Herramientas de colaboración y gestión de proyectos para equipos de trabajo remoto

En el último año, muchas empresas han cambiado a un formato distribuido para seguir funcionando durante la pandemia y han decidido seguir trabajando de forma remota debido a la mayor productividad que han encontrado y después de recibir comentarios positivos de los miembros de su equipo desde la experiencia de trabajo remoto. Sin embargo, administrar grandes equipos y proyectos en línea no es fácil al principio y son necesarias herramientas de colaboración y gestión.

¿Por qué las herramientas de colaboración y gestión de proyectos confiables son esenciales para equipos remotos?

El secreto de un proyecto exitoso es un trabajo en equipo y una cooperación alineados de manera efectiva. Esto no se puede lograr sin una comunicación fluida en línea. Deben cumplirse los plazos, deben darse instrucciones. Las ideas también flotan.

Aquí es donde entran las herramientas de gestión de proyectos en línea. Desde chats grupales, videoconferencias, pizarrones digitales, calendario online y sistema de programación, edición de grupos de documentos... proporcionan funciones prácticas y seguras para comunicarse y lograr de manera eficiente diferentes tipos de tareas de trabajo remoto, tanto de forma sincrónica como asincrónica. ENLACE INTERNO COMUNICACIÓN ASINCRÓNICA

Elección de las herramientas de gestión de proyectos remotos

¿Cuáles son las características a considerar al elegir el software más adecuado para un equipo?

• Valor: Considerando la inversión, ¿el sistema brinda las características óptimas para las necesidades concretas del equipo de trabajo remoto?
• Usabilidad: La complejidad de la herramienta puede convertirse en un desafío a la hora de adoptarla de forma eficaz, especialmente para empleados con mínima experiencia previa. Cuanto más simple y fácil de usar, mejor.
• Adopción: ¿Con qué facilidad la organización puede adoptar una herramienta de este tipo e incorporar diferentes funciones del negocio y sus flujos de trabajo únicos en una plataforma?
• Integración: la integración asegura que todas las herramientas de colaboración y gestión funcionen correctamente y en armonía entre sí, por lo que es fundamental comprobar si la herramienta de gestión de productos elegida puede integrarse de forma eficaz con las que ya utiliza se utilizan en la empresa.

Las mejores herramientas de colaboración y gestión de proyectos remotos

1. Asana

El software fundado por Moskovitz y Rosenstein se originó en 2012. Pronto revolucionó la experiencia de gestión de proyectos. Básicamente, controla el trabajo en curso. Incluye el seguimiento de la persona que realiza la tarea, los plazos y las operaciones importantes.

Durante mucho tiempo, ha sido imbatible entre muchos de su tipo. Con varias actualizaciones a lo largo del tiempo, sigue siendo una plataforma decente para algunas tareas exclusivas.

Asana es de cuatro niveles:

• Basic (versión gratuita)
• Premium (€ 10.99 por persona por mes)
• Negocios (€ 24.99 por persona por mes)
• Empresa (la empresa debe ser contactada para cotizar el precio)

Lo que distingue a la aplicación es su flexibilidad. La reciente incorporación de plantillas permite a los usuarios la experiencia de su elección. Uno es un tipo más personalizado en el que los usuarios pueden elegir las partes de sus proyectos que se van a rastrear. El otro es un modelo más restringido. No permite demasiada flexibilidad.

PROS

• Diseño flexible, rápido y contemporáneo
• Versión gratuita competente
• Varias características

CONTRAS

• Falta de herramientas de gestión de recursos
• No es idílico para tareas con uso intensivo de gráficos
• No se incluye el seguimiento de presupuestos y gastos

2. Clickup

Clickup entró en la lista de software de gestión de proyectos en 2016 y pronto se convirtió en una solución integral para la gestión productiva de tareas. Ahora más de 200.000 equipos de empresas como Uber, Airbnb y Google están utilizando la aplicación. Aparte de las versiones del navegador, está disponible para plataformas Android o iOS, Windows, Mac y Linux.

Los modelos de precios son los siguientes:

• A partir de: $ 5,00 / mes
• Gratis con limitaciones
• Prueba gratuita: disponible

La plataforma de gestión de proyectos basada en la nube abarca varias funciones de programación:

• Estimaciones de tiempo: permite la estimación de tiempo y la división de tareas entre los asignados.
• Fechas de inicio y vencimiento: permite poner fechas límite a la tarea para el logro de hitos
• Programación: para agregar tareas espontáneas al programa de vista de tiempo y estar al tanto de los plazos.
• Sincronización de calendario: para sincronizar calendarios de terceros con asignaciones planificadas en ClickUp.
• Automatización: permite la automatización de tareas recurrentes en la hoja de ruta del proyecto mediante secuencias personalizables de activadores, acciones y condiciones.
• Objetivos: divide las tareas del proyecto en Objetivos y Metas distinguidos para ayudar a realizar un seguimiento de los logros y preservar el impulso del progreso.
• Tablero Kanban: para llevar a cabo una gestión ágil del flujo de trabajo utilizando estados simples para ayudar a la interpretación precisa del progreso del proyecto.
• Mapas mentales: permite a los usuarios dibujar sin mapas mentales para coordinar fácilmente propuestas relacionadas con el proyecto.

PROS

• Interfaz de usuario fácil de usar.
• Versiones con muchas funciones y gratuitas para siempre.
• El modo sin conexión funciona desde cualquier lugar y la sincronización de tareas siempre que hay una conexión a Internet disponible.
• Conveniente para que los gerentes de proyectos planifiquen tareas y hagan frente a los plazos con la vista interactiva de diagrama de Gantt.
• Clip para grabación de pantalla.
• Bloc de notas para anotar ideas.
• Notificaciones habilitadas en el navegador, la web y la aplicación móvi.l

CONTRAS

• Los usuarios no pueden exportar paneles desde ClickUp.
• Demasiadas selecciones para personalizar.

Esto son solo dos de las herramientas de colaboración y gestión de proyectos más usadas a la hora de mejorar la comunicación y el rendimiento de los equipos de trabajo remoto. No obstante, la lista es larga, con herramientas como Trello, Todoist, Teamwork, Monday… Es importante dedicar un poco de tiempo a recabar información sobre ellas y asegurarnos de que nos quedamos con la que se ajuste a nuestras necesidades.