Preguntas y respuestas: ¿Por qué es importante la comunicación?

La comunicación es vital para el éxito individual y del equipo en el lugar de trabajo. La comunicación clara en el trabajo puede ayudarnos a evitar malentendidos, desarrollar relaciones sólidas con nuestros compañeros de trabajo y establecernos como miembros vitales del equipo. 

Al igual que con cualquier habilidad, podemos fortalecer nuestras habilidades de comunicación con la práctica diaria. En este artículo, revisaremos por qué es importante la comunicación eficaz y cómo podemos mejorarla en nuestro propio lugar de trabajo.

Por qué la comunicación es importante en el lugar de trabajo

La comunicación exitosa en el trabajo puede prevenir tensiones y ayudar a las personas a trabajar en equipo, lo cual es importante en cualquier industria. La comunicación clara entre los miembros del equipo o entre el equipo y el cliente es crucial para un proyecto exitoso. Por ejemplo, las habilidades de comunicación claras pueden ayudarnos a negociar un aumento o delegar responsabilidades a las personas adecuadas en nuestro equipo.

Además de determinar nuestra satisfacción laboral, una comunicación clara también puede determinar nuestra movilidad ascendente. Un buen líder sabe cómo usar palabras para fortalecer a los miembros de su equipo, ayudarlos a alcanzar su potencial y definir lo que se espera de los demás.

Los diferentes tipos de comunicación

Hay cuatro tipos de comunicación. Cada tipo de comunicación ofrece sus propias ventajas en el lugar de trabajo. A medida que desarrollemos nuestras habilidades de comunicación, aprenderemos naturalmente qué tipos de comunicación son mejores para diferentes situaciones.

Comunicación verbal

La comunicación verbal implica enviar y recibir información a través de la palabra hablada. Casi todas las interacciones sociales diarias, incluidas las conversaciones, reuniones y presentaciones, requieren el uso de la comunicación verbal. Con fuertes habilidades de comunicación verbal, podemos demostrar que tenemos confianza y conocimiento sobre el tema que estamos discutiendo.

Comunicación no verbal

La comunicación no verbal, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, puede ser tan importante como la comunicación oral. Independientemente de lo que estemos diciendo, nuestro lenguaje corporal puede indicar nuestras verdaderas intenciones y sentimientos. 

Por ejemplo, si queremos mostrarle activamente a alguien que estamos interesados en una conversación, mantengamos un lenguaje corporal amigable y abierto. Podemos hacer esto manteniendo los brazos sin cruzar y apuntando con los pies hacia la otra persona.

Comunicación escrita

La comunicación escrita es cualquier forma de comunicación que involucre la palabra escrita. Muchos tipos diferentes de interacciones requieren comunicación escrita, incluidas cartas, correos electrónicos, presentaciones y propuestas. 

Para mantener relaciones saludables con los demás en el trabajo, es probable que debamos fortalecer las habilidades de comunicación escrita. Un correo electrónico claro y bien escrito, por ejemplo, puede ayudar a garantizar que los compañeros de trabajo sepan cómo ajustar su carga de trabajo mientras estamos de vacaciones.

Comunicación visual

La comunicación visual es el uso de medios visuales para enviar un mensaje. Los ejemplos incluyen fotografías, videos, archivos MIDI y gráficos. La comunicación visual puede ser una forma eficaz de transferir datos, como estadísticas, que de otro modo serían difíciles de seguir para otros. 

Por ejemplo, si presentamos los datos que hemos obtenido después de algunas semanas de investigación, podremos comunicarlos más claramente con una presentación de diapositivas.

Cómo mejorar nuestras habilidades comunicativas

Sigamos estos pasos para mejorar nuestras habilidades de comunicación en el trabajo:

1. Practicar la escucha activa

La escucha activa es la capacidad de concentrarse en un hablante, comprender su mensaje y responder de manera apropiada. A diferencia de la escucha pasiva, que es esencialmente escuchar sin comprender ni responder, la escucha activa implica involucrar a la otra persona en una conversación. La escucha activa es una habilidad extremadamente importante en el lugar de trabajo porque puede generar muchos beneficios diferentes, como una mejora de la moral o un cambio positivo en la dirección de la empresa.

2. Paráfrasis

Podemos asegurarnos de comunicarnos con claridad repitiendo a la otra persona lo que dijimos y preguntándole si entendió correctamente. Esta técnica muestra que estamos escuchando y queremos entender lo que dice la otra persona, lo que en sí mismo puede generar camaradería. 

También le da a la persona con la que estamos hablando la oportunidad de aclarar lo que estamos diciendo y expandir el mensaje. Por ejemplo, si estamos discutiendo una propuesta con un compañero de trabajo, podríamos decir: “Lo que escucho es que el diseño actual es difícil de leer. ¿Es eso correcto?"

3. Hagamos preguntas abiertas

Las preguntas abiertas a menudo pueden ayudarnos a obtener mucha más información que una pregunta típica de sí o no. Una pregunta abierta permitirá que la otra persona comparta el conocimiento que quizás nosotros no tengamos, especialmente si nos pide que ampliemos lo que ya nos ha dicho. 

Por ejemplo, si un compañero de trabajo menciona que cree que sus reuniones semanales podrían ser más productivas, podemos preguntarle qué podría hacer el equipo para mejorarlo.

4. Muestra empatía

Pongámonos en la posición de la otra persona e intentemos comprender por qué está respondiendo a una situación de la forma en que lo hace. Conectemos con la otra persona y mostremos empatía. Si demostramos que nos preocupamos por su situación, generaremos confianza con ellos, lo que facilitará la colaboración como equipo en el futuro. 

Podríamos decir algo como “Lamento que tengas este problema. ¿Cómo puedo ayudar?" o “Eso suena difícil. ¿Hay algo que pueda hacer?"

5. Recordemos conversaciones anteriores

Recordemos los puntos clave y la información que un miembro del equipo ha compartido en otras conversaciones. Si lo hacemos, demostraremos que tenemos un interés a largo plazo en ellos, lo que puede alentarlos a compartir más información. También muestra que podemos recordar detalles, lo que puede fortalecer la confianza de la otra persona en nuestras habilidades como miembro del equipo.

6. Solicitemos comentarios

La retroalimentación honesta es una excelente manera de mejorar. Preguntemos a los compañeros de trabajo sus opiniones sobre nuestras habilidades de comunicación e integremos sus consejos en nuestro estilo de comunicación. 

Varias cosas pueden ser difíciles de ver por nuestra cuenta, pero un compañero de trabajo puede señalarlas fácilmente y ayudarnos a mejorarlas. Solicitar comentarios solo puede ayudar a descubrir dónde están nuestras fortalezas y debilidades.

7. Apunta a la claridad

Debemos concentrarnos en lo que queremos que la otra persona escuche en lugar de en lo que queremos decir. Hay que asegurarse de que nuestro lenguaje corporal coincida con nuestro lenguaje hablado. Debemos concentrarnos en las reacciones de la otra persona y ajustar nuestro discurso y conducta en consecuencia. Es vital en una buena práctica de comunicación.