Plan de Trabajo Remoto a Largo Plazo: Estrategias y Beneficios

Plan de trabajo remoto a largo plazo

El trabajo remoto se ha convertido en la norma para compañías grandes como Twitter y Google hasta pequeñas y medianas empresas. Las estadísticas muestran que un número significativo de trabajadores siguen preocupados el regreso físico a las oficinas y que el trabajo remoto a largo plazo en realidad ha mejorado su productividad.

En la "Encuesta sobre el estado del trabajo remoto de 2020" realizada por Owl Labs junto con Global Workplace Analytics, el 81 % de los encuestados cree que su empleador apoyaría el trabajo remoto posterior a la COVID-19, mientras que el 29 % cree que su empresa realmente lo fomentará más. Además, el 77 % de los encuestados opina que trabajar desde casa después de la COVID-19 los haría “más felices” y casi la mitad de los encuestados buscaría otro trabajo si ya no se permitiera trabajar en remoto.

Luego, si el trabajo a distancia es una buena opción para la empresa y los empleados, ¿cómo hacer un plan de trabajo remoto a largo plazo y comunicárselo a los empleados? Global Workplace Analytics predice que entre el 25 % y el 30 % de la fuerza laboral seguirá trabajando desde casa varios días a la semana para fines de 2023.

Definir el trabajo remoto a largo plazo

Como empleador, hay que considerar ciertos criterios antes de establecer e implementar una visión para un plan de trabajo remoto a largo plazo. El principal de los criterios es encuestar a los empleados para determinar sus estados de ánimo y necesidades. Hay que averiguar qué porcentaje de los trabajadores y equipos quieren seguir trabajando de forma remota y cuántos días a la semana preferirían venir a la oficina.

Armados con esta información, se puede determinar y compartir los objetivos para permitir que los empleados trabajen de forma remota a largo plazo. Por supuesto, hay que involucrar a un número significativo del personal de la plantilla en el desarrollo de estos planes.

Los objetivos que se decidan deberán incluir:

• Articular una visión general de lo que se espera lograr al permitir que los empleados trabajen a distancia a largo plazo para respaldar el plan.
• Ayudar a los trabajadores a mantenerse sanos, tanto física como mentalmente.
• Lograr mayores aumentos en la productividad a través de la comodidad de los empleados y menos tiempo de desplazamientos.
• Crear una moral de los empleados más positiva y tasas de retención más altas.
• Consideraciones financieras como la necesidad de menos espacio de oficina, alquilar un espacio más pequeño y crear oficinas más reducidas. 
• Ahorro en el coste de los viajes de negocios.
• Configurar estaciones de trabajo y áreas de uso común para adaptarse a la necesidad de distanciamiento personal.
• Asegurarse de proporcionar a la fuerza de trabajo remota la tecnología y los equipos de oficina más recientes y potentes.

Poner a disposición de la plantilla el apoyo emocional y el equilibrio entre vida laboral y personal necesarios.

Determinar qué posiciones pueden trabajar de manera remota y con qué frecuencia mientras se mantiene el servicio al cliente y la rentabilidad del negocio.

Proporcionar las herramientas adecuadas para que el flujo de trabajo sea constante y se mantenga, como pedir a los equipos que trabajen en el horario comercial principal y programar reuniones semanales.

Políticas que respaldan un plan de trabajo remoto a largo plazo

Si los empleados han estado haciendo trabajo remoto desde casa durante algún tiempo, es probable que ya se hayan reformulado políticas y prácticas para respaldar esta nueva normalidad derivada de la pandemia. En el futuro, estas son algunas de las políticas y prácticas de recursos humanos que quizás se deseen priorizar de cara al trabajo remoto a largo plazo.

