Produttività del lavoro: come aumentarla lavorando di meno
Le aziende sono alla costante ricerca di modi per aumentare la produttività del lavoro, per ottenere un maggiore ritorno economico dalla propria forza lavoro. Questo risultato può essere ottenuto investendo nell’innovazione tecnologica, nella formazione dei dipendenti e nell’ottimizzazione dei processi aziendali. Tuttavia, come dimostrano le performance delle aziende che hanno introdotto la settimana corta, questo traguardo si può raggiungere anche lavorando meno.
Come aumentare la produttività con il focus sugli obiettivi importanti
L’idea è apparentemente controintuitiva, ma in qualche modo affascinante: e se la chiave per aumentare la produttività non fosse fare di più, ma al contrario fare di meno? È questa la proposta/provocazione di Nick Wignall, uno psicologo clinico americano che ha lavorato molto su questi temi (nickwignall.com). Secondo Wignall, il modo migliore per essere più efficienti nel lavoro (e guadagnare tempo di qualità) consiste nell'individuazione e nell'eliminazione di tutte le abitudini che interferiscono negativamente con la concentrazione e il focus sugli obiettivi importanti.
Si parte dalle cose più ovvie (ma che difficilmente riusciamo a fare), come spegnere completamente il cellulare per tutto il periodo di tempo in cui siamo impegnati a concludere il progetto a cui stiamo lavorando, ma la suggestione più intrigante è quella che Wignall definisce il “modello 100 metri”, contrapposto alla maratona. Il modello lo conosciamo bene: abbiamo una deadline importante, un progetto che magari determinerà lo sviluppo della nostra carriera; quindi, decidiamo di dedicargli una grande quantità di tempo con l’idea di migliorare così il risultato.
Puntiamo la sveglia all’alba, annulliamo la palestra, spostiamo tutti gli appuntamenti per poter essere focalizzati al massimo sul nostro obiettivo. Risultato? Appena ci sediamo davanti al computer ci sentiamo sopraffatti dall’enormità del compito, abbiamo difficoltà a capire da dove cominciare e, in attesa di trovare il "bandolo della matassa", eseguiamo le tipiche attività del procrastinatore inconsapevole: apriamo le mail, rispondiamo a qualche messaggio, leggiamo i titoli dei quotidiani online, per poi ritornare al nostro compito meno motivati e focalizzati di prima. Spesso ci troviamo in prossimità della scadenza con la consapevolezza di aver fatto meno di quello che avremmo potuto.
Come migliorare la produttività: il modello 100 metri
Il metodo suggerito da Wignall richiede senza dubbio un maggiore investimento in programmazione, ma sembra offrire molte contropartite positive. Secondo lo psicologo americano, il “trucco” è quello di suddividere il tempo che abbiamo a disposizione e assegnare a ogni unità di tempo un obiettivo preciso e limitato. Per esempio, se abbiamo considerato di investire 6 ore nel progetto, possiamo dividerle in tre blocchi e per ognuno di questi considerare 45 minuti di lavoro effettivo e 15 di pausa. Avendo programmato con attenzione sapremo subito cosa fare nei 45 minuti “attivi”, in cui saremo focalizzati al massimo, perciò potremo utilizzare il quarto d’ora rimanente per una piccola distrazione o una gratificazione.
Il procedere a sprint ha sicuramente il vantaggio di mostrare con più frequenza gli obiettivi raggiunti, innescando così un processo di gratificazione che migliora la motivazione. Inoltre, si tratta sicuramente di un processo più flessibile: nel caso in cui ci si blocchi su una parte del progetto, lo si può velocemente accantonare e sostituire con un nuovo blocco di lavoro per evitare perdite di tempo. Certo, il “modello 100 metri” richiede una maggiore capacità di programmazione e di attenersi ai tempi fissati, e forse non è per tutti; tuttavia, provare e mettersi in gioco non costa nulla.
Come aumentare la produttività del lavoro
Se la proposta di Wignall non è adatta a chiunque e a tutti i contesti, ma ad esempio può risultare utile per ottenere un aumento della produttività nello smart working, esistono altre soluzioni per essere più produttivi senza necessariamente essere costretti a lavorare di più. Innanzitutto, bisogna ridurre le distrazioni e organizzare bene lo spazio di lavoro, assicurandosi che il luogo sia confortevole, ergonomico e dotato di tutto quello che serve per svolgere la propria attività in modo efficiente.
Inoltre, è opportuno pianificare in anticipo le cose da fare, per evitare di assumersi troppi compiti da svolgere durante una giornata e accertarsi di avere tempo sufficiente per gestire anche inconvenienti e imprevisti. Un altro accorgimento utile è definire compiti concreti e piccoli, per sapere subito da dove iniziare e come procedere una volta terminata un’attività. Ciò consente di non perdersi quando bisogna gestire dei compiti più complessi e articolati, perseguendo degli obiettivi intermedi per portare a termine il target principale in modo più efficiente.
Naturalmente bisogna sempre rispettare i propri bisogni e concedersi del tempo per distrarsi, evitando l’accumulo di stress e sbloccando la propria capacità di problem solving; quindi, è importante fare regolarmente delle pause programmate o nel caso in cui ci si senta bloccati nel lavoro. Un altro modo per migliorare l’efficienza consiste nell’individuare i periodi più produttivi, specialmente quando si usufruire dello smart working e di un’elevata flessibilità nel lavoro, poiché se alcune persone sono più produttive al mattino altre invece lo sono la sera o la notte.
Come i leader possono aumentare la produttività aziendale
Uno dei compiti dei leader è quello di aumentare la produttività del personale, oppure garantire che rimanga al livello attuale senza subire dei cali di rendimento. Ma come migliorare la produttività dei dipendenti? Una soluzione efficace consiste nel rendere il luogo di lavoro più accogliente e piacevole, ad esempio migliorando il comfort dei collaboratori o prevedendo degli spazi che favoriscono il relax e l’interazione tra le persone. D’altronde, il benessere dei dipendenti influisce direttamente sulla loro efficienza e produttività, mentre il networking ne migliora la capacità di risolvere problemi e gestire in autonomia i propri compiti.
Un accorgimento che molte aziende hanno utilizzato ultimamente è ridurre le riunioni, organizzandole solo quando strettamente necessario. Questo cambiamento non solo lascia più tempo ai collaboratori per realizzare le proprie attività, ma diminuisce anche lo stress di molti dipendenti che si sentono obbligati ad apportare valore alle riunioni alle quali partecipano. Anche la flessibilità del lavoro è senza dubbio uno strumento importante per aumentare la produttività, in quanto permette ai collaboratori di lavorare negli orari e nei luoghi che ritengono più opportuni per svolgere il loro lavoro nel minor tempo possibile.
Un altro aspetto da non sottovalutare è la formazione del personale, per aumentare le competenze dei collaboratori e migliorarne le performance lavorative, ottenendo anche dei benefici nella talent retention.
In LHH mettiamo a disposizione servizi di coaching per preparare i leader di oggi e di domani, affinché possano sviluppare competenze e comportamenti necessari per gestire un mondo del lavoro in costante evoluzione, attraverso un team di coach certificati best-in-class composto da ex-dirigenti C-Suite in grado di aiutare i leader ad esprimere il loro potenziale pienamente e realizzare cambiamenti duraturi.