Comunicación asincrónica: clave para el éxito del trabajo remoto

Trabajar de forma remota se está convirtiendo en la nueva norma, lo que da lugar a la comunicación asincrónica, pudiendo producir desde cualquier lugar y a cualquier hora. Lo vemos como la capacidad de comunicarse, colaborar y coordinar proyectos en países desde diferentes zonas horarias a través del correo electrónico, herramientas de comunicación en equipo, Google Docs y otros.

La pandemia ha obligado al mundo del trabajo a cambiar para siempre. Las empresas y la fuerza laboral han optado por el trabajo remoto a tiempo parcial y a tiempo completo. Sin embargo, el cambio al trabajo a distancia conlleva un riesgo inherente: poder lograr una comunicación eficaz. Comunicarse de forma remota de una manera que tenga en cuenta las zonas horarias es un desafío para las organizaciones pequeñas y grandes.

La buena noticia es que, según una investigación publicada en Harvard Business Review , las empresas experimentaron un aumento del 3% en la productividad con el uso de herramientas en línea para la comunicación asincrónica. Esta guía permitirá comprender mejor cómo funciona la comunicación asincrónica y por qué es importante para el éxito del trabajo remoto.

1. Comunicación asincrónica VS comunicación sincrónica

La comunicación asincrónica y sincrónica son formas útiles de compartir conocimientos y dominar el arte del trabajo a distancia.

Probablemente los hayamos experimentado tanto en nuestra empresa como en nuestra carrera laboral en momentos de teletrabajo. Es posible que también hayamos notado por qué son efectivos para el trabajo colaborativo y cómo o dónde se queda corto cada uno de estos tipos de comunicación.

1.1 ¿Qué es la comunicación sincrónica?

Sincrónico significa una conversación en tiempo real que ocurre por teléfono, usando herramientas de videoconferencia (como Zoom o Google Meet), o una reunión o discusión en persona. Las respuestas ocurren en el acto. Sincrónico es solo una forma elegante de definir la comunicación normal y en tiempo real.

PROS

• Inmediatez: es ideal para responder preguntas o problemas que necesitan atención y aclaración inmediatas. Es más rápida y dinámica que la comunicación asincrónica. Las discusiones de ida y vuelta ayudan a acelerar el intercambio de ideas y facilitan el proceso de toma de decisiones.
• Construir una buena relación: somos sociales por naturaleza y nos encanta vernos y pasar tiempo juntos. Es posiblemente mejor para construir relaciones personales.
• Retroalimentación crítica: los problemas delicados que necesitan la atención inmediata de un equipo se interpretan mejor a través de una comunicación clara y una retroalimentación instantánea. Esto es ideal para la participación activa y los debates interactivos. Una forma de comunicación escrita no es la mejor manera de hacerlo. Esperar a que la gente de diferentes zonas horarias intervenga ralentizará las cosas.

CONTRAS

• Diferencias de zona horaria: las personas de diferentes zonas horarias tendrán dificultades para estar en el mismo lugar que los demás. Programar un buen momento para que todos asistan a las reuniones virtuales requiere mucho tiempo y probablemente genere retrasos.
• Inflexible: antes de responder y participar en reuniones, se ve obligado a dejar todo lo que está haciendo en este momento. Como resultado, la presión aumenta y la productividad disminuye.
• Tecnología poco confiable: todos hemos experimentado fallos en los ordenadores, conexión lenta a Internet, problemas para unirnos a reuniones en línea... Con la tecnología, es difícil anticipar lo que sucederá a continuación. Cuando falla, la reunión se reprograma o todos deben esperar a que se solucionen los problemas.
• Estresante: Responder a todas las formas de comunicación sincrónica agregará estrés a las prioridades laborales. Las interrupciones y distracciones frecuentes obstaculizarán el trabajo profundo.

1.2. ¿Qué es la comunicación asincrónica?

Son todas las formas de comunicación que ocurren durante un largo período de tiempo. El remitente y el receptor intercambian información con un lapso de tiempo entre ellos. En otras palabras, ambas partes se comunican sin tener que responder de inmediato y sin programar reuniones virtuales. Estar físicamente presente en un lugar específico es innecesario; más bien, la comunicación asincrónica aprovecha las ventajas únicas del entorno en línea.

• ¿Por qué la comunicación asincrónica es tan crítica en un contexto de trabajo remoto?

La comunicación asincrónica está haciendo que el trabajo remoto sea más productivo. Las personas pueden ahorrar tiempo, adelantarse a su horario de trabajo y hacer más cuando pueden evitar las distracciones de la oficina.

Dado que el trabajo remoto está ganando impulso en el lugar de trabajo en estos tiempos, cada vez más empresas y líderes se están dando cuenta de cómo la comunicación asincrónica contribuye enormemente a mejores resultados laborales. Además, ayuda a que todos se sientan más cómodos, más realizados, vivan más libres y tengan un mejor control sobre su vida laboral.

Cuando responde a mensajes o correos electrónicos varias horas después de su envío, permite un mejor proceso y comprensión de la información.

PROS

• Mayor libertad: lo que aumenta la productividad, un beneficio mutuo para los empleados y la empresa.
• Mejora de la calidad de la comunicación: a pesar de que la async es lenta, la información tiende a ser más clara y elaborada.
• El trabajo profundo se convierte en la norma: los mensajes y las notificaciones constantes tienden a abrumar las bandejas de entrada e influir en el flujo de trabajo. Con la comunicación asincrónica, el trabajo profundo es fluido y efectivo cuando los trabajadores no se sienten obligados a responder a todos los mensajes. Más bien, tienen la flexibilidad de elegir cuándo y cómo responder a mensajes importantes.
• Sin presión: elimina la presión de tener que comunicar pensamientos y abordar problemas en el acto.
• Procesamiento y preparación para responder: brinda a los trabajadores y equipos remotos la libertad de procesar y recopilar información antes de preparar una respuesta adecuada.
• Ritmo: con la comunicación asincrónica, los trabajadores remotos pueden ir a su propio ritmo, con menos interrupciones laborales.
• Ideal para compañeros de equipo en múltiples zonas horarias: funciona bien cuando los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias. El lugar del mundo en el que te encuentres importa poco porque este tipo de comunicación tiene menos que ver con la inmediatez y más con ser productivo y concentrado en la tarea.
• Documentación: grabar información en un medio (correo electrónico, nota de voz, video en telar, etc.) puede ser una excelente manera de comunicar valor y aumentar la transparencia organizacional. Compartir información de forma asincrónica es, por tanto, fiable y más fácil de usar.

CONTRAS

• Sin inmediatez: los problemas urgentes o delicados requieren una acción rápida. Asincrónico no funciona bien cuando necesita abordar asuntos importantes en este momento.
• Aislamiento: es poco común interactuar con los colegas cara a cara después de las reuniones o durante las pausas para el almuerzo. Trabajar de forma independiente en horarios flexibles es genial, pero tiene un precio. Construir relaciones y pertenecer a una comunidad laboral requiere más esfuerzo y consideración.
• Sin espontaneidad: es más desafiante abordar problemas que requieren paciencia y la espontaneidad inmediata de la lluvia de ideas. Esto puede ralentizar la toma de decisiones. Una interacción en tiempo real sería más ideal en este caso.

El futuro del trabajo a distancia radica en la evolución de la comunicación asincrónica. Las empresas que utilizan herramientas asíncronas para comunicarse con sus equipos y clientes están a la vanguardia.