Cómo mantenerse productivo durante el tiempo de inactividad

El tiempo de inactividad ocurre en todos los negocios e industrias. Es importante que los gerentes gestionen el tiempo inactivo, pero también es importante que los empleados utilicen su tiempo inactivo de manera productiva. Si aprendes a identificar el tiempo de inactividad, podrás aprender cómo ser más productivo durante el tiempo muerto.En este artículo, analizamos el tiempo de inactividad, incluidos los diferentes tipos de tiempo inactivo, y además compartimos consejos para mantenerse productivo durante tu tiempo de inactividad.

 

¿Qué es el tiempo muerto?

El tiempo de inactividad es cuando un empleado o equipo puede realizar un trabajo, pero no hace nada productivo. Por ejemplo, si un empleado necesita esperar la aprobación de un gerente antes de comenzar a trabajar en una tarea, el tiempo que pasa esperando se denomina tiempo inactivo.El empleado está listo y disponible para trabajar, pero como necesita esperar la aprobación del gerente, pasa ese tiempo sin realizar ninguna tarea. El tiempo de inactividad es diferente del tiempo de descanso.En la mayoría de las organizaciones, los empleados toman descansos durante el día. La diferencia entre tiempo de inactividad y tiempo de descanso es que el tiempo de inactividad se tiene en cuenta en la eficiencia de un empleado.El propósito del estudio del tiempo ocioso es descubrir ineficiencias dentro de una organización. Por lo tanto, los descansos regulares no se consideran tiempo de inactividad, ya que la organización espera que el empleado los tome.

 

¿Cuáles son los tipos de tiempo muerto?

Hay dos categorías de tiempo de inactividad: normal y anormal. El tiempo de inactividad normal es todo lo que surge de las prácticas comerciales habituales. Por ejemplo, un retraso por falta de comunicación o falta de suministros. Estas son las cosas que la gerencia puede controlar.El tiempo de inactividad anormal es cualquier cosa que resulte de circunstancias fuera del control de un gerente. Por ejemplo, un evento climático que causa problemas de energía dentro de la oficina o que los empleados pierden la conectividad a Internet.Es importante distinguir entre los dos tipos de tiempo inactivo para que los gerentes puedan dedicar su tiempo y recursos a concentrarse en reducir el tiempo inactivo debido a problemas que pueden controlar.

 

Causas comunes del tiempo de inactividad

Existen varias causas comunes de tiempo de inactividad dentro de una empresa.

Ineficiencia del flujo de trabajo

Una ineficiencia en el flujo de trabajo se produce cuando hay margen de mejora en los procesos de una empresa. Ejemplos de ineficiencias en el flujo de trabajo son los empleados que no tienen las herramientas necesarias para completar un trabajo o cuando los empleados pasan tiempo esperando aprobaciones. Siempre que hay tiempo de inactividad entre un proceso de negocio y el siguiente, se trata de una ineficiencia en el flujo de trabajo.

Ineficiencia de los empleados

Las ineficiencias de los empleados pueden deberse a varias razones. Por ejemplo, es posible que un nuevo empleado no sea tan eficiente en sus tareas ya que todavía está aprendiendo qué hacer.Otra posibilidad es que los empleados no tengan suficientes descansos programados y pierdan ineficiencia como resultado del exceso de trabajo. Por lo tanto, los gerentes que buscan mejorar las ineficiencias de los empleados pueden observar su proceso de incorporación y la cultura de la empresa, entre otras posibilidades.

Equipos y tecnología

Si un equipo o tecnología se estropea, esto puede provocar un tiempo de inactividad. Por ejemplo, si un camión de reparto sufre un pinchazo o el ordenador de un empleado tiene un fallo en el disco duro, esto puede impedir que el empleado realice sus tareas.Para evitar estas circunstancias, los gerentes pueden intentar realizar un mantenimiento regular de sus equipos y reemplazar los elementos más antiguos.

Accidentes

Los accidentes normalmente están fuera del control del gerente. Esto ocurre cuando hay una lesión en el lugar de trabajo o alguien derrama café sobre un documento importante. Los gerentes pueden intentar reducir los accidentes asegurándose de tener un lugar de trabajo seguro. Sin embargo, lo mejor que pueden hacer los gerentes es contar con planes de contingencia y respaldos, reduciendo la cantidad de tiempo de inactividad que resulta de los accidentes.

 

Consejos para mantenerse productivo durante el tiempo libre

Como empleado, es posible que experimentes tiempo muerto durante tu jornada laboral. A continuación, se presentan algunos consejos que puedes utilizar para mantenerte productivo durante tu tiempo de inactividad.

Revisa tus objetivos

Tómate el tiempo para revisar tus objetivos profesionales. Los objetivos profesionales pueden incluir cosas que deseas lograr dentro de tu carrera o metas para el proyecto específico en el que estás trabajando. Revisar tus objetivos puede ayudarte a determinar qué pasos debes seguir a continuación para tu proyecto o qué actividades debes realizar durante tu tiempo libre.

Planifica tus próximos pasos

Determina qué pasos tomarás una vez que termines tu tiempo de inactividad. Por ejemplo, si estás esperando un documento de un compañero de trabajo, crea una lista de los pasos que debes realizar una vez que lo recibas. Al planificar tus pasos durante tu tiempo de inactividad, puedes comenzar inmediatamente con ellos una vez que finalice el tiempo de inactividad.

Edúcate tu mismo

El tiempo libre es una buena oportunidad para aprender algo nuevo. Encuentra algo que puedas aprender y que te ayude con tu trabajo o carrera actual. Por ejemplo, podrías inscribirte en un curso de certificación y completar clases durante tu tiempo muerto. Este es un uso productivo de tu tiempo libre, ya que te convertirás en un empleado más valioso durante el proceso.

Organiza tu espacio de trabajo

Si eres alguien que necesita un espacio de trabajo organizado para ser productivo, el tiempo de inactividad es un buen momento para organizarte. Esto podría incluir eliminar el desorden de tu escritorio u organizar los archivos en tu ordenador. Piensa en qué tipo de espacio de trabajo te permitiría ser más productivo una vez que termines tu tiempo de inactividad, luego continúa creando este espacio de trabajo durante tu tiempo de inactividad.

Programa tus descansos en el momento adecuado

Si tienes cierta flexibilidad sobre cuándo puedes tomar tus descansos, intenta programarlos durante tu tiempo inactivo. Por ejemplo, si esperas 30 minutos para que llegue un archivo a la misma hora todos los días, podrías programar uno de tus descansos durante ese tiempo. De esta manera, seguirás teniendo los descansos que necesitas sin tener tiempo de inactividad en otras partes del día.