una buena idea sentarse en reuniones todo el día, todos los días, pero desde el comienzo del trabajo remoto en la era de la pandemia, muchas personas han estado haciendo precisamente eso. Un calendario repleto de videoconferencias con el equipo virtual puede parecer una especie de limbo: un estado de impotencia de charla sobre lo que hay que hacer, pero no se está haciendo... porque estás demasiado ocupado reuniéndote.

Microsoft ha estado estudiando cómo las personas trabajan y colaboran a través de investigaciones, encuestas y análisis de cómo los clientes usan sus herramientas. Según la ciencia, hay formas de reunirse con menos frecuencia y, aun así, hacer que todos se sientan comprometidos y completamente integrados. Podemos aprender de 2020, el año de la sobrecarga de reuniones, y ser más sabios en 2021: hagamos de este el año de reuniones más reflexivas e intencionales.

Cómo ser más inteligente trabajando con un equipo virtual

A continuación, os dejamos siete estrategias para lograrlo este objetivo.

1. Hazte la siguiente pregunta: ¿es una reunión la forma correcta de hacer esto?

¿Sientes que estás más veces reunido que nunca? ¡Lo estás! Un estudio anónimo de la actividad de Microsoft Teams entre febrero y agosto de 2020 mostró un aumento del 55% en la cantidad de reuniones y llamadas por semana, impulsado por el cambio al trabajo remoto durante la COVID-19. Fue un intento comprensible de mantenernos conectados, y ha resultado insostenible.

Ha quedado claro que el trabajo no comienza ni termina con una reunión. La colaboración, y hacer avanzar el trabajo, es a la vez sincrónica y asincrónica. A menudo, los equipos pueden realizar el mismo trabajo de manera más rápida y conveniente cuando las personas intervienen de forma asincrónica, a través de la colaboración de documentos, por ejemplo, o en los canales de Teams.

Cuando necesites reunirte, no olvides asignar roles (líder, presentador, tomador de notas) y comunicar el objetivo o los objetivos de la reunión en la invitación. Y si es difícil articular el objetivo, tal vez deberías reconsiderar la organización de una reunión.

2. Cuidado con la "reunión del millón de euros"

¿Tu organización realiza reuniones periódicas y muy grandes? Las empresas deben tener en cuenta esa combinación: es cara.

Hay dos posibles soluciones: tal vez la reunión deba ser grande, pero ocurre con menos frecuencia, u ocurre con frecuencia, pero puede ser más pequeña.

3. Se intencional sobre el tiempo con el equipo virtual

¿Es este un día baladí? ¿Le diste de comer al gato? ¿Qué hay para comer? No imaginas cosas: es difícil mantenerse concentrado durante una reunión remota prolongada.

Estás probando el enfoque de los compañeros de trabajo si programas reuniones virtuales de forma rutinaria que se extienden más allá de la media hora. Después de unos 30 a 40 minutos de concentración, la fatiga comienza a aparecer.

Algunas conversaciones realmente requieren una hora. Pero cuando sea posible, limita las reuniones a 25 o 50 minutos, para que las personas tengan tiempo para estirarse y caminar antes de su próxima reunión. En caso de necesitar más tiempo, crea un descanso de 5 minutos a la mita. Dale a tu cerebro tiempo para recargarse.

4. Mantén viva la cultura (y diviértete)

La despedida de la empresa, el retiro anual, la fiesta navideña... probablemente no celebraste ninguno de ellos en la vida real el año pasado. Sin embargo, existen algunas formas de mantener vivas las tradiciones, o incluso de crear nuevas, durante esta época sin precedentes.

Sigue el ejemplo de AEG, una de las principales empresas de deportes y entretenimiento en vivo del mundo. El personal de IT de AEG programa temas divertidos para sus reuniones dos veces por semana en Microsoft Teams.

5. Comprender el síndrome FOMO y resistirte

Es probable que estés asistiendo a reuniones en las que no es necesaria tu presencia. El miedo a perderse algo es algo real. Permítete a ti y a tus compañeros el omitir reuniones no esenciales. Y pide a alguien que tome notas claras y concisas para que todo el equipo las lea después. Cuando las personas saben que pueden ponerse al día rápidamente, están menos preocupadas por perderse algo.

Otra opción podría ser seguir la reunión a través de un chat en un canal de Teams, escuchar la grabación de la reunión o leer la transcripción cuando sea conveniente.

Tras algunas reuniones omitidas, si empiezas a ver cosas en las notas que te dan ganas de estar allí, entonces, deberías asistir. Pero por lo demás, ¿cuál es la mejor reunión que hay? Aquella a la que no tienes que asistir.

6. Intercambia reuniones grandes y recurrentes por otras personales y significativas

"¿Viste el partido anoche?" "¿Has probado esa nueva tienda de comida casera?" Claro, parece superficial, pero esos breves momentos de charla en la oficina se extrañan profundamente en el mundo del trabajo remoto e híbrido. En una encuesta de Microsoft Harris en seis países, casi el 60% de los encuestados se sienten menos conectados con sus colegas desde que trabajan desde casa con más frecuencia. Eso puede parecer una paradoja dada la sobrecarga de reuniones, pero las reuniones grupales no pueden reemplazar los intercambios entre colegas.

Las interacciones informales generan confianza y buena voluntad; construyen capital social. Y ese capital social y esa conexión se asocia con una amplia gama de beneficios, desde la satisfacción en el trabajo hasta una mejor salud. En situaciones de trabajo remoto, las personas tienen que esforzarse más para tener conversaciones casuales (pero esenciales).

Prueba esta regla: por cada tres reuniones de grupo no esenciales que rechaces, programa una reunión individual con un subordinado directo, un compañero de equipo o alguien de otro equipo. Y no olvides comunicarte con los compañeros de trabajo que se incorporaron virtualmente y que se perdieron por completo el chat casual del comienzo.

7. Establece límites con el equipo virtual

Todas las cosas buenas deben llegar a su fin... ¡ya!

Es tentador decir que sí a las reuniones tardías del equipo virtual cuando tu único "viaje diario" es entre la oficina en casa y la cocina. Pero en una era de reuniones y charlas sobrecargadas, es fundamental respetar algunos límites. No olvides establecer paradas estrictas, no solo en la duración de las reuniones, sino también en los días laborales y horas de trabajo. Y trabajar en ti mismo.