Abraza la Cultura Paperless y Redescubre Tu Espacio de Trabajo

Vuélvete verde o vete a casa, ¿verdad? En esta publicación, exploraremos cómo reducir la huella de carbono de nuestro lugar de trabajo eliminando el papel en la oficina. Es la cultura paperless.

A medida que continúa el cambio climático, las organizaciones deben hacer su parte para transformar su cultura de usar y tirar en la oficina. Hemos recorrido un largo camino desde la era de los gabinetes y cubículos apilados de papel, pero aún queda mucho camino por recorrer. 

Adoptar la cultura paperless en el trabajo no tiene por qué ser difícil. Las tecnologías digitales, como las soluciones de gestión de visitantes, el software de firma electrónica y las herramientas de colaboración basadas en la nube, nos han hecho menos dependientes del papel. A medida que más y más personas regresan al lugar de trabajo, es crucial construir un lugar de trabajo mejor y más sostenible.

Crea una cultura paperless en tu oficina

A medida que la gente regresa al trabajo, el mejor punto desde el que partir es creando nuestra propia política de oficina sin papel. Hazlo oficial y comunícalo claramente a tus empleados. 

La política de cultura paperless puede establecer limitaciones específicas para los empleados, como la cantidad de papel, embalaje y suministros de oficina que se utilizan al mes. O simplemente puede describir las expectativas que tienes de que la gente contribuya a sus esfuerzos de sostenibilidad en la oficina. Independientemente de lo que elijas hacer, la comunicación con tu equipo es la clave del éxito y la adopción generalizada de políticas de oficina sin papel.

Fomentar el reciclaje y la reutilización

Promover el reciclaje y la reutilización del papel puede ayudar a construir un lugar de trabajo más ecológico. Coloca contenedores de reciclaje en la oficina para recoger los desechos de papel y considera usar papel reciclado para la impresora. 

Proporciona alternativas para los elementos básicos de oficina, como las toallas de papel, también es una forma pequeña pero efectiva de avanzar hacia una cultura paperless. Considera secadores de manos de aire en los baños y toallas reutilizables en la cocina. También asegúrate de proporcionar cubiertos, vasos y platos reutilizables para que las personas los usen en la oficina en lugar de papel o plástico.

Reemplaza las copias en papel con almacenamiento en la nube

Muchas organizaciones hoy en día han hecho la transición del almacenamiento en disco duro a la nube. El almacenamiento basado en la nube ayuda a trabajar sin papel, al ofrecer la capacidad de colaborar digitalmente en documentos. También garantiza que los documentos se almacenen de forma segura y se realicen copias de seguridad, ahorrando el tiempo y la molestia de imprimir copias en papel para guardarlas en caso de necesidad.

Usa aplicaciones digitales

El uso de aplicaciones y soluciones digitales ayudará a no usar papel en la oficina. Ya sean herramientas de gestión de proyectos como Asana, herramientas de comunicación como Slack o Teams, o herramientas para tomar notas como Evernote, no hay excusa para seguir confiando en documentos en papel o impresos. Los elementos, como las agendas de reuniones, se pueden crear y actualizar mediante aplicaciones digitales, lo que lo ayuda a crear una oficina sin papel que funcione para todos. 

Adiós cuaderno de registro y bolígrafo

Hoy en día, los libros de registro en papel son una forma obsoleta de rastrear a los visitantes. En la actualidad, el software de inicio de sesión digital es una forma más rápida, segura y eficiente de iniciar y cerrar sesión en su edificio. Además, también ahorra papel. 

Implementar un sistema de gestión de visitantes

Hablando de software de inicio de sesión digital, una solución de gestión de visitantes es una excelente manera de transformar el proceso de inicio de sesión en uno eficiente y sin papel. Los visitantes pueden iniciar sesión electrónicamente. Esto ahorra tener diferentes formularios en papel para diferentes visitantes. También permite rastrear a los visitantes digitalmente y mantener registros limpios y seguros.

Utiliza software de firma electrónica

La tecnología que permite la firma electrónica de documentos legalmente válidos es bien conocida. Empresas como DocuSign ofrecen firmas digitales para cosas como contratos y documentos legales. Esto mejora la seguridad al mantener todo en un solo lugar y almacenado de forma segura on line. También elimina la necesidad de imprimir, firmar y almacenar físicamente las versiones en papel en el lugar de trabajo, contribuyendo a una cultura paperless.

Mueve las finanzas a lo digital

El cambio al trabajo remoto obligó a muchos departamentos financieros a adoptar mejores sistemas basados en la nube para facturación, seguimiento y análisis. Busca proveedores de software que ofrezcan una plataforma todo en uno, para que el sistema de recursos humanos y finanzas puedan ser iguales. Esto ayuda a ahorrar cualquier papel que deba imprimirse y compartirse entre departamentos.

Reconsidera el marketing sin papel

Piensa en formas de comunicarte digitalmente con los clientes, tanto actuales como potenciales, en lugar de los métodos tradicionales en papel. Las campañas de correo electrónico, los libros electrónicos, las publicaciones en blogs, las publicaciones en redes sociales, los videos y los anuncios digitales son tácticas de marketing comprobadas. Encajan muy bien dentro de una cultura paperless.

Sé inteligente con los suministros de oficina

Debes desarrollar pautas de compra que fomenten la prevención de residuos. Concéntrate en materiales duraderos, reutilizables, reciclados y de alta calidad. Supervisa el inventario de suministros de oficina y realiza un seguimiento del uso para optimizar los pedidos futuros.

Construir una oficina sin papel no tiene por qué ser una gran molestia y, para ser honesto, con el cambio del mundo al trabajo remoto durante la pandemia, ya deberías estar a mitad de camino de tu política de cultura paperless.