10 Consejos para Reuniones Remotas Eficaces y Productivas | Trabajo Colaborativo

Reunión remota efectiva

Antes de la crisis del coronavirus, las empresas decidían por su cuenta si querían que los empleados funcionaran de forma remota o que siguieran exclusivamente con el tradicional sistema de jornada presencial. De repente, el mundo se puso patas arriba y la mayoría de las empresas debieron cambiar y adaptarse a un modelo en el que la reunión remota se convirtió en el corazón del trabajo en equipo.

Cómo potenciar el éxito de una reunión remota

Incluso cuando el confinamiento llegó a su fin, saber cómo llevar a cabo una reunión remota de manera efectiva se ha revelado como una gran habilidad. Además, el trabajo en remoto, ya sea en su totalidad o en la modalidad híbrida, cada vez tiene más adeptos. Por ello, aquí presentamos 10 maneras de contribuir a que una reunión remota sea más efectiva.

1. Poseer excelentes herramientas tecnológicas

Cuando trabajamos dentro de una cultura de traer su propio dispositivo (BYOD), las personas tendrán una variedad de sistemas y capacidades. No obstante, cabe la posibilidad de que los empleados no cuenten con lo necesario para participar en una videoconferencia. Debemos considerar homogeneizar los portátiles, o al menos establecer un estándar mínimo para que una reunión remota pueda resultar clara y efectiva.

Es preciso contar con varios tipos de aparatos tecnológicos para que los empleados se desenvuelvan de una manera eficiente y experimentada. Un ejemplo puede ser invertir en auriculares de calidad, que pueden ayudar a bloquear el ruido de fondo y evitar los comentarios de otros en la videollamada.

2. Respetar los conceptos básicos para reuniones exitosas 

Las conversaciones paralelas y las charlas antes de que comience una reunión cara a cara son comunes, pero no siempre funcionan tan bien en situaciones virtuales. Los expertos en reuniones sugieren tener una estructura formal, un facilitador asignado, una agenda y límites de tiempo establecidos para que su reunión remota funcione sin problemas.

Al igual que con cualquier otro tipo de convocatoria, se deberá ser sincero sobre el motivo de la convocatoria, el objetivo y cómo se espera que se vea la decisión, el resultado o los resultados el encuentro virtual.

3. No subestimes el factor ‘socialización’

Existen varias razones por las que los empleados remotos pueden querer realizar reuniones: compartir información, intercambiar ideas sobre soluciones, coordinar actividades y, en general, formar el equipo. Pero una razón importante para realizar una reunión remota es la socialización. Los equipos ubicados remotamente necesitan construir lazos sociales para trabajar mejor juntos. En estos casos, es posible que debamos realizar más reuniones que si tratamos con equipos presenciales, porque muchas personas se sienten aisladas y desconectadas entre sí.

4. Silenciar cuando sea necesario

Los ruidos de fondo, como las personas que toman notas en sus portátiles, agregan un ruido tremendo a una reunión virtual. Recordemos a los participantes que silencien si van a escribir (a menos que estén hablando) o si tienen otro ruido de fondo, como niños, televisores, tráfico o mascotas.

5. Compartamos nuestras reacciones en una reunión remota

Aunque podamos ver a los miembros de nuestro equipo, cuantas más personas haya en un encuentro virtual, menos precisión tendremos para ver las señales faciales de los demás y leer el lenguaje corporal, componentes esenciales de la comunicación en dicho entorno. Esto puede conducir a una experiencia incómoda.

Con personas en silencio, junto con la falta de lenguaje corporal y la incomodidad general de la situación de la reunión remota, podemos tener problemas para saber cómo responde la gente. Si alguien hace un chiste, digamos en voz alta: "es gracioso", porque es posible que no vean nuestra sonrisa ni escuchen nuestra risa.

6. Tenga un código de vestimenta para reuniones remotas

Trabajar en casa generalmente hace que la jornada laboral sea más relajada, pero algunas personas llevan la moderación demasiado lejos. Por ejemplo, puede resultar tentador aparecer desaliñado o en pijama. Debemos asegurarnos de que nuestros empleados conocen las expectativas de la empresa con respecto al código de vestimenta de la empresa, incluso para una reunión remota.

7. Dar a todos los asistentes la oportunidad de hablar

En una reunión regular, podemos esperar un índice de participación equitativo. En un encuentro virtual, y debido a la falta de señales sociales y el silenciamiento recomendado, las personas pueden tener dificultades para contar lo que necesitan decir.

El líder de la reunión debe pedir a las personas específicamente que hablen o dar a todos los participantes la oportunidad de dar su opinión o compartir ideas. Podemos llamar a las personas por su nombre para permitir que cada miembro del equipo se comunique.

8. Usar la función de chat y las capacidades de vídeo de la herramienta

Si nuestra herramienta de reunión remota posee una función de chat, digamos al equipo que la use. La ventana de chat es un lugar valioso para anotar ideas importantes y hacer preguntas sin interrumpir al presentador.

También se puede pedir a los asistentes que utilicen el componente de vídeo de la herramienta o el portátil. Esta es una forma útil de ayudar a las personas a mantenerse concentradas y participar de manera efectiva en una reunión remota.

Si pueden verse, sabrán si su compañero de trabajo participa o no en la reunión. Si utilizamos el contacto visual, solicitemos a los participantes que se sienten en un área de su hogar que sea serena y que no distraiga visualmente.

9. No tener miedo de abordar problemas difíciles en una reunión remota

Puede ser tentador sugerir esperar a una reunión presencial para abordar ciertos problemas urgentes. Pero debemos abordar los temas de preocupación de hoy ahora. Aplazar los problemas les permite rumiar, lo que es contraproducente para el éxito empresarial.

10. Tratar a las personas con amabilidad y respeto

Si bien las personas tienden a ser más conscientes de sí mismas frente a la cámara que en las conversaciones cara a cara, mostrar cortesía siempre es un buen consejo para cualquier tipo de reunión. No critiquemos a las asistentes por la iluminación, la ubicación de la cámara u otro problema visual durante la reunión. El momento de corregir esas cosas es antes del inicio, uno a uno.

Estos consejos ayudarán a que nuestros encuentros virtuales sean más efectivos y valiosos. No solo deben servir como una herramienta para ayudar a los empleados a sentirse más cómodos sentados frente a una cámara y participando, sino que también deben fortalecer nuestra capacidad para conducir y administrar el flujo de la conversación. Y, como muchos desafíos laborales anteriores, nuestra reunión remota mejorará con el tiempo, la práctica, la persistencia y la paciencia.