• Las reglas, normas y métricas clave que habrá que desarrollar para preservar y mejorar la cultura y los valores de la organización. Por ejemplo, ofreciendo actividades virtuales sociales y de formación de equipos además del reconocimiento de empleados.
• Cómo se apoya emocionalmente a los trabajadores y se les ayuda a conciliar entre trabajo y vida personal. Por ejemplo, apoyando el cuidado de niños y personas dependientes.
• Cómo se reasignarán los ahorros en infraestructura al minimizar la necesidad de espacio de oficina. Se podrían proporcionar bonificaciones superiores a los empleados, actualizar la tecnología a la más nueva, rápida e interactiva, proporcionar portátiles e impresoras a los empleados que las necesitan y enfatizar la capacitación y el desarrollo para que los trabajadores continúen aprendiendo nuevas habilidades.
• Abordar la capacidad de los empleados para trabajar de manera segura en la oficina según sea necesario.
• Establecimiento de horarios flexibles y reuniones ineludibles, así como necesidad de mano de obra. Es decir, enfatizar que todas las reglas y regulaciones existentes se apliquen en el lugar de trabajo remoto al igual que se hace en la oficina, por lo que no se tolerará el acoso u otro comportamiento hostil. Además, enfatizar que se espera que cada empleado trabaje las horas principales según sea necesario.
• Controlar cómo y a quién se contrata e incorpora. Lo ideal será contratar personas que prosperen trabajando de forma remota. Además, el trabajo remoto a largo plazo amplía la capacidad para contratar personas a nivel mundial siempre que se comprendan las necesidades de los equipos para el contacto en persona.
• Enfatizar la necesidad de que los empleados documenten sus logros de desempeño y se mantengan en contacto con sus gerentes regularmente para discutir las metas de carrera a corto y largo plazo y las necesidades de desarrollo.

Cómo reunir a los empleados en torno al trabajo remoto a largo plazo

Siguiendo las recomendaciones anteriores, se puede construir la base que ayudará a los empleados a unirse en torno al concepto de trabajo remoto. Involucrar a los trabajadores mediante encuestas para identificar sus deseos e inquietudes es el primer paso. Lo segundo es involucrar a la plantilla en la determinación de las expectativas y necesidades tanto del lugar de trabajo tradicional como de las ubicaciones de trabajo remotas.

A esto le sigue informar a los empleados sobre lo que se puede permitir y lo que no funcionará y por qué. Por supuesto, hay que contar con la ayuda de los empleados para resolver problemas; tal vez ellos tengan respuestas que los líderes senior no hayan encontrado.

Finalmente, hay que pedir a los directivos que hagan un plan para sus respectivos equipos sobre cómo lograrán estos 10 imperativos de cultura de apoyo:

1. Comunicación y resolución de problemas.
2. Establecer normas de comportamiento, interacción y contribución.
3. Determinar cuánto tiempo desean los empleados para reunirse con sus gerentes y hacer que esté bien tener en cuenta las diferentes necesidades de cada trabajador.
4. Generar confianza y mantener una cultura de trabajo general eficaz y de apoyo.
5. Medir la productividad y la calidad de manera objetiva para que tengan menos preocupaciones de confianza con los empleados.
6. Lidiar con los sentimientos de aislamiento, soledad y estrés de los trabajadores.
7. Acordar la cantidad de tiempo que el equipo necesita para estar juntos en la oficina.
8. Abordar los desafíos de colaboración, los resultados y la resolución de conflictos.
9. Determinar las horas de trabajo apropiadas que fomentarán la colaboración mientras se respeta la necesidad de conciliación entre trabajo y vida personal.
10. Desarrollar un método para la evaluación general periódica del nuevo experimento de trabajo a tiempo parcial o completo desde casa.

Si los equipos abordan cada uno de estos problemas de manera efectiva y se evalúa periódicamente si los planes están funcionando mientras se mantiene al tanto de la moral de los empleados, es posible que la nueva normalidad satisfaga mejor las necesidades de todos. Y al hacerlo, se puede crear una situación en la que todos ganan a medida que la empresa se abre nuevos caminos y confirma la efectividad del plan de trabajo remoto a largo plazo.