Plan de mejora continua en el lugar de trabajo
Los líderes a menudo buscan formas de aprovechar el crecimiento de la empresa y tienen la tarea de garantizar el progreso hacia metas nuevas y existentes. Este tipo de pensamiento se puede estructurar con un plan de mejora continua en el lugar de trabajo, que desafía constantemente a la empresa para alcanzar nuevas metas.
En este artículo definiremos la mejora continua con técnicas sobre cómo utilizarlo en el lugar de trabajo. También veremos ejemplos de buenos planes de mejora continua en el lugar de trabajo.
¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua es una estrategia que mantiene el enfoque de una empresa en mejorar la forma en que administran las funciones comerciales. Los líderes pueden establecer pequeñas metas para lograr cada mes, además de metas trimestrales y anuales. Mantiene a la empresa avanzando y generando impulso continuamente. Hay varias técnicas diferentes que se pueden utilizar para desarrollar planes de mejora continua.
Cómo crear una cultura de mejora continua en el lugar de trabajo
Se pueden seguir estos cinco pasos para crear una cultura de mejora continua exitosa en el lugar de trabajo:
1. Elegir el método apropiado
Hay muchos métodos de mejora continua que se pueden elegir para adaptarse a las necesidades del lugar de trabajo.
Algunas técnicas de mejora específicas incluyen:
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar
La primera etapa del proceso es la recopilación de datos e información, la etapa de "planificar". Durante la etapa de "hacer", se implementará el plan a pequeña escala. Después de un período de tiempo designado, se "comprobarán" los resultados del método a pequeña escala y se realizarán los ajustes necesarios. Para "actuar", se aplicará la solución o método a gran escala. Se puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario.
Mapeo de flujo de valor
Este método permite a los equipos crear una imagen visual del proceso o método. Recopilarán información sobre el estado actual del proyecto o proceso y luego mapearán los pasos que deben seguir para alcanzar una meta propuesta. El mapeo del flujo de valor es un método ajustado, lo que significa que ayuda a los equipos a identificar y eliminar el tiempo y el desperdicio de recursos para hacer que los procesos sean más rápidos y fáciles.
Estrategia 5S
Traducido del japonés, la estrategia 5S incluye "clasificar"," poner en “orden", "brillar", "estandarizar" y "mantener". Durante la etapa de "clasificación", se identificará y eliminará cualquier recurso innecesario del proceso. Después de reunir los recursos necesarios, se organizarán para que estén en los lugares correctos. "Brillo" implica limpiar y organizar regularmente el espacio de trabajo para mantener un flujo de trabajo fluido. Cuando se "estandarice", se desarrollarán procesos específicos para mantener organizado el espacio de trabajo. El paso final, "mantener", significa que se permite que los empleados administren sus propios métodos por sí mismos.
2. Supervisar el crecimiento
Para mantener la mejora continua se debe monitorear el crecimiento con regularidad. De este modo se puede confirmar que los equipos cumplen con los objetivos de desempeño. Se realizan reuniones periódicas para asegurarse de que todos se sienten cómodos con las metas y tienen los recursos que necesitan. Hay que asegurarse de tener plazos específicos para cada objetivo de rendimiento, de modo que los miembros del equipo puedan asumir sus plazos.
3. Establecer metas manejables
Establecer metas pequeñas y realistas es esencial para el éxito de un equipo. Hacer que las metas sean manejables anima y motiva a los empleados a alcanzarlas. Por ejemplo, un objetivo realista para un equipo de servicio al cliente sería aumentar la satisfacción del cliente en un 5% al final del trimestre. En respuesta, podrían mejorar la comunicación con el cliente y solicitar que brinden comentarios después de cada interacción.
4. Solicitar comentarios a los empleados
Tener un equipo comprometido es crucial y todos los miembros del equipo deben desempeñar un papel activo. Pedir regularmente a los miembros del equipo que compartan su progreso y retrocesos puede ayudar a realizar ajustes y ofrecer orientación cuando sea necesario. Los empleados también pueden tener nuevas ideas para alcanzar metas que no parecieron evidentes al principio.
5. Actualizar al equipo con regularidad
Animar al equipo brindándoles actualizaciones oportunas sobre proyectos y metas. Considerar actualizar al equipo sobre el progreso cada semana para que puedan ver cómo su trabajo está afectando a los objetivos. Esto puede motivarlos a permanecer centrados en sus tareas y abordar rápidamente cualquier problema que necesiten afrontar.
Ejemplos de mejora continua
A continuación, se muestran dos ejemplos de métodos de mejora continua:
1. Incrementar las ventas
Una empresa establece un objetivo para aumentar las ventas, por lo que el gerente del departamento de ventas se reúne con su equipo para discutir un cronograma y cómo alcanzarán el objetivo.
Cuando el gerente celebra otra reunión un mes después, descubren que tienen la mitad de las ventas que esperaban obtener. El gerente solicita comentarios sobre el proceso para ver si pueden mejorarlo.
Varios empleados mencionan que no creen que las técnicas de venta actuales sean útiles, por lo que el equipo trabaja en conjunto para desarrollar un nuevo método que probar. El gerente planea reunirse nuevamente con el equipo en dos meses. Después de solo un mes, el gerente descubre que el equipo ha vendido un 50% más de lo que se predijo.
2. Mejorar los productos
Una empresa de software tiene un nuevo producto a la venta y el equipo de control de calidad debe confirmar que funciona bien antes de lanzarlo al público. El equipo utiliza varios enfoques para probar sus funciones de forma continua.
Cuando encuentran un error, el equipo se reúne para discutir qué podría estar causándolo y desarrollar nuevos métodos de prueba. Repiten este proceso de probar el programa y probar nuevas ideas hasta que el programa esté libre de errores. Asumir los planes de mejora continua en el lugar de trabajo permite equipos más eficientes y productivos. Los líderes deben proporcionar a su personal todas las opciones para mantener a la empresa en constante evolución.