Riunioni di lavoro: quando e come organizzarle al meglio

Come gestire una riunione di lavoro? Come organizzarla alla perfezione evitando di perdere tempo? Lynda Gratton, professoressa di management alla London Business School, autrice del libro "Redesigning Work", lancia una sorta di provocazione: avere una profonda amicizia sul luogo di lavoro è un elemento chiave per ottenere felicità ed engagement.

E allora perché non fare diventare l’amicizia una priorità, magari “sacrificando” un po’ del tempo che dedichiamo alle riunioni di lavoro online, le quali, secondo i dati di Microsoft, sono aumentate del 50% dall’inizio della Pandemia? Al di là della proposta della professoressa Gratton, il tema dell’eccesso dei meeting è parecchio dibattuto: infatti, trovare un punto di equilibrio fra la necessità di mantenere il flusso di comunicazione fra colleghi e l’evitare meeting troppo lunghi, poco produttivi e troppo frequenti è la sfida che coinvolge tutte le organizzazioni.

A maggior ragione ora, che con il lavoro ibrido ci si potrebbe trovare a dover gestire anche riunioni di lavoro per metà in presenza e per metà a distanza, la capacità di programmare e organizzare una riunione di lavoro è diventata un’esigenza fondamentale.

Rivalutare il lavoro in solitaria

“Da psicologa che studia il lavoro, posso dire che questo modo di lavorare iper-organizzato riduce la nostra produttività” - scrive Lynda Gratton - “perché in questa maniera si riduce inconsapevolmente il tempo a disposizione per essere disconnessi e concentrati, e diminuisce la capacità di focalizzarsi sulle attività a maggior valore aggiunto, che richiedono più attenzione”.

La professoressa Gratton spiega anche che, fra le nostre caratteristiche di esseri umani, c’è la scarsa capacità di individuare le attività in grado di generare benefici a lungo termine: cerchiamo soluzioni veloci e facili da ottenere, e cosa c’è di meglio del convocare una riunione di lavoro, possibilmente allargata a un gran numero di persone?

“Il problema è che, quando convochiamo un meeting, perdiamo l’opportunità di impegnarci in un’attività in grado di portare grande valore nel medio-lungo periodo: fare amicizia, generando così felicità ed engagement”, scrive ancora Gratton.

Qualche suggerimento per preparare al meglio le riunioni di lavoro

Naturalmente è impossibile abolire totalmente le riunioni di lavoro, ma è evidente che alcuni accorgimenti possono ridurre il tempo dedicato a questa attività e migliorarne l’efficacia. È necessario che la leadership di un’azienda possieda una formazione tecnica e manageriale che permetta di pianificare con equilibrio le attività organizzative e le riunioni di lavoro.

Per capire meglio cosa dire a una riunione di lavoro e come gestirla, basti pensare che tutti gli studi compiuti durante la Pandemia hanno dimostrato, per esempio, che è fondamentale introdurre sempre dei momenti di pausa e che spesso si calendarizza più tempo di quello realmente necessario per discutere dell'argomento.

Puntualità e rispetto dei tempi sono indispensabili, mentre, al contrario, non sempre è necessario coinvolgere tutti i componenti del team. Un obiettivo chiaro e ben delimitato è uno degli ingredienti che garantiscono il successo di un meeting, allo stesso modo è importante sapere come iniziare una riunione di lavoro e soprattutto quando, individuando il momento ideale della giornata in cui posizionarla e la capacità di gestirla in modo adeguato, mantenendo il focus sullo scopo ultimo.

Per quanto riguarda il modo in cui gestire la riunione di lavoro, è bene tenere presente che il dono della sintesi da parte di tutti i partecipanti sarebbe naturalmente la "ciliegina sulla torta".

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